Keväällä 2021 Verohallinnon johtama työryhmä laati selvityksen pienten yritysten tilanteesta digitalisoituvassa maailmassa (Teknologiateollisuus ry 2021). Työryhmä totesi selvityksessään, että vaikka ratkaisuja ja palveluja hallinnon digitalisoitumiseen on runsaasti tarjolla, tarvitaan silti vielä koulutusta, ohjausta ja neuvontaa, jotta aivan kaikki yritykset saataisiin toimimaan tehokkaasti digitaalisessa toimintaympäristössä.

Haaga-Heliassa syksyllä 2021 alkanut Euroopan sosiaalirahaston rahoittama Älykkään automaation osaamiskeskus -hanke pyrkii vastaamaan edellä mainitun selvitystyön esiin nostamaan haasteeseen. Hankkeessa tavoitteena on edistää uusimaalaisten mikro- ja pk-yritysten hallinnon automatisoitumista koulutuksen ja neuvonnan avulla.

Vaikka ajatuksemme on ollut edistää kansalaiskehittämiseen liittyviä taitoja pienissä yrityksissä, olemme käytännön yrityskohtaamisissa havainneet, että monesti pienet yritykset eivät välttämättä ole vielä siinä vaiheessa, että varsinaista ohjelmistorobotiikkaa voitaisiin ottaa käyttöön. Paljon voidaan kuitenkin tehdä digitalisoitumisen saralla jo yrityksen manuaalisia prosesseja karsimalla ja aineistoja digitalisoimalla.

Pienin askelin, papereiden tulostusta vähentämällä

Monissa yrityksissä saatetaan tulostaa erilaisia lomakkeita sekä niiden liitteitä, täyttää tietoja käsin lomakkeille, skannata käsin täytetyt lomakkeet liitteineen ja lähettää ne sitten sähköpostilla eteenpäin. Joissain tapauksissa lähetetään vielä paperipostia, joka saatetaan sitten vastaanottajan toimesta taas skannata ja tallettaa jonnekin – tai jopa laittaa mappiin, joka taas vie toimistosta fyysistä tilaa eikä ole kovinkaan saavutettava.

Tällainen useita manuaalisia vaiheita sisältävä prosessi on melko tehoton, ja usein toistuessaan vie tekijöiltään runsaasti aikaa. Saman dokumentin muuttaminen ensin paperiksi ja sitten sähköiseksi on turha aikasyöppö. Useimmiten riittäisi, kun dokumenttia käsiteltäisiin vain kerran, sähköisessä muodossa. Lomakkeiden ja liitteiden tulostaminen vain arkistoitavaksi tai hävitettäväksi ei ole myöskään kovin vastuullinen toimintamalli.

Toimistotyön automatisoinnista puhutaan paljon, mutta automaatio investointina saattaa tuntua suurelta ja vähän pelottavaltakin. Kuitenkin jo yhden työvaiheen digitalisoimisella voidaan saavuttaa merkittävää toiminnan tehostumista.

Yksi neuvontaamme osallistunut yritys hoiti asiakkaansa apurahahakemuksia paperisina. Manuaalisen työn vähentäminen oli yrityksen toiveena. Heidän asiakkaansakin olivat kyselleet mahdollisuutta asioida sähköisesti. Kartoitimme ja pohdimme erilaisia automaatio- ja tehostamisvaihtoehtoja, mutta lopulta päädyimme ratkaisuun, jossa erillisten paperisten lomakkeiden sijaan hakija täyttää sähköisen lomakkeen, josta tiedot saadaan tallentumaan suoraan yhteenvetotiedostoon.

Prosessiin jäi jonkin verran manuaalisia vaiheita sekä papereiden tulostamista, skannaamista ja lähettämistä postitse tai sähköpostilla. Mikäli prosessiin liittyvää arkistointia koskevat määräykset muuttuvat, voidaan kuitenkin digitalisointia jatkaa tämän ratkaisun pohjalta eteenpäin.

Jo tällaisenaan ratkaisu auttoi jättämään pois yhden manuaalisen tietojen syöttövaiheen, ja näin vähensi tehtävän vaatimaa aikaa sekä virheiden mahdollisuutta. Yritys päätti kokeilla tätä tehostamista ja kokeilun jälkeen pohtia, halutaanko prosessia tehostaa vielä lisää. Oman testauksensa ohella yritys kerää myös asiakkaidensa käyttökokemuksia jatkokehittämisen pohjaksi.

Digitalisaatio etenee Suomessa, osa muuta maailmaa seuraa perässä

Suomessa monia asioita on mahdollista jo hoitaa sähköisesti, mutta näin ei välttämättä ole kaikkialla. Olemme esimerkiksi edelläkävijöitä verkkolaskutuksessa, mikä on digitaalisen taloushallinnon peruskivi. Globaalissa maailmassa kauppaa käytäessä saatetaan törmätä meidän näkökulmastamme kenties hieman yllättäviinkin haasteisiin, kun esimerkiksi tavarantoimittajan ei olekaan mahdollista toimittaa laskuja muuten kuin paperimuodossa – tai ainakaan suomalaista koontilaskua ei samalla tavalla tunnisteta.

Eräässä auttamassamme yrityksessä yksi merkittävä haaste olivat heidän ulkomailta hankkimansa, myytävät tavarat, joista ei ollut mahdollista saada koontilaskua, vaan jokainen tapahtuma maksettiin erikseen. Koska kyseessä olivat luotto- tai pankkikortilla maksetut ulkomaanmaksut, eivät kirjanpidossa maksut ja saadut tositteet välttämättä aina kohdanneet toisiaan. Tämä taas aiheutti ylimääräistä selvitystyötä tilitoimistossa. Lisäksi jokaisen tapahtuman käsittely erikseen kasvatti yrityksen taloushallinnon kustannuksia, sillä todella monen järjestelmän tai tilitoimiston veloitus on tänä päivänä transaktiopohjaista.

Aluksi lähdimme ratkaisemaan tätä haastetta kokeilemalla, onnistuisiko laskujen ja maksusuoritusten täsmäyttäminen kirjanpito-ohjelman tekoälyn avulla, tai voisiko ohjelmistorobotti olla ratkaisu täsmäytysongelmaan. Havaitsimme nämä vaihtoehdot kuitenkin toimimattomiksi tässä vaiheessa.

Totesimmekin, että maksujen keskittäminen yhdelle maksukortille ja sen tapahtumien täsmäyttäminen ja hallinnointi luottokorttilaskulla voisi tässä tilanteessa tarjota nopeimman ja helpoimman ratkaisun siksi aikaa, kun kohdeyritys selvittää esimerkiksi erilaisia verkkokauppavaihtoehtoja tavarantoimittajansa kanssa.

Kehittäminen ei ole aina tahdosta tai osaamisesta kiinni

Edellä mainitut esimerkit osoittavat, että kehittämisen esteenä eivät aina ole digitalisaatioon liittyvä osaamattomuus, resurssipula tai muutosvastarinta. Monesti esteenä saattaa sen sijaan olla verkosto, jossa pieni yritys toimii. Myös erilaiset hallinnolliset säädökset ja ohjeistukset, joita tiettyjen toimijoiden on omassa työssään noudatettava, voivat asettaa haasteita.

Digitalisaatiota tulisi siis edistää ei vain mikrotasolla – siis pienissä yrityksissä – vaan yhteiskunnassa tulisi laajemminkin ymmärtää digitalisaation vaatimukset ja reunaehdot.

Suomessa digitaalista taloushallintoa ihan kansallisella tasolla edistää Patentti- ja rekisterihallituksen johtama Yrityksen digitalous -hanke. Toivottavasti samanlaista toimintaa saadaan vähintään myös EU-tasolle. Kokonaisuutta hahmottamalla voidaan yhdessä muotoilla ratkaisuja, joilla saadaan pienimmätkin toimijat kustannustehokkaasti mukaan digiloikkaan.