Tietohallinnon rooli on mahdollistaa ydintoimintojen häiriötön sujuminen, ja digiratkaisut ovat periaatteessa niiden ominta alaa. Vaikka digi tarjosi tarvittavat kuviot pyörähtelyyn koronan kanssa, ei nopean rytmimuutoksen onnistuminen ollut mitenkään itsestään selvää. Tietohallintojen tukitoimet ovat toki vain yksi osa isossa kuvassa, mutta oman katsauksen arvoisia.

Perjantaina maaliskuun 13. päivänä viesti Arenen rehtorikokouksen päätöksistä laukaisi liikkeelle todellisen quickstepin: ammattikorkeakoulujen opetus siirtyi käytännössä yhden viikonlopun aikana toteutettavaksi etämoodissa, tietohallinnon näkökulmasta tietoverkkoinfrastruktuurin varaan.

Välitön huoli koski niin itse tietoverkon kuin opetuksen tarvitsemien virtuaalialustojen kapasiteetin riittävyyttä. Alkusoittona Microsoft vakuutti kyseisenä perjantai-iltapäivänä pilvipalveluidensa kestävän miten huomattavan käyttäjämäärän kasvun tahansa – maanantaina ne olivatkin koko Euroopassa jumissa. CSC:n orkestroima korkeakoulujen runkoverkko FUNET on mitoitettu kestämään isot datamäärät, mutta videoneuvottelupalveluiden kestokyky piti nuotittaa uudelleen. Käyttö monikymmenkertaistui parissa päivässä ja oli jo 110-kertainen muutaman viikon jälkeen. Muutos edellytti aktiivista ja jatkuvaa tiedottamista, sillä esimerkiksi henkilötietojen käsittelystä vaadittiin luotettavaa faktaa.

Huhtikuun puolivälissä media löi rumpua Zoom-alustan tietoturvan kyseenalaistamiseksi. Ylläpitäjillä oli näissä riitasoinnuissa täysi työ viestiä, ettei korkeakoulujen alustaratkaisu ollut lainkaan sama kuin mediassa käsitelty.

Myös muuta virittämistä tehtiin tietohallinnoissa: Patisteltiin jokaista avaamaan järjestelmiensä käyttöohjeita ja -kokemuksia, jotka yleensä oli turhaan upotettu intranetien syövereihin. Asiantuntijoista pyrittiin keräämään kansallisia varahenkilölistoja lieventämään riskiä, että koronaan sairastuisi jonkun yksittäisen korkeakoulun koko osaajajoukko – tässä pyrkimyksessä ei tosin kovin hyvin menestytty. Helpdeskit jouduttiin organisoimaan uudelleen, ja sähköisen allekirjoituksen käyttöönotot saivat vahvan sykäyksen, kun asiakirjoja ei voitu kuitata perinteisin menoin. Ja paljon muuta.

Seuraava koronan tahdittama säkeistö sambattiin valintakoeprosessin parissa, ja kaikkihan sujui kuin valssi kesällä. Ammattikorkeakoulujen eteneminen muistutti supisuomalaista letkajenkkaa: päätöksenteossa oli pari sivupotkua, hyppy eteen, taakse ja sitten muutama eteenpäin. Lopulta kuitenkin edettiin yhtenä jonona Grande Finaleen.

Yliopistoilla tilanne muistutti enemmän modernia jazzbalettia, jossa individuaalit ainelaitokset pyrkivät esittämään mitä mielikuvituksellisimpia muuveja. Koreografioiden ero tiivistyi nimenomaan digitaalisiin ratkaisuihin – haluttiin ex tempore käyttää työvälineitä kohteissa, mihin ne todellakaan eivät olleet suunniteltuja, saati sopivia. Ammattikorkeakoulujen onni oli yhteinen sähköinen valintakoejärjestelmä, jonka käyttöä oli jo edellisenä syksynä ehditty harjoitella. Siihen nojaten pystyttiin Arenen kautta lopulta tuottamaan baletin kasassa pitäneet linjaukset. Yliopistoissa nimenomaan tietohallinnot tuottivat hermostuneita arvioita kuin Tanssii tähtien kanssa -tuomarit ikään, nostaen esille monia tunnistamiaan tyylivirheitä ja dissonansseja, joita laitoksilta koostettuun sekavaan valintapartituuriin sisältyi.

Vaikka lopputahdit koronasta ovat vielä edessä, voi arvioida ainakin useiden tietohallinnon askelkuvioiden onnistuneen. Tosin nyt on vain skaalaamalla digitoitu aiemmin pilotoituja toimintoja, eikä digiloikka ole ollut pitkä. Esimerkiksi valintakoetoteutus on melko perinteisen toimintamallin siirtämistä digikontekstiin, ei niinkään uusi menettelytapa. Prosesseja pitää edelleen uudistaa, kun tai jos jatkossa tarvitaan yhä yksilöllisempiä valintamuotoja tai nopeampia valintaratkaisuja.

Aiheutuneita kustannuksia ei myöskään ole liiemmälti pohdittu. Seuraaviin digisäkeistöihin tilausta riittää, ja tahtipuikko toivottavasti riistetään pian pois koronalta.