Johdon on saavutettava luottamus ja taattava perusturvallisuuden tunne, jotta onnistunut muutos voidaan saada aikaiseksi (Salminen 2001).

Esihenkilön näkökulmasta oikea-aikainen, luotettava ja riittävää informaatiota tarjoava viestintä on yksi tärkeimmistä avaintekijöistä muutoksen onnistumisessa. Esihenkilön oma sitoutuminen muutokseen ja sen osoittaminen viestinnällä ja omilla teoilla sekä riittävän ja laadukkaan faktatiedon tarjoaminen muutokseen liittyen ovat kriittisiä menestystekijöitä muutosjohtamisessa.

Esihenkilön tuleekin tunnistaa johtamisviestinnän merkitys muutosjohtamisessa ja pyrkiä takaamaan henkilöstölle turvallinen ilmapiiri, merkityksellisyyden kokemus ja hyvä työnhallinnan tunne läpi muutosprosessin (Salminen 2001).

Viestintä tavoitteen määrittelyssä

Tavoitteita määritellessä informaatio ja tieto, sen luotettavuus, uskottavuus, oikea-aikaisuus ja annostelu ovat tärkeitä. Esihenkilön tuleekin pystyä palastelemaan tietoa henkilöstölle muutosprosessiin nähden sopivassa suhteessa.

• Mihin tietoon kannattaa tässä kohtaa muutoksessa vedota?
• Millainen pohjatieto tai millaiset faktat ovat luotettavia ja uskottavia tässä kohtaa perustelemaan muutostarvetta henkilöstölle?
• Minkä kokoisina annoksina tietoa on hyvä tarjoilla?
• Mikä tieto on kulloisessakin vaiheessa irrelevanttia, mutta tarpeellista muutosprosessin jossakin muussa vaiheessa?

Esihenkilön on tunnistettava myös mahdolliset viestinnän esteet niin työyhteisö- kuin yksilötasolla (Salminen 2001). Jos esihenkilö kaataa kaiken tiedon jaottelematta sitä osiin, voi tiedon määrä tukehduttaa työyhteisön jo ennen muutosprosessin tavoitteen määrittelyä ja olla este myös tulevaisuudessa muutosprosessin käynnistämiselle.

Luo kokemus siitä, että muutos on hallittavissa ja sille on jokin selkeä tarve. Nämä ovat edellytyksiä muutosajattelun käynnistymiselle.

Avoin viestintä ja kuunteleminen

Avoimuus viestinnässä joka suuntaan on avaintekijä muutoksessa – tietenkin sillä tasolla, jolla se kussakin tilanteessa on mahdollista. Esihenkilöillä voi olla ”piilo-opetussuunnitelmia”, ulkopäin asetettuja tavoitteita tai tarpeita, joita he eivät voi suoraan tuoda henkilöstön tietoon. Tällaisissa tapauksissa henkilöstö usein kuitenkin haistaa palaneen käryä ja alkaa haastaa, uhmata ja oikutella muutosprosessin aikana.

Turvallisuuden tunteen ylläpitäminen ja palauttaminen henkilöstön suuntaan onkin jälleen keskiössä. Esihenkilön on oltava tarkkana, mitä viestiessään lupaa henkilöstölle, koska näistä lupauksista on pidettävä kiinni. Se, että puhuu koko prosessin ajan totta, on hyvä tuki ja siihen on hyvä nojata tarvittaessa sanoittamalla asia vaikka niin, että on pysytty sovitussa tähän asti ja tästä eteenpäinkin pysytään, ei siis tarvetta paniikkiin.

Henkilöstön huolien ja mahdollisten pelkotilojen kuunteleminen, kuuleminen ja niihin reagointi ovat tärkeä osa muutosjohtamista ja johtamisviestintää. Henkilöstölle on pyrittävä koko muutosprosessin ajan takaamaan pystyvyyden ja merkityksellisyyden kokemus. Luottamuksen osoittaminen henkilöstön suuntaan on myös tärkeä elementti.

Kiitä ja osoita luottamustasi eri muutosprosessin vaiheissa ja luo tulevaisuususkoa koko työyhteisöön.

Erilaisten henkilötyyppien huomioiminen viestinnässä

Työyhteisön erilaisten henkilötyyppien huomioiminen on muutosprosessin eri vaiheissa tärkeää. Hitaampia tarvitsee ehkä jututtaa enemmän, käydä henkilökohtaisia keskusteluja, varmistaa useammin, että he ovat sitoutuneita ja tietävät, mihin ollaan menossa. Nopeimpia ja innokkaimpia muutosvetureita taas joutuu ehkä toisinaan hillitsemään, jotta he eivät tukehduta hitaampia ja pelota heitä pois muutoksesta.

Toisinaan nopeampitempoisia taas voi hieman yllyttää ja käyttää heidän energiaansa muutoksen seuraavassa hypyssä sparraillen heitä eteenpäin ja antaen luvan edetä jo itsenäisesti jossakin asiassa.

Esihenkilönä tärkein tehtäväsi onkin omalla läsnäololla ja viestinnällä varmistaa, että kaikki työyhteisön jäsenet pysyvät mukana, eikä ketään tiputeta pois kyydistä. Siitä huolimatta, vaikka jokainen onkin henkilökohtaisella muutostiellään ehkä hieman eri vaiheessa.

Johtamisviestintä on keskiössä

Muutosjohtamisessa sitoutuminen, me-henki, luottamus ja yhteistyö perustuvat johtamisviestintään, sen oikea-aikaisuuteen, luotettavuuteen, tarjoiltuun informaatioon, aitoon kuuntelemiseen ja kuulemiseen, avoimuuteen ja dialogiin. Tarjoiltavan tiedon tulee olla luotettavaa, sopivasti annostelua ja avoimesti kaikkien saatavilla.

Esihenkilön oma esimerkki on paras tapa saada henkilöstö mukaan muutokseen. Se on tärkeä osa johtamisviestintää – tee kuten puhut, tee itse edellä, luo mahdollisuuksia muille menestyä ja raivaa tilaa muutokselle.

Kuva: www.shutterstock.com