Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeen yhtenä tavoitteena oli tehdä automaatiokokeiluja, jotka olisivat monistettavissa useammalle pk-yritykselle. Tähän osallistui noin 20 yritystä, joista syntyi 12 automaatiodemoa. Demon edellytyksenä oli, että yrityksessä oli riittävästi digitaalista osaamista ja prosessit sellaisia, että niiden automatisoiminen oli mielekästä ja mahdollista.

Jotta osaisimme ratkaista oikeaa ongelmaa automaation avulla, lähdimme liikkeelle yrityksen prosessien kartoittamisesta. Tyypillisesti automatisoitavaksi päätyi jokin aikaa vievä, mutta varsin rutiiniluonteinen Excel-tehtävä. Etenkin pienillä yrityksillä mahdollisuuksia kalliisiin ohjelmistoinvestointeihin ei välttämättä ole, joten taulukkolaskenta paikkaa usein eri ohjelmien väliin jääviä tiedonsiirtoaukkoja tai muita puuttuvia toimintoja.

Alla listattuna teettämämme automaatiokokeilut. Automaatiot on yhtä lukuun ottamatta tehty Microsoft Power Automate -ratkaisulla, sillä tämä ohjelmisto oli kaikilla yrityksillä valmiina ja koettiin siksi helpoksi.

1. Tilintarkastajan otantatyökalu: valitsee pääkirjasta tositteet, jotka tilintarkastajan tulee tarkastaa käsin, päivittää tiedot tilintarkastajan dokumentointityökaluun.
2. Sopimuksien valmistelu: lähettää kokouskutsun, tekee sopimuspohjat ja sähköisen allekirjoituksen.
3. Omavero-tilanteen tarkastaminen tilitoimistolle – hakee OmaVerosta jokaisen asiakkaan saldot, selvityspyynnöt ja statuksen.
4. Osinkojen ilmoittaminen tilitoimistoille: muodostaa Excel-taulukosta tiedoston, jolla useamman yrityksen osinkoilmoituksen voi tehdä kerralla.
5. Excelistä kalenteriin: tekee Exceliin tehdyn aikataulun perusteella kalenterivarauksia halutuille henkilöille ja resursseille.
6. Excelistä Fennoa-tositteeksi ja OSS ilmoitukseksi: muodostaa Excel-taulukkojen perusteella Fennoa-kirjanpito-ohjelmaan vietävän csv-tiedoston sekä tiedoston, jolla voi ilmoittaa yrityksen OneStopShop-tiedot verottajalle.
7. Kalenterista laskulle: Tekee kalenterimerkintöjen perusteella Word-pohjaiset laskut asiakkaalle.
8. Isännöitsijän vastikereskontra: päivittää maksetut vastikkeet isännöitsijän vastiketavoitteet taulukkoon.
9. Huoltokalenteri ja ehdotussähköpostit: ehdottaa huollettaville laitteille uutta huoltoaikaa eri paikkakunnilla ja optimoi samalla asentajan reittejä.
10. Hakemistojen ja kansioiden tekijä tilitoimistolle: luo asiakkaalle koko vuonna tarvittavat hakemistorakenteet.
11. Royaltilaskutus: Tekee PowerBI-raporttien pohjalta itselaskutusta tai palkanlaskennan tositteita edelleenkäsittelyä varten.
12. Tietojen kerääminen PDF-tiedostoista: tämä oli ainoa epäonnistunut automaatio; annetut esimerkkitiedostot olivat liian erilaisia, jotta robottiautomaatio olisi ollut kannattava.

Vaikka prosessimääritykset tehtiin, yksi demo epäonnistui. Tässä automaatiossa yritys keräsi erilaisilta PDF-dokumenteilta tietoa Excel-taulukoihin. Dokumentteja oli paljon ja niiden muoto vaihteli, jolloin niiden opettaminen robotille olisi vienyt liikaa aikaa. Prosessia olisi pitänyt digitalisoida vielä enemmän tai mahdollisesti rakentaa jokin tekoälymalli. Tiedostojen arkaluontoisuuden takia tekoälyä ei pystynyt testaamaan avoimissa demoissa.

Tekemämme demot olivat hankkeen mielenkiintoisinta antia. Todistimme, että pienikin, jopa yhden hengen yritys, voi hyötyä automaatioista. Mielenkiintoista myös oli, että ulkopuolisilta konsulttiyrityksiltä ostettujen automaatioiden hinnat laskivat hankkeessa tehtyjen kilpailutusten myötä. Selkeästi konsulttiyritykset ovat tehneet automaatioita isommille yrityksille ja hinnat olivat sen mukaiset. Edullisimmillaan saimme automaatioita tehtyä noin tuhannella eurolla. Toki ennen käyttöä kaikki demot vaativat räätälöintiä, jotta ne toimivat yrityksen omilla laitteilla, ja tästä voi tulla pieniä kustannuksia.

Mikäli jokin näistä automaatioista kiinnostaa, kannattaa kysellä demon toteuttaneesta yrityksestä lisää.