Automaatio ja teknologian kehitys ovat olennainen osa nykypäivän liiketoimintaa erityisesti pienyrityksille tarjoten niille mahdollisuuden tehostaa toimintaansa. Automaatioon liittyvät sopimukset kuuluvat tähän kehitykseen, mutta niiden laatiminen vaatii huolellisuutta.

Tässä blogitekstissä jaan vinkkejä taloushallinnon automaatiosopimusten laadintaan Älykkään automaation osaamiskeskus-hankkeen kokemusten pohjalta. Hankkeessa teimme sopimuksia liittyen taloushallinnon automatisointia koskeviin kokeiluihin.

Sopimusprosessille on varattava riittävästi aikaa

Sopimusten laadinnassa on otettava huomioon lukuisia näkökohtia, jotka vaikuttavat yhteistyön sujuvuuteen, liiketoiminnan tehokkuuteen ja turvallisuuteen. Hyvin laaditut sopimukset ovat keskeinen tekijä onnistuneessa yhteistyössä pienyrityksen suunnatessa kohti taloushallinnon automatisaatiota. Tarkka sopimuksen laatiminen vähentää myöhempiä ongelmia, vastaa aidosti liiketoiminnan tarpeita ja parantaa projektin onnistumisen mahdollisuuksia.

Sopimusneuvotteluille on tärkeää varata riittävästi aikaa. Kiireessä tehty sopimus saattaa aiheuttaa myöhempiä epäselvyyksiä tai erimielisyyksiä. Jos oma asiantuntemus ei riitä, on järkevää hyödyntää oikeudellista asiantuntijaa. Sopimuskumppanin koosta riippuen myös sopimusten allekirjoitusprosessi voi viedä aikaa.

Yksityiskohdat kuntoon automaatiosopimuksissa

Yleisesti sopimusten laadinnassa tulee muistaa muutama seikka, jotka pätevät myös automaatiota koskeviin sopimuksiin. Ensinnäkin sopimusten sitovuuden yleisen periaatteen mukaisesti sopimus sitoo molempia osapuolia, eikä sitä voi pääsääntöisesti yksipuolisesti peruuttaa tai muuttaa (Saarnilehto & Vesala 2018).

Toiseksi kannattaa kiinnittää erityistä huomiota sopimuksen kohteen määrittelyyn ja määritelmiin (Takki & Halonen 2017). Tällöin molemmille osapuolille on selvää vastuut, velvoitteet ja kohteen rajaus.

Kolmanneksi hinta-, maksu- ja toimitusehdot kannattaa kirjata selvästi sopimukseen. Erityisesti ratkaisun tekniset edellytykset, ylläpitoon liittyvät seikat ja mahdolliset lisenssiasiat tulee käydä läpi. Lisäksi ennakkoon on pohdittava muun muassa sopimuksen purkuperusteita, sopimuksen joustavuutta sekä sopimusrikkomusten seurauksia.

Tietoturvallisuus- ja tietosuoja-asiat tulee pohtia huolellisesti erityisesti automaatiota koskevissa sopimuksissa. Tähän velvoittaa jo yleinen EU:n tietosuoja-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation), joka täytäntöön pantiin kansallisesti tietosuojalailla. Taloushallinnon automaatiossa saatetaan käsitellä henkilötietoja. Myös salassapitonäkökohdat tulee ottaa huomioon. Näistä kysymyksistä voidaan sopia myös erillisellä sopimuksella.

Erityistä huomiota tulee kiinnittää myös immateriaalioikeuksiin projektin lopputulosten hyödynnettävyyden näkökulmasta. Osapuolten on syytä pohtia erityisesti tekijänoikeuksien jakaminen, sillä toimittajalla saattaa olla intresseissä ratkaisun jakaminen myös muille toimijoille (Takki & Halonen 2017). Lisäksi on syytä pohtia, noudatetaanko jotain alan vakiosopimusehtoja joltain osin. Esimerkiksi IT2022 tai Haaga-Helian hyödyntämät JIT2015-ehdot ovat eräitä vaihtoehtoja.

Räätälöity sopimus vaatii toimivaa kommunikaatioita

Lopuksi vinkkinä sopimusten laadinnassa on toimiva kommunikaatio osapuolten kesken. Automaatioon liittyvät sopimukset voivat olla monimutkaisia. Niiden huolellinen suunnittelu ja laadinta voivat kuitenkin säästää pienyrityksen aikaa, vaivaa ja mahdollisia ongelmia tulevaisuudessa. Jokainen yritys ja tilanne on erilainen. Täten räätälöi automaatioonkin liittyvät sopimukset vastaamaan omia tarpeitasi ja tavoitteitasi.

Ajan kanssa harkittujen yksityiskohtien jälkeen on vuorossa toteutusvaihe. Hankkeessamme taloushallinnon automatisaatioon liittyvien kokeilujen sopimusprosessit etenivät pienyritysten kanssa mallikkaasti. Tuloksena oli toimivia automatisaatiokokeiluja ja sopimusehdoissa pysyminen ilman erimielisyyksiä. Huolelliseen ennakointiin, sopimusten valmisteluun ja laadintaan kannattaa siis käyttää aikaa.

Kuva: www.shutterstock.com