Siirry sisältöön
HR ja johtaminen
Muutoksessa johtajuus on viestintää ja vuorovaikutusta

Muutos on jokaiselle johtajalle tarkka paikka. Muutoksessa viestintä- ja vuorovaikutustaidot nousevat tärkeiksi ja vaikuttavat melko suoraan siihen, miten johtajuudessa onnistutaan.
Viestintä on ennen kaikkea kysymistä ja dialogia, mutta mitä muuta se sisältää? Miten vuorovaikutetaan tuloksellisesti muutoksessa?

Julkaistu : 19.10.2022

Viestintä, viestintä ja vielä kerran viestintä

Yksi asia on varma johtajuudessa: johtaminen on viestintää – miltei vain ja ainoastaan viestintää. Sanatonta, kehonkielellistä, kirjallista, äänensävyistä. Joka hetki, kun johtaja on läsnä työyhteisössä (etänä tai lähellä), hän viestii asioita. Tahtomattaankin. Jopa siirtyminen pois näkyvistä ja oman huoneen oven sulkeminen on viesti.

Muutoksessa johtaminen on viestimisen ytimessä. Millaista äänensävyä käytät ja haluat käyttää näissä hetkissä?

Oikea-aikaisuus ja oikeakanavaisuus ovat tärkeitä muutoksessa johtamisessa. Johtamisessa on monia viestinnän välineitä saatavilla ja kaikki tapahtuu miltei reaaliajassa, mutta siitä huolimatta viesti ei aina kulje tai mene perille. Jotta yhteistyö toimisi, on erittäin tärkeä varmistaa, että meillä on toimivat väylät kommunikointiin, sillä niiden puuttuminen voi horjuttaa koko muutoksen.

Johtaminen on myös vuorovaikutusta. Mikä ero on viestinnällä ja vuorovaikutuksella?

Ne ovat toisiinsa nivoutuneita. Joka tapauksessa vuorovaikutuksen merkitys on vähintään yhtä tärkeä kuin viestinnän. Nykyjohtaja on vuorovaikutuksessa työyhteisön kanssa viestiessään asioista. Ylhäältä johtaminen on jo aika päiviä sitten miltei kuopattu. Muutoksessa varsinkin kaivataan vuorovaikutuksellista johtamista ja jämäköitä päätöksiä silloin, kun niiden aika on.

Muutoksessa kannattaa varmistaa, että kaikki organisaatiossa ymmärtävät, mitä ollaan tekemässä

Esihenkilönä johtaja tarvitsee kysymisen taitoa. Oikeanlaisten ja relevanttien kysymysten tekeminen auttaa selvittämään, mitä työyhteisön jäsenet ajattelevat tai millaista tietoa tarvitaan lisää. Tämän lisäksi on toki tärkeää, että organisaatiossa toimivilla ihmisillä on mahdollisimman yhteinen tulkinta ja merkitykset muutokseen liittyvistä asioista. Muutostarpeet ja niihin keskeisesti liittyvät toimet pitää pureskella atomeiksi.

Kalavainen (2021) toteaa onnistuneen kehittämisprosessin piirteistä, että niissä tulisi kyetä tukemaan jaettujen merkitysten syntymistä. Työyhteisössä annetaan erilaisille asioille merkityksiä, joihin sisältyy paljon tunteita ja latautunutta energiaa. Tähän pitäisi kiinnittää erityistä huomiota koko muutosprosessin ajan, mutta erityisesti alkuvaiheessa, jotta muutokselle saadaan oikeansävyinen alku. Jotta tässä voidaan onnistua, on dialogille annettava aikaa.

Dialogilla turvataan, että jaetuksi tulee sekä tunnekokemuksia että ymmärrystä. Toisaalta dialogi voi myös synnyttää jotain uutta. On myös hyvä tehdä välitsekkauksia siitä, mitä olemme tähän asti tehneet ja mitä olemme seuraavaksi tekemässä. Ne ovat yhtä tärkeitä kuin aloitus.

Johtajan on varmistettava, että kaikki pysyvät ja ovat edelleen mukana. Vähintään yhtä tärkeä on ymmärtää muokata prosessin osatekijöitä, jos yhteisön jäsenen kohdalla muutosvauhti on liian kova, työmäärä on kasvanut liian suureksi tai jokin muu tekijä aiheuttaa kitkaa.

Viestinnälliset eväät muutokseen

Millaisia eväitä johtaja siis tarvitsee muutoksessa viestinnän ja vuorovaikutuksen näkökulmasta?

  • Sanallisen viestinnän lisäksi sanaton viestintä vaikuttaa muutostilanteessa erityisen paljon, joten sanoitusta tukeviin ilmeisiin ja eleisiin on kiinnitettävä huomiota. Sanojen lisäksi tunteiden erilaiset ilmenemismuodot täydentävät viestiä.
  • Viestinnän ajankohta, kanavat ja välineet pitää osata valita oikein kulloisenkin tilanteen mukaan.
  • Kysymisen taitoa voi opetella esimerkiksi harjoittelemalla vahvoja (mitä, miten, milloin jne.) kysymyksiä.
  • Kuuntelemisen taitoakin pitää harjoitella, koska pelkät sanat eivät kerro kaikkea.

Kirjoitus on ValPeda (Valmentava pedagoginen johtamisote jatkuvassa muutoksessa) -kehittymisohjelman muutoksessa johtamisen teeman innoittama. Tekstin kirjoittivat johtamisen näkökulmasta Nurmijärven Opiston rehtori Jenni Karemo ja Haaga-Helian HR ja johtamisen lehtori Heli Bergström.

Lähteet

Kalavainen, J. 2021. Yhteisöllisten kehittämisprosessien johtaminen. Teoksessa A-S. Holappa, A. Hyyryläinen, P. Kola-Torvinen, S. Korva, Saana & A-S. Smeds-Nylund (toim.), Kasvatus- ja koulutusalan johtaminen (s. 241-255). Keuruu: Otavan Kirjapaino Oy.

Kuva: www.shutterstock.com