Haaga-Helian Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeessa tavoitteena on auttaa pienempiä yrityksiä robotiikan ja automaation ensiaskeleissa. Yhtenä tavoitteenamme on kehittää hankkeessa automaatioratkaisuja, joita voisi monistaa useamman saman alan pienen yrityksen käyttöön ja näin tehdä automaation käyttöönottoa helpommaksi.

Teemme hankkeessa jo yhteistyötä tilitoimiston edustajien ja Taloushallintoliiton kanssa. Esimerkiksi Excel-muotoisten kirjanpitotositteiden käsittelyä on nyt harjoiteltu hankkeen tarjoamissa koulutuksissa.

Toinen yhtenäinen, mutta monista pienistä yrityksistä koostuva toimiala on isännöintitoimistot, joiden automaatiomahdollisuuksia onkin nyt tutkittu tradenomiopiskelija Heli Ristolan vastavalmistuneessa opinnäytetyössä Taloushallinnon automatisointikohteet isännöintialalla.

Automatisoinnilta odotetaan monia etuja

Ristola haastatteli kesällä 2022 yhdeksää isännöitsijää Uudenmaan alueelta ja kyseli heiltä kiinnostusta työn automatisointiin ja isännöitsijöiden tekemistä toistuvista rutiinitöistä. Toistuvat, rutiininomaiset työt ovat tyypillisesti sellaisia joita kannattaa harkita ohjelmistorobottien tehtäväksi. Haastateltavilta kysyttiin myös mikä motivoisi isännöitsijöitä ottamaan automaatiota käyttöön.

Isännöitsijät suhtautuvat työtehtäviensä automatisoimiseen enimmäkseen kiinnostuneesti, harkintaa ja maltillisuutta unohtamatta. Haastatellut isännöitsijät edustivat niin pieniä kuin suuriakin isännöintitoimistoja, joiden tarpeet tulevaisuuden automatisoinneista ovat keskenään erilaiset. Seitsemän yhdeksästä haastatellusta kertoi organisaatiossaan olevan automatisointisuunnitelmia lähivuosille tai automatisointiprojekteja parhaillaan käynnissä. Isännöitsijöiden työtehtävistä löytyy myös toimistokohtaista vaihtelua.

Opinnäytetyötutkimuksen perusteella isännöitsijät odottavat tulevista työtehtäviensä automatisoinneista ensisijaisesti työaikasäästöä, jonka toivottiin ulottuvan myös kirjanpitäjien ja kiinteistösihteerien tehtäväkenttiin. Automatisointien toivottiin näin parantavan koko isännöintitoimiston tehokkuutta.

Seuraavaksi eniten odotettiin kustannussäästöjä, joiden avulla säästettäisiin niin isännöintitoimiston kuin taloyhtiöidenkin varoja. Näiden lisäksi tutkimustuloksista nousi esiin myös työn mielekkyyden parantaminen, tiedonhallinnan parantaminen sekä tallennetun tiedon virheettömyyden lisääminen. Toiveena oli kaiken kaikkiaan parantaa asiakastyytyväisyyttä, mikä sitouttaisi asiakkaita.

Uutta tietoa automatisoinnin tarpeista

Haastattelujen perusteella automatisointeja toivottiin muun muassa kausiraportointiin, ennustamiseen, vesi- ja latausmittareiden lukemien siirtämiseen laskuille, varauskalentereihin liittyviin tehtäviin, ryhmäviestiosoitteiston päivittämiseen, verkkopalvelupyyntöjen kirjaamiseen tiketiksi sekä nettilomakkeiden jatkokäsittelyyn.

Näiden toiveiden osalta automatisoiminen vaikuttaa toteutuskelpoiselta, kunhan prosessit ovat huolellisesti dokumentoitu ja tavoitteet määritelty ennen automatisointiprosessin aloittamista.

Opinnäytetyön tuloksena saatu lista automatisoitavista tehtävistä on hankkeelle hyödyllinen ja sitä tullaan käyttämään jatkossa. Seuraavaksi lähdemmekin toteuttamaan hankkeen yritysten kanssa jonkun listalla olevan automaation kokeiluversion (proof of concpetin). Toivottavasti tämä automaatio pääsee palvelemaan useampaa isännöitsijää!