Kuuluuko ääni? Näkyykö kuva? Pystytkö jakamaan esityksen? Kysymykset ovat tuttuja monille. Viime vuosien kehitys hybridi- ja virtuaalikokousteknologiassa on tuonut merkittävää helpotusta työelämään. Samalla olemme kuitenkin joutuneet kohtaamaan uusia haasteita. Toimiiko yhteys? Pätkiikö video? Onko ääni katkonaista? Kuka on paikan päällä ja kuinka moni osallistuu etänä?

Toimiva hybridikokous edellyttää sekä sopivaa tilaa että tekniikkaa. Tässä artikkelissa esittelemme Kokemusten talo -hankkeessa kongressihotelliin kehitettyä konseptia hybridikokoussalkusta.

Kongressihotellien muuttuvat vaatimukset

Pandemia tyhjensi monet kongressihotellit ja pakotti ne päivittämään kokouspalvelunsa ennätysajassa uudelle etätyöskentelyn aikakaudelle. Pandemian aikana käytössä olleet kokoontumisrajoitukset tekivät monista suurista tiloista hetkellisesti tarpeettomia. Ne paljastivat myös tulevaisuudessa piilevän uhan: jos hybridikokoukset jatkavat kehittymistään, vanhan maailma tarpeisiin suunnitelluille suurille kokoustiloille ei enää riittäisi kysyntää.

Nykyaikaisilta kokoustiloilta vaaditaan entistä suurempaa joustavuutta ja muunneltavuutta. Perinteiset auditoriot tai raskaasti kalustetut tilat koetaan usein rajoittaviksi. Tarve kohdistuu erityisesti monikäyttöisiin digitaalisiin pintoihin, jotka taipuvat esitysten heijastamisesta tunnelmaa luoviksi sisustuselementeiksi.

Pienemmät, muunneltavat tilat ovat nousseet suosioon. 2–10 hengen neuvotteluhuoneet palvelevat paikan päällä olevia osallistujia, kun taas etäosallistujat hyötyvät pienistä rauhallisista tiloista, joissa he voivat käyttää omia mobiililaitteitaan häiriöttömästi.

Uuden ajan kokoussalkku

Hotel Haaga Central Park etsi ratkaisua tähän haasteeseen ja pyysi Kokemusten talo -hankkeen asiantuntijoita suunnittelemaan uudenlaisen hybridikokoussalkun.

Salkun tuli olla selkeä ja helppokäyttöinen, varustettuna laadukkaalla video- ja audioteknologialla. Tällä tavoin kokouksen osallistujien kokemus paranisi ja hotellin korkeatasoinen palvelu korostuisi.

Hotellin erityistoiveina oli automaattiset puhujaan kohdistuvat kamerat ja pienissä neuvotteluhuoneissa vaadittu laaja kuvakulma, mutta yllättäen tärkeimmäksi painopisteeksi nousi äänenlaadun parantaminen, koska ääneen liittyvät ongelmat olivat aiemmin aiheuttaneet hankaluuksia.

Myös salkun käytön helppous herätti kysymyksiä, joten aloimme etsiä mahdollisimman käyttäjäystävällisiä plug-and-play-ratkaisuja. Ideana oli, että asiakkaan tarvitsisi vain saapua paikalle, yhdistää oma mobiililaite kaapelilla salkkuun, ja kokous voisi alkaa.

Kompaktit laitteet kompakteihin tiloihin

Päädyimme suunnittelemaan kokoussalkun all-in-one-konferenssikameralaitteen ympärille. Laitteessa tulisi olla integroitu sekä kamerat, mikrofonit että kaiuttimet. Valitsimme testiin Jabran valmistaman Panacast 50 -videobarin, joka osoittautui menestykseksi ja ylitti odotuksemme. Panacast 50 sisältää kolme kameraa ja suuntaavan mikrofonin, joka erottaa puhujat jopa seitsemän metrin päästä. Vaikka laite on hieman liian suuri helppoon matkustamiseen, se soveltuu erinomaisesti hotellien siirreltävään kalustoon.

Tutkimme myös Owl Labsin ja Panasonicin valmistamia laitteita. Kaikissa oli automaattinen puhujien tunnistus ja kameroiden ohjaus. Laitteiden ominaisuudet vaihtelevat hieman, mutta valinnan teossa on aina huomioitava käyttöympäristö.

Jos suunnittelet hybridikokoussalkun rakentamista, suosittelemme hankkimaan laitteen koekäyttöön ja testaamaan sitä siinä ympäristössä, jossa sitä tullaan käyttämään. Pienempi laite voi tuntua houkuttelevalta valinnalta sen helpon siirreltävyyden takia, mutta jos sen mikrofonien toimintasäde tai kameran linssin kuvakulma ei sovi tilaan, liikuteltavuudesta ei ole lopulta hyötyä.

Vaihtoehto salkulle ja perinteisille kokoustiloille

Hybridikokoussalkku ei toki ole ainoa vaihtoehto parempien kokousten järjestämiseen. Hybridi- ja virtuaalikokouksiin suunnitellut studiot ovat nousseet vaihtoehdoksi perinteisille kokoustiloille. Esimerkiksi Huone Events Hotel Helsingissä on kehittänyt interaktiivisia hybridistudioita, jotka mahdollistavat korkealaatuiset virtuaali- ja hybridikokoukset.

Hybridikokoukset ovat tulleet työelämän pysyväksi osaksi ja ne ovat tuoneet mukanaan uudenlaisia haasteita, sillä tilojen on palveltava sekä ihmisten että teknologian tarpeita. Tulevaisuuden työtilat hakevatkin joustavuutta sekä teknisten että tilallisten ratkaisujen suhteen.

Vaikka teknologian kehityksen suunta on vaikea ennustaa, perusasiat, kuten akustiikka, valaistus ja käyttömukavuus, ovat aina keskiössä. Kun nämä ovat kunnossa, hybridikokousten edut työelämässä korostuvat.