Keräsimme kokemuksemme yhteisestä asiakkaalle tehtävästä opinnäytetyöprojektista. Halusimme tuoda esille millaisia asioita asiakkaalle tehtävässä projektissa toimivan opiskelijaprojektipäällikön on otettava huomioon. Vaikka vinkkimme ovatkin opiskelumaailmasta, pätevät ne yleisesti projektin johtamiseen kaikenlaisissa ympäristöissä.

Jatkuva yhteydenpito sidosryhmien kanssa

Keskeistä opiskelijaprojektissa toimivan projektipäällikön roolissa on säännöllinen yhteydenpito ammattikorkeakouluun, asiakkaaseen ja ryhmän jäseniin. Tämä vie aikaa, jota siihen on hyvä resursoida runsaasti. Ryhmätyöskentelyn sujuvuuden kannalta kannattaa keskittyä seuraaviin seikkoihin.

Projektipäällikkönä

• luo keskustelua projektiryhmän sisällä
• pyri edistämään positiivista vuorovaikutusta ja tsemppausta
• selvitä, mitkä ovat kunkin projektiryhmän jäsenen tavoitteet
• varmistaa, että ryhmän työskentelyssä kaikilla on mahdollisuudet saavuttaa omat tavoitteensa
• käy läpi kunkin ryhmän jäsenen kanssa tämän opiskelutilanteen ja odotukset valmistumisen suhteen

Aikataulutus ja viestintäkanavat

Projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä asiakasprojektissa ovat aikataulutus, tiedon välittäminen ja sopivien vuorovaikutuskanavien valinta. Kanavista WhatsApp sopii hyvin vuorovaikutukseen ja asioista sopimiseen. OneNote ja Teams sopivat hyvin tiedostojen työstämiseen ja jakamiseen.

Projektipäällikkönä

• huolehdi aikataulusta: tee siitä konkreettinen ja päivitä sitä tarpeen mukaan
• vaiheista projekti selkeästi, jotta välivaiheiden saavuttaminen on konkreettista
• hyödynnä esim. visuaalista aikajanaa, josta kaikki näkevät kerralla projektin kokonaisuuden ja vaiheet
• jaa ja välitä tietoa ajantasaisesti projektiryhmälle
• tartu epäselviin asioihin heti, selvitä ne ja välitä ratkaistu tieto projektiryhmälle
• käytä yhteisesti sovittua paikkaa, johon tiedon tallennat
• varmista, että projektiryhmäsi jäsenet osaavat käyttää valittuja tiedonvälityskanavia ja tarvittaessa perehdytä itse projektiryhmän jäsenet kanavien käyttöön
• motivoi projektiryhmääsi aktiivisesti jakamaan uusia toiminnallisuuksia tai vinkkejä esim. opinnäytetyöprosessiin tai ryhmätyöskentelyyn liittyen

Projektiryhmän keskinäinen vuorovaikutus ja ryhmädynamiikka

Projektiryhmän keskinäiseen vuorovaikutukseen vaikuttaa eniten ryhmädynamiikka, joten projektipäällikön on hyvä olla ajan tasalla myös projektiryhmänsä yksilöllisistä tilanteista.

Projektipäällikkönä

• huolehdi siitä, että projektiryhmä tapaa ja keskustelee keskenään säännöllisesti
• seuraa säännöllisesti sovittuja viestintäkanavia ja varmistu, että kaikki ovat tietoisia olennaisista asioista
• kannusta kysymään epäselvistä asioista, sillä jos jollekin on jokin asia epäselvä, on se sitä muillekin tyypillisesti viimeistään parin viikon kuluttua
• ylläpidä hyvää fiilistä, jotta yhteistyö voi jatkua senkin jälkeen, kun asiakasprojekti saadaan maaliin
• tutustu projektiryhmääsi, jotta olet perillä projektiryhmän jäsenten asioista, jotka vaikuttavat jaksamiseen
• suunnittele tapaamisten kellonajat ja tehtävien jako siten, että otat projektiryhmäsi jäsenet huomioon mahdollisimman tasapuolisesti

Työnjako ja tilannejohtaminen

Projektipäällikön on hyvä pitää jatkuvaa, mahdollisimman avointa ja suoraa keskusteluyhteyttä projektiryhmäänsä. Tasapuolinen tehtävien jakaminen on haasteellista varsinkin silloin, jos projektiryhmään kuuluu erilaisissa elämäntilanteissa olevia jäseniä.

Projektipäällikkönä

• seuraa, että kaikki hoitavat heille sovitut tehtävät
• huolehdi työkuormien tasaamisesta siten, että kaikki kokevat ne oikeudenmukaisiksi ja, että työkuormissa on myös jaksaminen otettu huomioon
• varaa projektiryhmän palavereihin oma osio huolien ja murheiden vuodattamiselle sekä suoraan puhumiselle (esim. miltä prosessi tuntuu, miten kokee oman jaksamisen, mikä on oman työn tilanne, kokeeko tarvitsevansa apua, pitäisikö tehtäviä jakaa uudelleen)
• vältä mikromanageerausta, sillä se vain ärsyttää muita ja kuormittaa itseäsi
• älä yritä tehdä kaikkea itse, vaan jaa työtä, anna vastuuta ja työtehtäviä projektiryhmälle
• vältä kuppikuntien syntyminen projektiryhmän sisälle siten, että kunnioitat ja otat huomioon ihmisten erilaiset tilanteet ja varmistat, että myös projektiryhmän jäsenet ymmärtävät yksilölliset tilanteet

Vaikka asiakasprojektia tehdään yhdessä ryhmänä ja työt jaetaan ryhmän kesken, on projektipäällikkö vastuussa siitä, että projektiryhmä pysyy aikataulussa eli, että asiat toimitetaan silloin, kun on luvattu. Vastuu työn sisällöstä ja laadusta, jotta se on asiakkaan kanssa sovitun tasoista, kuuluu myös projektipäällikön tehtäviin. Projektipäällikön kannattaa myös tarkistaa ja tarvittaessa hioa diplomaattiseksi ja yhdenmukaiseksi kaikkia dokumentteja, ennen kuin ne toimitetaan asiakkaalle.

Nämä vinkit huomioon ottamalla on mahdollista päästä tekemään projekti onnistuneesti ja hyvässä ryhmässä, jossa kaikki ottavat vastuuta, ei ole isoja konflikteja tai epäoikeudenmukaisuuden kokemuksia.

Kuva: www.shutterstock.com