Muutoksessa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota muutostarpeen tunnistamiseen, muutosvastarinnan käsittelyyn, yksilöllisten tarpeiden huomioimiseen ja henkilöstön osallistumisen mahdollistamiseen.

Yhteistä aikaa muutostarpeiden tunnistamiseen

Jotta organisaatiossa päästään alkuun muutoksessa, kannattaa muutostarve tunnistaa ja tunnustaa yhteisesti koko henkilöstön kesken.

Esihenkilöt katsovat usein etukenossa tulevaisuuden näkymiä ja erilaisia muutostarpeita henkilöstön keskittyessä käsillä olevaan tekemiseen. Tulevaisuuteen katsominen voi tuntua arkea suorittavalta henkilöstöltä uhkaavalta ja ahdistavalta etenkin, jos tunne oman työajan riittävyydestä, oman osaamisen riittävyydestä ja yleensäkin minäpystyvyyden riittävyydestä kulkee koko ajan selviämisen rajoilla.

Yhteisen ymmärryksen syntyminen muutostarpeesta sekä muutoksen tavoitteen ja aikataulujen määrittäminen yhdessä samanaikaisesti samanlaiseen informaatioon pohjautuen koko työyhteisön osalta, luo myös turvaa ja tulevaisuususkoa muutokseen.

Aktiivinen ja passiivinen muutosvastarinta

Muutos tarkoittaa aina myös jollain tasolla muutosvastarintaa. Muutosvastarinta voi olla aktiivista tai passiivista ja nämä on pyrittävä tunnistamaan heti muutosprosessin alussa. Aktiivinen muutosvastarinta voi ilmetä muutosta vastustavina tekoina, passiivinen muutosvastarinta taas tavoitteisiin sitoutumattomuutena tai tekemättä jättämisenä. (Salminen 2001.)

Organisaatioissa on tyypillistä, että muutoksessa usein samat henkilöt ovat joko aktiivisia tai passiivisia vastarintalaisia. Tällöin työntekijät eivät ole sitoutuneet muutokseen. Heillä on ollut kokemus, että he tietävät asiat paremmin kuin johto. He eivät ole suostuneet hyväksymään johdon asettamia tai tarkentamia sääntöjä toiminnan osalta.

Työntekijöillä saattaa olla suuri palo ja henkilökohtainen näkemys siitä, mikä on oikeudenmukaista. He saattavat reagoida jopa hyvinkin voimakkaasti ennen kuin hyväksyvät muutoksen.

Yhteistä tavoitetta kohti

Työyhteisö koostuu yksilöistä, joilla jokaisella on omanlaiset perustarpeet, elämäntilanteet ja elämänkatsomus, mutta yhteisenä tekijänä samojen asioiden kanssa työskentely. Yhteisten tavoitteiden kannattaakin olla määritelty selkeästi ja ymmärrettävästi organisaation arvoista käytännön suoritteisiin. Mahdollisten ristiriitojen tunnistaminen on tärkeää yksilötason muutosprosesseissa ja yksilötason muutosjohtamisessa. Se ennaltaehkäisee mahdollisia piilossa olevia yksilötason arvoristiriitoja, turhautumista ja motivaatiohaasteita. (Salminen 2001.)

Yhteisesti määritettyihin tavoitteisiin on helppo jokaisen yksilön sitoutua ja niiden muistelu pitkin muutosprosessia on tarpeen. Mistä on lähdetty, mitä kohden ollaan menossa, missä olemme nyt ja minne olemme menossa? Esihenkilönä tulee siis kerrata faktoja, kerrata yhdessä sovittua, perustella, perustella, perustella, informoida ja viestiä avoimesti, ja pysyä sovituissa ja luvatuissa asioissa.

Turvallinen, avoin ja luottamuksellinen työilmapiiri tukee jokaisen työntekijän ammatti-identiteettiä, tulevaisuuden uskoa ja pärjäämiskokemusta.

Henkilöstön osallistuminen muutokseen

Ihminen tarvitsee resursseja ja motivaation muuttuakseen tai muuttaakseen käytänteitään. Motivoitunut työntekijä työskentelee ahkerasti saavuttaakseen asetetut tavoitteet, kun taas vähän motivoitunut ihminen tekee vain välttämättömät työt eikä halua ponnistella työssään (Salminen 2001).

Jos muutosprosessi vaatii lisää työtä ja lisätyöaikaa perustehtävien päälle, ei muutokselle yleensä ole menestymisedellytyksiä työyhteisössä. Tällöin muutoksessa ovat mukana vain ne henkilöt, jotka ovat todella vahvasti sitoutuneita työhönsä ja työyhteisöön, ja joita muutoksen lopputulos suoraan hyödyttää tavalla tai toisella.

Henkilöstön motivoiminen sekä osallistumisen mahdollistaminen muutosprosessiin edellyttää aikaresurssin järjestämistä koko henkilöstölle. Yhteisten kokoontumisten aikatauluttaminen, ajan ja työtehtävien järjestäminen työntekijöiden kanssa yhteistyössä muutosprosessia varten tarvittaviin asioihin mahdollistaa henkilöstön osallistumisen ja sitoutumisen ja lio työrauhaa henkilöstön keskuudessa.

Avoin, looginen ja strukturoitu alustava suunnitelma muutostarpeen määrittelyssä tekee muutoksesta lähestyttävämmän, palastellun ja hallittavissa olevan tuntuisen asian sen sijaan, että muutos olisi ns. selkänahasta revitty.

Kuva: www.shutterstock.com