Toiminnanohjaus eli ERP (Enterprise Resource Planning) – järjestelmä on laaja, integroitu tietojärjestelmä, jota yritys käyttää päivittäiseen toimintaansa, kuten osto- ja myyntitilauksien käsittelyyn, laskujen ja kirjanpidon hallintaan sekä esimerkiksi tuotannon suunnitteluun.

Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP?

Nykyiset järjestelmät tarjoavat todella laajan toiminnallisuuden myös vaikkapa henkilöstöhallinnon, varaston tai projektityön hallintaan. Eri toimialoille on valmiina omat valmisohjelmistopakettinsa sisältäen toimialan keskeiset liiketoimintaprosessit, joita voi muokata yrityksen tarpeiden mukaan.

Yrityksen eri osastot ja toiminnot käyttävät yleensä yhteistä tietokantaa ja perustietoja eli ns. master dataa (tuotteet, asiakkaat, tavarantoimittajat, työntekijöiden tiedot). Näin on siis ideaalitilanteessa, mutta usein suurilla yrityksillä voi olla myös erillinen järjestelmä vaikkapa HR-osaston käytössä tai varaston hallinnassa. Tällöin tarvitaan erillisiä liittymiä datan siirtämiseen näiden järjestelmien ja pääjärjestelmänä toimivan ERP-järjestelmän välillä.

SAP AG on vuonna 1972 perustettu saksalainen yritys ja nykyään 28 miljardin liikevaihdollaan Euroopan suurin ohjelmistoalan yritys. Yleisesti sen myymästä ERP-järjestelmästä puhutaan vain lyhenteellä ”SAP” – tällöin useimmiten viitataan suurten yritysten käyttämään SAP – toiminnanohjausjärjestelmään, jonka uusin versio on SAP S/4 HANA. Tätä uusinta versiota käytämme myös Haaga-Helian opetuksessa.

Suurten yritysten segmentissä SAP on järjestelmällään maailman markkinajohtaja. Usein unohdetaan, että SAP:illa on kuitenkin tuotevalikoimassaan tarjolla myös pk-sektorille omat vähemmän tunnetut ERP-tuotteensa SAP Business One sekä SAP Business ByDesign.

Haaga-Heliassa toiminnanohjausjärjestelmien opetuksella on jo pitkä historia

SAP-järjestelmää on käytetty opetuksessa meillä jo yli 20 vuotta. Aluksi järjestelmä oli vielä monien ehkä yritysmaailmasta muistama SAP R/3. Sen jälkeen käytössä oli SAP ECC ja nyt käytämme järjestelmän uusinta versiota SAP S/4 HANA, jonka käyttäjäksi yrityksetkin kovasti ovat siirtymässä tällä hetkellä. Peruskäyttäjälle ehkä suurin näkyvä muutos näiden versioiden välillä on vanhan perinteisen käyttöliittymän rinnalla nykyisin tarjolla oleva selainpohjainen käyttöliittymä.

Teknisellä puolella taas esimerkiksi tietokanta on vaihtunut SAP:in omaan muistinvaraiseen (in-memory) tietokantaan. SAP R/3 – aikaan järjestelmän palvelin oli meidän omassa konesalissamme, nykyisin järjestelmämme ylläpidosta huolehtii SAP University Competence Center Saksassa.

Meillä Haaga-Heliassa on käytetty pitkään myös Microsoft Dynamics Nav –toiminnanohjausjärjestelmää, joka on suunnattu pienille ja keskisuurille yrityksille. Pk-sektorille on tarjolla todella paljon erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä, joiden joukossa on myös suomalaisten yritysten valmistamia.

Microsoft Dynamicsillä on kuitenkin erittäin vahva markkina-asema tässä segmentissä. Olemme Haaga-Heliassa vaihtamassa Microsoft Dynamic Navin uusimpaan Dynamics 365 Business Central-järjestelmään vielä kuluvan vuoden aikana.

ERP-opetuksemme on hyvällä mallilla

Koulumme on vetovastuussa Suomen korkeakoulujen SAP-yhteistyöverkostossa ja opettajamme osallistuvat säännöllisesti Suomen SAP Finugin (SAP Finnish User Group) järjestämiin tapahtumiin.

Perusliiketoimintaprosessit järjestelmässä ovat pysyneet pitkälti samoina aikojen kuluessa. Opetuksen aloitamme yleisimmillä lähes jokaisesta yrityksestä löytyvillä myynnin ”Order-to-Cash” ja oston ”Purchase-to-Pay” -prosesseilla sekä tutustumalla taloushallinnon toiminnallisuuksiin.

Opetuksessa käytämme myös ERPsim -simulaatiopeliä, jolla opiskelijat voivat tutustua toiminnanohjausjärjestelmään joukkueena pelaamalla. Pelissä yrityksen toimintoja jaetaan opiskelijoiden kesken tiimissä. Yksi opiskelija vastaa esimerkiksi tuotteiden tilaamisesta tavarantoimittajilta, toinen hinnoittelusta ja kolmas markkinointibudjetista. Tavoitteena heillä on saada tehtyä yritykselle mahdollisimman paljon voittoa. Opiskelijamme ovat osallistuneet myös vuosittaiseen ERPsim – Esports for Business kilpailuun.

ERP-jatkokursseilla edetään sitten järjestelmän konfigurointiin asti, eli järjestelmää muokataan parametroimalla sitä yrityksen toimintojen vaatimusten mukaisesti. Opiskelijamme ovat päässeet mukavasti yrityksiin tekemään ERP-aiheisia opinnäytetöitä sekä ovat valmistumisen jälkeen työllistyneet erilaisiin rooleihin toiminnanohjausjärjestelmien parissa.