Virtuaalifasilitoinnin haastekerrointa nostaa pahimmillaan säheltäminen kiukuttelevan tekniikan kanssa osallistujien turhautuessa ja harhautuessa selailemaan sähköpostia tai somea. Onneksi on monia hyviä käytäntöjä, jotka auttavat sekä osallistujia että fasilitaattoreita onnistumisessa.

Vedämme Kinesis-hankkeessa yrityksille liiketoimintamallien innovaatiotyöpajoja virtuaalisesti. Työpajojen pohjana käytämme Strategyzer-sarjan liiketoimintamuotoilua ja sen oppeja (Osterwalder ym. 2020). Ensimmäisen vuoden aikana opimme, että onnistuminen vaativassa virtuaalisessa yhteiskehittämisprosessissa vaatii ennakkotyötä, selkeiden tavoitteiden asettelua sekä viestintään, selkeyttämiseen ja keventämiseen panostamista.

Tässä virtuaalifasilitoinnin top 10 vinkkiä Kinesiksen fasilitaattoreilta.

1. Laadi käsikirjoitus

Onnistunut virtuaalifasilitointi lähtee hyvästä valmistautumisesta. Minuuttiaikataulu-käsikirjoitus lisää resilienssiä virtuaalimaailman ennakoimattomia murheita vastaan. Se auttaa myös hahmottamaan aikasyöppöjä sekä muutostarpeita kesken työpajan.

2. Tee näkyväksi yhteiset pelisäännöt ja tavoite

Ryhmätyöskentelyn yhteiset pelisäännöt kannattaa tehdä näkyväksi. Kävimme aina alussa lyhyesti läpi työpajan tavoitteen, puheenvuorokäytänteet (mikrofoni, chat), päivän aikataulun ja pelisäännöt. Hyvä, helppo tapa sitouttaa ryhmä yhteisiin toimintatapoihin ja tavoitteeseen on simppeli kysymys: Sopiiko tämä teille?. Jokaisen tehtävän kohdalla on tärkeää tehdä selväksi sen tavoite ja miten se palvelee lopullista päämäärää.

3. Panosta viestintään

Ymmärrettävyys on aina tärkeää työpajoja järjestettäessä. Virtuaalisesti toimittaessa sen merkitys korostuu entisestään. Lähityöskentelyssä on helpompi huomata milloin tarvitaan lisäohjeita. Virtuaalisessa maailmassa puhuttu ohjeistus saattaa mennä ohi ja ryhmän kadotessa breakout-huoneisiin voi olla vaikeampi havainnoida hiljaisia signaaleja. Virtuaalisesti pääset vähemmällä mitä enemmän panostat viestintään selkeyteen, johdonmukaisuuteen ja yksinkertaisuuteen.

4. Anna materiaalin toimia apuohjaajana

Anna materiaalien tehdä osa ohjaustyöstä. Merkitse esitykseen ja työpohjiin aina keskeisimmät asiat ytimekkäästi. Näin helpotat myös osallistujien kognitiivista kuormitusta, kun he voivat tarpeen mukaan palata aina halutessaan ohjeistuksiin yhteistyöstämisen aikanakin.

• Miksi – mihin tehtävä liittyy ja mikä on sen tavoite
• Mitä – mitä tehdään, millaista lopputuotosta haetaan, miltä onnistuminen näyttää
• Miten – miten työskennellään
• Milloin – paljonko on aikaa yksin ja yhdessä työskentelylle
• APUA! – mitä tehdään, jos tulee kysyttävää

Kinesis-työpohjassa meillä näkyvät seuraavat elementit: tehtävä ja mihin työvaiheeseen se kuuluu (ideointi, priorisointi), missä järjestyksessä eri osat täytetään (1. vihreä, 2. keltainen), miten paljon aikaa työskentelyyn on mitäkin osaa kohden (20 min, 5 min yksin, 15 min yhdessä), tarvittaessa myös tehtävän tarkempi ohjeistus sekä hätänappi.

5. Ajanottokello ja hätänappi näkyviin

Kaikille näkyvä ajanottokello, esimerkiksi Mirossa, auttaa osallistujia pysymään kartalla ajankäytön suhteen. Myös taukojen aikana voi hyödyntää sovittujen kellonaikojen kirjaamista, vaikkapa tauon aikana näkyvillä olevalle dialle tai hyödyntäen sovelluksia, joiden kautta saa näkyville ajan kulumisen näkyville myös tauon aikana.

Kaikkiin virtuaalihuoneisiin (breakout room) ei voi nähdä samaan aikaan. Siksi on hyvä luoda tapa, jolla fasilitaattori voi havaita helposti, missä apua tarvitaan. Kinesis-työpajoissa ratkaisimme asian laittamalla jokaiseen tehtäväpohjaan oman visuaalisen hätänapin, johon osallistujat voivat laittaa post-it-lapun, jos tarvitsevat apua.

6. Jokaisen omat kasvot omalla ruudulla

Jotta tasa-arvoinen työskentely mahdollistuu, jokainen virtuaalisen työpajan jäsen osallistuu työpajaan omalta koneeltaan, omasta tilasta, omilla kasvoillaan. Luova työskentely on intensiivistä, luottamusta ja yhteistyötä vaativaa. Mustien ruutujen takaa onnistuminen on todella haastavaa. Kameroiden käytöstä on hyvä kertoa osallistujille etukäteen.

7. Itsenäisesti ja yhdessä

Ihmiset ovat erilaisia ajattelu- ja työskentelytapojen suhteen. Karkeasti ottaen voidaan sanoa, että ekstrovertit jäsentävät ajatuksiaan vuorovaikutuksessa muiden kanssa, kun introvertit haluavat ensin pohtia asiaa ensin omassa päässään. Helppo tapa luoda kaikille sopiva työpaja on ottaa mukaan yksintyöskentelyä, dialogia ja yhteistyöstämisen vaiheita lomittain. Joka tehtävän alkuun on hyvä ottaa hetki itsenäistä työskentelyä, jota voidaan jatkojalostaa ryhmän tai parin kanssa. Oivalluttamista ja reflektointia voidaan tehostaa tuomalla lopussa eri ryhmien ajatukset yhteen.

8. Jokainen idea on lapun arvoinen

Joka ikinen idea dokumentoidaan omalle post it -lapulleen. Kun jokainen yksittäinen idea on omalla lapullaan, niitä on helpompi liikutella, monistaa ja ryhmitellä. Yhteiskehittämisessä ideointivaiheiden laadun takaaja on määrä. Aikapaine osaltaan myös ohjaa nopeaan ja kritiikittömään ideointiin. On hyvä tukea avoimen ja kritiikittömän keskustelun onnistumisessa ja kertoa tarvittaessa, että ideoiden kritiikin aika tulee myöhemmin.

9. Varasta ja parasta

Virtuaalivalkotaulut mahdollistavat sen, että useampi ryhmä voi työskennellä samalla pohjalla omissa virtuaalihuoneissaan, häiritsemättä toisiaan. Tällöin ryhmien on helppo oppia ja inspiroitua muiden ryhmien oivalluksista, varastaa ja parastaa ideoita. Hyvä tapa on antaa jokaiselle ryhmälle oma väri, jolloin ryhmien tuotokset on helppo erottaa toisistaan.

10. Fasilitoijien oma huone

Yhteiseen tilaan saattaa aina eksyä joku osallistuja. Virtuaalihuoneita luodessa fasilitaattoreille kannattaa luoda oma huone, jossa voi tarvittaessa käydä pitämässä nopean neuvottelun työpajan aikana.

Kuva: www.shutterstock.com