Oppilaitoksissa webinaarit ovat opiskelijan ja henkilöstön arkea. Verkkotapahtumat ovat näin etäaikana yleensäkin korvanneet paljon perinteisiä seminaareja. Tässä blogitekstissä kerromme omia kokemuksiamme verkkotapahtumien järjestämisestä ja jaamme hyväksi havaittuja vinkkejä.

Kun webinaarin aihe, ohjelmarunko ja ajankohta on selvillä, alkaa tapahtuman järjestäjän työ.

Hyvät järjestelmät hoitavat sekä kutsut että ilmoittautumiset

Usein ilmoittautumisten kerääminen on järkevää, sillä se mahdollistaa toivotun kohderyhmän kiinnostuksen seurannan. Olemme huomanneet, että sähköpostin sijasta usein on järkevä käyttää erillistä ilmoittautumisen tai tapahtumanhallinnan järjestelmää. Sen avulla hoituu kutsuminen, ilmoittautuminen ja esimerkiksi palautteen kerääminen samalla kertaa.

Kutsun muotoiluun kannattaa myös uhrata aikaa – tekstin tulisi olla sekä mielenkiintoa herättävä sekä mahdollisimman selkeä ja informatiivinen. Kutsut olemme lähettäneet sähköpostilla kohderyhmille ja lisäksi jakaneet tietoa tapahtumasta somessa ja verkkosivulla. Tällä tavalla olemme saaneetkin tapahtumillemme mukavasti osallistujia.

Omissa tapahtumissamme toimivaksi osoittautui tapa, jossa kutsut lähetetään noin kuukautta ennen tapahtumaa, mutta joitain päiviä ennen osallistujia muistutamme asiasta. Muistutusviestissä kannattaa jakaa uudelleen esimerkiksi ohjelma ja webinaarilinkki tai antaa käytännön ohjeita esimerkiksi tekniikasta.

Jos webinaariin on erityisen vähän ilmoittautuneita, kannattaa harkita uuden kutsuviestin lähettämistä noin paria viikkoa ennen tapahtumaa. Olemme huomanneet myös, että tapahtuman ilmoittautumislinkkiä ei kannata sulkea viikkoa ennen tapahtumaa. Viime tingan osallistujia on lähes aina ja etenkin suosituissa verkkotapahtumissa.

Kohderyhmää tavoittelemaan

Markkinoimme omia webinaarejamme myös somessa ja verkossa. Somemarkkinoinnissa pitää miettiä tarkasti webinaarin kohderyhmää. Keitä aihe erityisesti kiinnostaa? Missä kanavissa tavoittaa asiantuntijat, missä opiskelijat? Onko webinaarilla jopa oma graafinen ilme tai hashtag? Liittyykö sisältöön hashtageja, joita olisi hyvä käyttää sosiaalisessa mediassa?

Webinaareille kannattaa luoda omat verkkosivut, joihin linkittää kutsuviestistä tai somesta.

Webinaarin jälkipyykit

Tapahtuman jälkeen on hyvä kiittää osallistujia ja jakaa mahdollisesti luvattu materiaali tai linkit. Kannattaa miettiä, millä tavoin materiaali jaetaan, käytetäänkö esimerkiksi sähköpostia vai jaetaanko materiaali verkossa kaikille. Etenkin verkossa julkaistun materiaalin tulee olla hyvän saavutettavuuden mukaista ja siihen tulee olla kaikille esteetön pääsy. Lisäksi materiaalin tekijöiltä pitää olla lupa jakamiseen.

On myös hyvä tallentaa webinaari, jos se halutaan julkaista myöhemmin verkossa.

Kannattaa aina kerätä palautetta osallistujilta niin webinaarin sisällöstä kuin tekniikastakin – tämä voidaan myös usein automatisoida ilmoittautumisjärjestelmän kautta. Me olemme aina pohtineet, mitä opimme ja mitä voimme tehdä seuraavalla kerralla paremmin. Esiin nousseita asioita kannattaa koota vaikka muistilistaksi seuraavaa webinaaria varten.

Webinaarijärjestäjän pikavinkit

• Tee mielenkiintoinen ohjelma ja kutsu. Tarvitseeko webinaariin ilmoittautua ja mitä tietoja ilmoittautuneista kerätään?
• Valitse sopiva ilmoittautumistapa ja pidä ilmoittautumista auki vaikka tapahtuman alkuun saakka.
• Kerro etukäteen millaista toimintaa osallistujilta odotetaan (esim. kuuntelu, aktiivinen osallistuminen, ryhmätyöt).
• Tee tapahtumalle viestintäsuunnitelma, jossa on mietitty kanavat, kohderyhmä ja kuka tekee viestintätoimenpiteet.
• Muistuta ennen webinaaria osallistujia uudella viestillä.
• Jaa materiaali myöhemmin verkossa ja kerää palautetta osallistujilta.

Kuva: www.shutterstock.fi