Yhä useampi pieni yritys on alkanut harkitsemaan toimistotyön tehostamista ohjelmistorobotiikan avulla. Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeessa autettiin pk-yritysten kansalaiskehittäjiä alkuun tekemällä automaatiodemoja ja pitämällä ohjelmistorobotiikkakoulutuksia. Kansalaiskehittäjällä tarkoitetaan tässä muuta kuin IT-alan asiantuntijaa, jolla ei välttämättä ole koodaustaitoja, mutta joka kuitenkin haluaa kehittää omaa toimistotyötä. Lisää kansalaiskehittämisestä voit lukea täältä.

Robotiikkaa voi käyttää moniin tarkoituksiin

Projektissa käytettiin työkaluina UiPathia sekä Microsoftin Power Automatea. Kyseiset työkalut ovat sopivia pienelle yritykselle: ne ovat edullisia, helppokäyttöisiä ja nopeasti opittavissa sekä käyttöönotettavissa. Näiden ohjelmistojen avulla koulutukseen osallistuneet pystyivät tekemään pieniä automaatioita omassa työssään. Osallistujat automatisoivat esimerkiksi sähköpostien arkistoimista ja lähettämistä, tiedonhakua internetsivuilta sekä Excelin käyttöä.

Monimutkaisemmat automaatiot on kuitenkin syytä antaa asiantuntijoiden tehtäväksi, sillä niihin menee liian paljon aikaa aloittelijoilta. Kaikki tällaiset laajemmat automaatiodemot hankkeessamme toteutettiin Microsoft Power Automate -ohjelmistolla. Hankkeessa toteutettiinkin robotiikkaa esimerkiksi sopimusten valmisteluun, töiden hallintaan, asiakaskäyntien hallinnoimiseen, kansioiden hallintaan ja laskutukseen liittyen.

Ohjelmistoissa on eroja

Vaikka Microsoft Power Automaten avulla on helppo automatisoida sähköpostin lähettämistä ja muutakin, niin – yllättävää kyllä – Excel-taulukoiden automatisointi on toistaiseksi kansalaiskehittäjälle helpompaa UiPathin ohjelmalla. Power Automaten desimaalikäsittely on amerikkalaisten standardien mukainen, eli se käyttää desimaalipistettä, ja siksi laskentataulukoiden käsittelyssä tämän joutuu huomioimaan. Olisikin toivottavaa, että tähän liittyviä päivityksiä olisi pian tulossa. Onneksi robotiikkaohjelmistot kehittyvät koko ajan, sillä uusia versioita niistä tulee kuukausittain.

Ohjelmistojen käyttöön vaikuttaa myös se, minkä ohjelman on ensin oppinut. Jos on opiskellut UiPathin ja sen jälkeen siirtynyt Power Automaten käyttäjäksi, joutuu tekemään asioita hiukan eri tavalla, vaikka ohjelmistot ovatkin melko samanlaisia.

Ohjelmistorobotiikkaan kannattaa tutustua

Monet ohjelmistotoimittajat tarjoavat laadukkaita avoimia oppimisympäristöjä, minkä lisäksi YouTuben esimerkkejä soveltamalla löytyy usein ratkaisu omaan automaatioon. Robotiikkaohjelmistojen opettelu ja käyttö on helppoa, jos siihen varaa hieman aikaa joka viikko. Yhden robotin ohjelmointi viikossa pitää hyvin robotiikkataidot yllä! Moniin ohjelmistoihin on tulossa myös GPT-tekoälyä. Tällöin käyttäjä voi sanella, mitä haluaa automaation tekevän, ja ohjelmisto tekee automaation perusrakenteen, johon sitten lisätään omia parametrejä tarpeen mukaan.

Tulevaisuudessa olisi hyvä, jos myös Haaga-Helialla olisi ohjelmistorobotiikan ja kansalaiskehittämisen strategia. Tällainen strategia kannustaisi kansalaiskehittäjiä kehittämään työtään yhdessä, automatisoimaan rutiinejaan ohjelmistorobottien avulla ja jakamaan parhaita käytäntöjä niiden käyttöönottamiseksi. Strategia varmasti maksaisi itsensä takaisin parantuneena työn tuottavuutena – tutkimusten mukaan ohjelmistorobotiikka parantaa työn tuottavuutta kymmeniä prosentteja.