Olemme olleet mukana jalkauttamassa taloushallinon ohjelmistorobotiikan (RPA) työkalujen käyttöönottoa Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeessa. Tässä kirjoituksessa jaamme omat hankeaikaiset kokemuksemme seikoista, joita onnistunut automaatio vaatii.

Löydä standardoidut prosessit ja niiden automatisoitavissa olevat osat

Edellytyksenä ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon on löytää ne taloushallinnon prosessin osat, jotka olisivat nykyisen manuaalisen toiminnan sijaan automatisoivissa. Tärkeää on huomata, että automaatiota tehdään ainakin aluksi yksittäisiin tehtäviin eli prosessin osiin, sen sijaan että koko prosessi automatisoitaisiin.

Tässä välissä on hyvä tarkastaa, että automaatiota kaipaava prosessi tai tehtävä on tärkeä ja olennainen. Joskus yrityksissä tehdään asioita siksi että ’näin on aina ennenkin tehty’, mutta kun tehtävää analysoidaan kriittisesti, saattaa paljastua, että se ei ole enää tarpeellinen.

Toinen huomio liittyy prosessin ja tehtävän virtaviivaisuuteen, varsinkin jos useampi ihminen tekee samaa tehtävää rinnakkain. Muutaman kerran hankkeessa olemme lähteneet kartoittamaan tehtävää ja nykytilakuvausta piirtäessä onkin selvinnyt, että yrityksen työntekijät tekevät saman asian usealla eri tavalla. Automatisoitava tehtävä pitää standardisoida niin, että se tehdään vain yhdellä tavalla. Vasta tämän jälkeen se kannattaa opettaa robotille.

Hyödynnä ensin olemassa olevien järjestelmien toimintoja

Kun vihdoin potentiaalinen automaatiokohde on tunnistettu, täytyy erikseen arvioida millä tavalla automatisointi kannattaisi toteuttaa. Aina ei välttämättä ole tarvetta hankkia erillistä lisenssiä RPA -ohjelmistoihin, vaan monesti automaatio voidaan toteuttaa kustannustehokkaammin olemassa olevien järjestelmien toimintoja hyödyntäen.

Useamman kerran olemme huomanneet, että yrityksen käyttämässä järjestelmässä on valmiina jo haluttu automaatioratkaisu, tai järjestelmään voi hankkia lisäosan, jossa automaatiota on. Kannattaa siis ensin tutustua omaan järjestelmään ja kysyä vaikka ohjelmistotoimittajalta sen mahdollisuuksista.

Perinteinen Excel ja muut toimistotyökalut tarjoavat valmiita automaatiotyökaluja sisäänrakennettuina. Visual basic-ohjelmistokieltä kannattaa hyödyntää automaatioiden rakentamiseen ja Excel-makrojen räätälöintiin. Perinteisten makrojen rinnalle on tullut Exceliin vielä varsin vähän tunnettu office scripts-toiminnallisuus, joka mahdollistaa automaation skaalautumisen Excel-työkirjoissa.

Samoin sekä Excelistä ja Power BI:stä löytyvä Power Query ETL-työkalu mahdollistaa kansalaiskehittäjälle sellaista tietojen käsittelyyn liittyvää automaation kehittämistä, joka olisi takavuosina vaatinut oman sovelluskehittäjän palkkaamista organisaatioon.

Kansalaiskehittäminen kannattaa

Mikäli päädytään ohjelmistorobotiikkaohjelmiin, on tarjolla pienellekin yritykselle useita eri ratkaisuja. Hankkeessamme olemme keskittyneet helppokäyttöisiin ohjelmistoihin kuten UiPathin StudioX ja Microsoftin Power Automate. Molemmilla ohjelmistoilla voidaan tehdä sekä helppoja kansalaiskehittäjän automaatioita, että haastavampiakin prosessiautomaatioita.

RPA-ohjelmistoissa esimerkiksi työnkulkujen luonti, parametrointi ja muokkaaminen eivät välttämättä vaadi koodaustaitoja. Ne hyödyntävät low-code tai no-code teknologioita, ja ovat siten liiketoiminnassa työskentelevien henkilöiden itse ylläpidettävissä.

Monimutkaisemmat automaatiot ja mahdollisten virhetilanteiden käsittelyn ohjelmointi voi vaatia ohjelmistokonsultin osaamista. Sovelluskehitys on kuitenkin kehittymässä entistä enemmän kansalaiskehittämisen suuntaan.

Huomioi ylläpito ja kannattavuus ratkaisun valinnassa

Erityisen tärkeää on huomioida valitun ratkaisun ylläpidettävyys. Ylläpidettävyydellä tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä, että yrityksessä automaatiosta vastaava henkilö pystyy itsenäisesti muokkaamaan automaatiota, mikäli prosessissa tai tietosisällössä tulee muutoksia.

Vaihtoehtoisesti pitää varautua siihen, että monimutkaisempaan automaation päivittämiseen on mahdollisuus hankkia ylläpito ja robotin päivittämisen yritys voi ostaa ulkopuolisena palveluna. Ylläpitoon menee aikaa, sillä kun automaatioita on paljon, menee jossakin aina välillä jokin ’rikki’ käyttöliittymien tai työn muuttuessa.

Ja ennen kuin päädytään automatisointiin, pitää hankinnan kannattavuutta arvioida. Huomioon tulee ottaa robotin käyttöikä ja mahdolliset ajansäästöt verrattuna siihen tehtyyn investointiin. Ohjelmistorobotiikkaohjelman kustannuksen lisäksi robotin rakentamiseen menee aikaa, teki sen ulkopuolinen konsultti tai itse. Robotti voi toki parantaa laatua tai työtyytyväisyyttä, mutta silti investointilaskelma on syytä tehdä. Robotin toimintaa tulee ja kannattaa aina mitata ja seurata.

Tekoäly tuo mukanaan yhä enemmän automaatioita

Ohjelmistorobotiikka (RPA) on kehittynyt isoin harppauksin viime vuosina ja se on yhdistettävissä tekoälyalgoritmeihin. Tämä mahdollistaa yhä suuremman sovelluskentän taloushallinnon automatisointiin. Tekoäly vaatii kuitenkin oppiakseen systemaattista dataa ja sen käsittelyyn liittyy sekä lainsäädännöllistä regulaatiota ja tietoturva-aspekteja, jotka täytyy huomioida tekoälysovellusten käyttöönotossa.

Käytännön sovelluskohteita tekoälylle taloushallinnossa löytyy varsin laajasti esimerkiksi ennusteiden laadintaan, osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn ja datan kausaalisuussuhteiden tunnistamiseen (Räty 2023; Heikkilä 2023). Vaikka jotain kaupallisiakin taloushallinnon tekoälyratkaisuja on jo tarjolla, ovat isotkin yritykset myöntäneet, että tekoälyn hyväksikäyttö on vasta kokeiluasteella (UiPath Summit 2023). Näistä pienetkin voivat sitten saada oppia.

Odotettavissa siis on, että tekoälyteknologian kehittyessä RRA-käyttöliittymät jatkossa tukevat näitä teknologioita vielä enemmän ja mahdollistavat yhä enemmän automaatioita, jopa itse tehtyinä.

Kuva: www.shutterstock.com