Organisaation arjessa tietoa syntyy toiminnan tuloksena kuin itsestään. Sähköposti tuonne, sähköinen allekirjoitus tähän asiakirjaan, perinteinen kynäallekirjoitus toiseen ja nopeat kommentit kollegan laatimaan päätösesitykseen hoituvat jo ennen kuin aamukahvikuppi on puolessa välissä.

Hihojen heiluessa tietoa kertyy useaan eri paikkaan. Ryhmätyötilat ovat käteviä paikkoja muodostaa, muovata, jakaa ja tallentaa tietoa. Toiselle perinteinen verkkolevy on tutumpi tapa. Lopullinen versio sopimuksesta saattaa löytää arkistointipaikan allekirjoituskierroksen päätteeksi henkilön sähköpostista, koska miksipä ei?

Nopeasti syntyvän tiedon ja työarjen kiireiden keskellä tartumme usein hyväksi koettuihin ja käteviin ratkaisuihin, joissa kuitenkin piilee lyhytnäköisyyden tuoma vaara. Ongelmia alkaa usein muodostua silloin, kun henkilöt ovat vaihtuneet ja kaivattaisiin tietoa seitsemän vuotta sitten laaditusta sopimuksesta, tai kun uuden tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä mietitään, mitä nykyisessä olevalla tiedolla tehdään, mihin se siirretään ja mikä kaikesta tiedosta on organisaatiolle arvokasta.

Ennakkosuunnittelun merkitys ja jatkumoajattelu

Suomalaisessa arkistoajattelussa on nojauduttu 1980-luvun alusta saakka ennakoivaan suunnitteluun. Organisaation tehtävien tuloksena syntyvät asiakirjat, niiden pysyvä säilyttäminen tai tuhoaminen määräajan jälkeen ennakolta laaditun suunnitelman mukaisesti on raamittanut erityisesti julkisen hallinnon toimintaa.

Ennakoivilla toimenpiteillä on vähennetty tarvetta seuloa ja määritellä tiedon säilytysarvoa jälkikäteen. Ajatus on konkretisoitunut parhaiten lakisääteisessä arkistonmuodostussuunnitelman muodossa, jollainen Haaga-Heliassakin on tätä tarkoitusta varten aikoinaan laadittu ja ylläpidetty.

Ennakkosuunnittelu kytkeytyy keskeisesti jatkumoajatteluun. Jatkumoajattelussa tietoa laaditaan, otetaan talteen, säilytetään, käytetään uudelleen, hävitetään tai arkistoidaan pysyvästi. Elinkaaren eri vaiheissa tietoa ja sen käyttötarkoitusta voidaan tarkastella eri näkökulmista. Laadittu ja allekirjoitettu sopimus sinetöi yhteistyön, toimii myöhemmin juridisena todisteena sovittujen toimenpiteiden seurannalle ja tulevaisuudessa sitä voidaan tarkastella historiallisena lähteenä korkeakoulujen kansainvälistä yhteistyötä tutkittaessa.

Toisaalta tietoa, jonka käyttöarvo on lyhytaikaisempi, ei ole syytä säilyttää tarpeettomasti muun muassa henkilötietojen käsittelyä säätelevien asetusten tuomien velvoitteiden vuoksi. Jatkumoajattelun huomioiminen sähköisessä toimintaympäristössä, jossa tietoa syntyy nopeaan tahtiin ja sen käsittelyyn sisältyy laajasti erilaista säätelyä, korostaa suunnittelun merkitystä myös Haaga-Heliassa.

Norsusta riittää palanen kaikille

Haaga-Heliassa on otettu osana tiedonhallintalain toimeenpanoa käyttöön asianhallintajärjestelmä sekä sähköinen arkisto, joiden taustalla on arkistonmuodostussuunnitelman korvaava ja sähköisen tiedon käsittelyn paremmin huomioiva tiedonohjaussuunnitelma. Asianhallintajärjestelmällä tuetaan lakisääteisten velvoitteiden toteutumista muun muassa hallinnollisten asioiden käsittelyn osalta ja sähköisellä arkistolla varmistetaan Haaga-Helian pitkäaikaisesti säilytettävän tiedon eheys ja käyttöarvo juridisiin ja historiallisiin tarpeisiin.

Haaga-Helian toiminnan keskeisistä asiakirjallisista tiedoista ja niiden käsittelystä on kerätty tietoa yhdessä eri osa-alueiden asiantuntijoiden kanssa. Tämä on toiminut minulle erinomaisena perehdytyksenä organisaatioon ja toteuttanut tarpeen päivittää tilannetta organisaation tehtävien yhteydessä kertyvistä tietoaineistoista, niiden käsittelystä sekä kehittämistarpeista.

Työ tiedonhallinnan kehittämisessä jatkuu vuonna 2024 ja kytkeytyy olennaisesti Haaga-Helian prosessien kehittämiseen, tietosuojan ja tietoturvan toteuttamiseen sekä tietojärjestelmiin. Laajan kokonaisuuden hallinta vaatii toiminnan kriittistä tarkastelua mahdollisimman monesta näkökulmasta ja eri asiantuntijaryhmien tukea. Kokonaisuudesta riittää siis palanen kaikille huomioitavaksi omassa työssä ja mahdollistaa osallistumisen asioiden tekemiseen fiksummin yhdessä.