Toimistotyön automatisointia ja ohjelmistorobotiikan (RPA) käyttöönottoa suunnittellaan tällä hetkellä useassa yrityksessä. Ennen automaatioprojektin aloitusta, pitäisi päättää millä teknologialla robotit toteutetaan.

Ohjelmistorobotiikan mahdollistajia ovat olleet helppokäyttöiset low-code /no-code -ohjelmistot, joilla liiketoimintakäyttäjä (citizen developer) pystyy itse tekemään automaatiota helpottamaan omaa työtä. Koko organisaation automaation rakentamiseen tarvitaan kuitenkin IT-ammattilaista.

Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeessa vertailimme ohjelmistorobotiikkateknologioita ja teimme omaa työtä helpottavia ohjelmistorobotteja.

Robotiikkajärjestelmien käytettävyys ja sopivuus erityisesti pienille yrityksille

IT-konsulttitalo Gartner arvioi vuosittain yleisimmät robotiikkateknologiaohjelmistot Magic Quadrant nelikenttäänsä. Viime vuosina samat tuotteet ovat esiintyneet johtavien teknologioiden joukossa: UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism ja Microsoft Power Automate.

Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeessa Haaga-Helian IT-tradenomiopiskelija Elina Putus toteutti tutkimuksen, jossa hän vertasi robotiikkajärjestelmien käytettävyyttä ja sopivuutta erityisesti pienille yrityksille.

Mukana tutkimuksessa oli kolme Gartnerin tunnistamaa teknologiajohtajaa: UiPath, Blue Prism sekä Microsoftin Power Automate. Näiden lisäksi vertailuun otettiin mukaan alun perin Suomessa Nokian ohjelmistojen testaukseen käytetty Robot Framework, joka on avoimeen lähdekoodiin perustuva teknologia.

Useiden asiantuntijoiden arvion mukaan oman työn automatisointi tulee tulevaisuudessa olemaan yhtä yleistä kuin Excelin käyttö. Elinan tutkimuksessa aikaisemmin järjestelmiä käyttämätön koehenkilö teki ohjeiden avulla yksinkertaisen robotin. Myös robotiikkateknologioiden kustannuksia arvioitiin.

Lopputuloksena käytettävyydeltään parhaaksi ja pienelle yritykselle sopivimmaksi koettiin UiPathin ja Microsoftin ratkaisut. Nämä järjestelmät ovat visuaalisia ja sopivat hyvin koodausta osaamattomille liiketoimintakäyttäjille.

Robotiikan kustannukset

Järjestelmää hankittaessa täytyy yrityksessä selvittää myös kustannuksia. Robotiikka-prosessit pitää aina ensin suunnitella ja kustannukset tästä ovat suunnilleen samat järjestelmästä riippumatta.

Robotin käytöstä maksetaan lisenssimaksuja, ja näissä on eroja. UiPathin ratkaisut ovat maksuttomia pienille yrityksille, mutta mikäli haluaa, että robotti toimii itsekseen ajastettuna, pitää siihen hankkia Orchestrator-palvelu, joka nostaa robotin ’kuukausipalkan’ jo yli tuhanteen euroon. Tässä tapauksessa robotilla kannattaa teettää töitä 23/7 (tunti tai vähintään 15 minuuttia vuorokaudessa pitäisi varata robotin huoltoa varten).

Power Automaten työpöytäratkaisu kuuluu Microsoft 365 -tilaukseen, ja itsekseen toimivan robotin saa hintaan 150 $ kuukaudessa. Tarjolla on myös robotti vuokrattavana työvoimana minuuttihintaan, RaaS-Robot as a Service voi olla erityisesti pienille organisaatioille järkevä ratkaisu.

Hankintakustannusten osalta avoimen lähdekoodin järjestelmät ovat luonnollisesti ylivoimaisia. Näissä lisenssimaksuja ei ole. Esimerkiksi Robot Framework jäi kuitenkin viimeiselle sijalle käytettävyystestissä, koska siinä ei ole graafista käyttöliittymää, vaan automatisointi tehdään perinteisesti koodaamalla. Liiketoimintakäyttäjälle tämä ohjelmisto siis harvoin sopii, mutta IT-asiantuntijan tekemän automaation sillä voisi hyvin toteuttaa. Ratkaisu toimii hyvin sekä isoille että pienille yrityksille.

Omia automaatiokokeiluja hanketoiminnassa

Kokeilemme hankkeessa automaatioteknologioita myös itse, ja pyrimme helpottamaan niiden avulla omaa työtämme.

Esimerkiksi hankkeemme markkinointisähköpostit lähettää koodaustaidottoman kirjanpidon opettajan tekemä robotti annetun Excel-tiedoston sisältämiin osoitteisiin. Sähköpostit haluamme lähettää henkilökohtaisina, koska sähköpostiohjelmat laittavat suurille vastaanottajamäärille lähetetyt sähköpostit herkästi suoraan roskapostilaatikkoon.

Tämä robotti säästi työaikaa, sen tekeminen helppokäyttöisellä UiPath StudioX työkalulla kesti puolisen tuntia testauksineen. Lisäksi satojen sähköpostien lähettäminen käsin ei ole mitenkään mukavaa työtä, ihmisen ei ole tarkoituksenmukaista työskennellä robotin tavoin.

Olemme lisäksi kokeilleet Microsoftin Power Automatea. Ratkaisu on erittäin mielenkiintoinen erityisesti liiketoimintakäyttäjälle, sillä Microsoft tarjoaa sitä osana Microsoft Power -alustaa. Järjestelmä on koettu helppokäyttöiseksi, lisäksi Power Automatesta löytyy valmiita automaatiomalleja, joita voi soveltaa omaan työhönsä.

Kuva: www.shutterstock.com