Tapahtuma-alalla puhaltavat pandemian myötä uudet tuulet. Palvelukokemusten laboratorion LAB8:n trendiraportissa Tapahtumat – uusi normaali koittaa pohditaan, mistä suunnasta ja millä voimakkuudella tuulee. Pyysimme vieraanvaraisuusalan asiantuntijoista ja opiskelijoista koostuvaa Haaga-Helian Hospitality-kehityspaneelia (HKP) arvioimaan, mikä trendaa tapahtuma-alalla tällä hetkellä.

Hybriditapahtumat ovat vallanneet estradin

Tällä hetkellä virtuaali- ja hybriditapahtumat ovat suosiossa tapahtuma-alalla. Yli puolet, 60 prosenttia, panelisteista mainitsi ne vastauksissaan. Suosion takana piillee monta syytä, kuten se, että etätapahtumiin on totuttu, niihin voi osallistua matalalla kynnyksellä ja ne ovat poikkeuksetta osallistujalle terveysturvallisia.

Syitä on toki muitakin. Erään panelistin sanoin live-tapahtumia ei edelleenkään koronapandemian takia uskalleta järjestää, ja toinen toteaa, että massatapahtumat ovat “out”, toisin sanoen ne koetaan epätrendikkäiksi. Live-tapahtumilla on kuitenkin edelleen oma vahva kannattajajoukkonsa, ja ihmisten välisiin kohtaamisiin uskotaan.

Etä tulee korvista.

– Panelisti

Etävaihtoehdon tarjoaminen rinnalla, eli hybridi, jakaa sekin mielipiteitä. Erään panelistin sanoin hybridi ei toimi kunnolla, vaan etäily “tulee korvista”. Panelistien mukaan yhä useammat kuluttajat kaipaavat live-tapahtumiinkin vaihtoehtoa osallistua etänä. Hybridi vetoaa siis moniin.

Eräs panelisti puolestaan arvioi, että terveysturvallisuudesta on jo tullut uusi normi. Parina viime vuonna terveysturvallisuus on ollut lisäarvoa tuottava asia, – ja itse asiassa valtion vaatimus –, mutta jatkossa se tulee olemaan oletus, ei markkinointikikka.

Vanhaan tullaan palaamaan – mutta ei kokonaan

Kyselyn vastaajista 12 prosenttia arvioi, että nyt on meneillään ”paluu vanhaan”, eli aikaan ennen pandemiaa, kun suurin osa tapahtumista järjestettiin livenä.

Virtuaalitapahtumat eivät ole häviämässä pois, pikemminkin päinvastoin: ne tulevat elämään live-tapahtumien rinnalla, sillä konsepti on toimiva ja tapahtumanjärjestäjillä alkaa olla kokemusta niiden järjestämiseen. Ja jos ei ole, siihen on tarjolla työkaluja – esimerkiksi Haaga-Helian alkavassa Hybrid Ninja -hankkeessa tapahtuma-alan tekijöitä koulutetaan hybriditapahtumien huippuosaajiksi eli hybridininjoiksi.

Etä- ja live-tapahtumia verrattaessa päädytään monesti sellaiseen kapeakatseiseen ajatukseen, että etätapahtuma olisi jollain tavalla huonompi tai yksiulotteisempi. Tätä kahtiajakoa kannattaa välttää, kuten mustavalkoista ajattelua yleensäkin. Monet tapahtumat voivat nimittäin etätoteutuksella olla jopa parempia. Esimerkiksi musiikkikonsertti saattaa äänenlaadullisesti olla parempi etänä kuin livenä.

Myös hinnoissa on eroa. Eräs panelisti toteaa, että virtuaalifestarilippu on huomattavasti edullisempi kuin lippu livetapahtumaan. Tapahtumanjärjestäjillekin virtuaalitoteutus saattaa olla useimmissa tapauksissa edullisempi. Hybriditapahtumissa taas kustannukset ja tarvittavien resurssien määrä nousevat, sillä tapahtuma pitää suunnitella ja valmistella ikään kuin kaksi kertaa, kahdelle eri yleisölle ja kahdella eri toteutuksella.

Täysin vanhaan palataan tuskin enää koskaan, sillä virtuaali- ja hybriditapahtumat lisäävät ainutlaatuisia ulottuvuuksia sekä tapahtumanjärjestämiseen että niihin osallistumiseen.

Kuluttajien tottumukset ovat pysyvästi muuttuneet, etätyö ja virtuaalielämykset ovat osa arkea.

– Panelisti

Vastuullisuus näkyväksi

Vastuullisuus trendinä nousi esiin noin joka kuudennessa vastauksessa.

Vastuullisuudesta ja siitä viestimisestä on tulossa entistä olennaisempi osa tapahtuman järjestämistä. Kestävä kehitys ja vastuullisuus kokonaisuutena on usealle asiakkaalle ostopäätöksen yksi tärkeimmistä puolista. Monesti on vaikea sanoa, ottavatko yritykset tämän tosissaan ja tekevät aitoja toimenpiteitä vastuullisuuden eteen vai ovatko puheet vastuullisuudesta vain hienoja sanoja strategiassa, viherpesua.

Vastuullisuus näkyy ympäristöystävällisyyden lisäksi sosiaalisesti, kuten alkoholittomina tapahtumina. Tai tapahtumien ruokatarjoiluissa toivotaan kiinnitettävän huomiota ympäristövaikutuksiin. Virtuaalitapahtumien positiivinen puoli on hiilijalanjäljen minimointi. Tapahtumaan osallistujien ei tarvitse kulkea kotiaan pidemmälle, ja itse tapahtuman järjestämiseen tarvittavat materiaalit eivät kuluta ympäristöä yhtä lailla kuin live-tapahtumissa, joissa on yleensä isot ilmastoidut tilat, koristeita ja tarjoiluja.

Erään panelistin mukaan live-tapahtumien ekologisuuden vaade tulee näkymään järjestäjien kustannuksissa. Ympäristöystävällisyys voi nostaa tuotteiden ja palvelujen hintoja, mutta vastuullisten yritysten pitää olla valmiit maksamaan tämä hinta.

Kahden vuoden kotoilun jälkeen kaivataan elämyksiä ja uusia kokemuksia

Noin joka kymmenes panelisteista (12 %) teki huomion, että elämyksellisyys tapahtumissa ja tapahtumien sisältö on entistä tärkeämmässä roolissa. Elämyksellisyyttä luodaan muun muassa laajennetun todellisuuden (XR) elementeillä. XR-elementit tarjoavatkin loputtomasti vaihtoehtoja tapahtumien rikastamiseen. Esimerkiksi monipäiväinen musiikkifestivaali Decentralandin Metaverse Festival, järjestettiin metaversessä, virtuaalimaailmassa.

Tapahtumissa ja niiden markkinoinnissa kaivataan autenttisuuden tuntua. Niin sanotut kaikille tarkoitetut geneeriset massatapahtumat eivät enää houkuttele kuluttajia, jotka kaipaavat uutta luksusta; räätälöityjä, autenttisia ja henkilökohtaisia elämyksiä.

Kuva: www.shutterstock.com