Hotel Haagan pitkäaikainen ja nyt eläkkeellä oleva hotellinjohtaja Pekka Kleemola kertoi olevansa tyytyväinen päivätulokseen vasta, kun kaikki huoneet ja kokoustilat oli myyty. Edes 70–80 prosentin käyttöaste ja vahva tilauskanta eivät riittäneet. Strategia oli hotellialalla yksinkertainen: ensin piti saada ihmiset sisään majataloon ja sitten heidän rahansa sisään.

Matkailu-, kulttuuri-, elämys- ja liikuntakeskukset pyrkivät löytämään volyymitilaisuuksia, pitkäikäisiä, maksukykyisiä vuokralaisia ja laadukkaita, tunnettuja operaattoreita. Olennaista on saada suurin tila (auditorio, pääkonserttisali) vuokrattua mahdollisimman usein niin, että syntyy asiakas- ja kassavirtaa.

Tapahtumat sähköisille alustoille

Pandemia ja digiaika mullistivat tapahtuma- ja kokoustalojen ansaintaa ja jopa konsepteja, kun yhä useampi kokous- ja koulutusasiakasryhmä siirtyi verkkoon. Yritykset säästivät matka- ja kokouskustannuksissaan siirtäen tilaisuuksiaan kilvan sähköisille alustoille. Seminaareista ja koulutuksista tuli osin hybriditilaisuuksia. Osallistuja ryhtyi punnitsemaan, tulisiko paikalle vai olisiko etänä laiturinnokassa tai omassa ministudiossaan. Samalla tapahtumienjärjestäjät ja kokoustamot investoivat lähetys-, näyttö-, valaistus- ja ääniteknologioihin niin, että tilaisuuksia päästiin striimaamaan ja/tai nauhoittamaan riittävän laadukkaasti.

Tällä haavaa kokouskeitaat pyrkivät kilpailu- ja inflaatiopaineissaan parantamaan tuottojaan tehostamalla palvelu- ja elämystuotantoaan nostamalla hintojaan ja etsimällä jatkuvasti vetovoimaisia tapahtumia ja artisteja. Konsepteja ja tarjontaa hiotaan. Olemassa olevista asiakastilaisuuksista pyritään saamaan enemmän (lisä)myyntiä. Lisäksi etsitään uusia (sopimus)asiakkaita.

Viime hetken perujat

Hybriditilaisuudet ovat kävijäystävällisiä, mutta tapahtumanjärjestäjille tuskaa. Matkailija, messukävijä ja kokoustaja voi päättää aamulla, lähteäkö tuiskuun, sohjoon ja sateeseen vai jäädäkö oman kahvikupin ja tietokoneen ääreen ”ekoilemaan”.

Tapahtumajärjestäjälle kotiinjäänti näyttäytyy no-show-ilmiönä. Kokouspaikkojen ja konferenssien sihteerit näkevät yhä enemmän noutamattomia nimikortteja. No-guest-luku voi vaihdella kymmenen ja viidenkymmenen prosentin välillä. Esimerkiksi erään suuren kongressikeskuksen sunnuntainen yritysillallinen oli varattu 200 hengelle. Tilaisuuteen saapui vain 60 henkeä samanaikaisen maajoukkueen koripallopelin ynnä muiden syiden takia. Kokoustalo laskutti luonnollisesti tilaajaa etukäteen ilmoitetusta määrästä, mutta tilanne oli nolo kaikkien kannalta: paikan päällä olleiden vieraiden, isäntien ja palveluntuottajien.

Viime hetken poisjäävät asiakkaat aiheuttavatkin suuria valmistelu- ja tuotantokustannuksia. Ne aiheuttavat ruokatuotanto-, tarjoilu- ja materiaalihävikkiä. Kokoustalon esimerkkitilauksessa ennakkoon valmistetusta ruokatilauksesta pystyttiin hyödyntämään vain osaa raaka-aineista seuraavan päivän (henkilöstö)lounaalla. Jälkiruoat ja avatut viinit saatiin osin myytyä kahvila-ravintolassa. Avatut oluet ja kivennäisvedet menivät viemäriin.

Tapahtumanjärjestäjät, kokoustalot ja varsinkin henkilöstöravintolat sekä catering-yritykset ovat toki oppineet arvioimaan vuosien saatossa, miten asiakastapahtumien vieraskato kasvaa iltapäiväkahviin tultaessa tai viikonlopun lähestyessä. Keittiössä ja miehityksessä osataan jo varautua asiakkaiden häipymiseen. Myös toimialan vahvistus- ja laskutusehdot ovat tarkentuneet ja peruutusehdot kiristyneet.

Tapahtumien parempaan ja tehokkaampaan johtamiseen on jo kehitetty hyviä sovelluksia. Haaga-Helialla on hyviä kokemuksia Liveto-alustasta ja Lyyti-ohjelmasta, joka toimii hyvänä työkaluna tapahtuman suunnittelussa, markkinoinnissa ja ilmoittautumisten hallinnoinnissa ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen.

Voidaan myös tarvittaessa muistuttaa tapahtumanjärjestäjää, miten nostaa tilaisuuden arvoa ja arvokkuutta ja miten pitää ilmoittautuneiden mielenkiintoa yllä niin, ettei tapahtuma unohdu. Lisäksi tapahtumanjärjestäjä voi myös pyrkiä vetoamaan osallistujien vastuullisuuteen. Sinun no show on low show!