Tänä päivänä lähes poikkeuksetta jokaisen yrityksen toiminnan taustalta löytyy useita liiketoiminnan kannalta aivan oleellisia tietojärjestelmiä. Digitalisaatio jatkaa etenemistään ja hyötyjä ja tehostusta haetaan jatkuvasti kiristyvässä kilpailussa. Ei riitä, että on yhtä hyvä kuin kilpailija, pitää olla parempi. Yksi osa-alue, jossa voi erottautua on liiketoimintaprosessit ja niiden tehokkuus. Siinä tietojärjestelmillä on valtava merkitys.

Sekä liiketoimintaprosessien että IT-ratkaisuiden ymmärtäminen on tärkeää

Kuka sitten määrittelee ja kehittää tietojärjestelmiä? Usein yrityksillä itsellään ei ole riittävää osaamista kehittämiseen ja tarpeiden ja vaatimusten kuvaaminenkin on vaativaa.

Tavallisesti yritykset ovat itse alkuun todenneet tarpeen ja kuvanneet jollakin tavoin niitä odotuksia ja vaatimuksia, joita tietojärjestelmiltä odotetaan. Sen jälkeen kilpailutetaan toimittajia kutsumalla IT-yrityksiä tarjouskilpailuun. Kilpailun voittaja valitaan tarjousten perusteella eri kriteerein, joita voivat olla hinta, referenssit, toiminnallisuus, käytettävyys jne. Jo tässä vaiheessa voi määrittelyissä tulla esille kokonaisuuden hintaa turhaan nostavia vaatimuksia, joten on tärkeää, että teknistä vuoropuhelua potentiaalisten toimittajien kanssa ei jätetä väliin.

Tarjouskilpailun voittajan selvittyä alkaa varsinainen työ. Toimittajan tulee ymmärtää mitä asiakas oikeasti haluaa ja tarvitsee. Saadakseen vastauksen siihen tulisi hänen vielä uskaltaa kysyä asiakkaalta miksi jokin toiminnallisuus on tärkeä. Tämä vaatii asiakkaan liiketoiminnan tuntemusta.

Mitä paremmin toimittaja tuntee asiakkaansa liiketoimintaympäristön, sitä tarkempia ja parempia kysymyksiä toimittaja pystyy tekemään asiakkaalle. Tämä on kaikkien etu, sillä näin varmistetaan, että asiakas on tunnistanut tarpeensa. Samalla asiakas on joutunut perustelemaan vaatimuksia, jotta tietojärjestelmän toiminnoilla saavutetaan todellisia hyötyjä.

Toimivan tietojärjestelmän teko vaatii ymmärryksen sen käytöstä

Paraskaan ohjelmoija ei pysty tekemään toimivia tietojärjestelmiä, jos ei ymmärrä miten ja miksi tietojärjestelmää käytetään. Tähän auttaa hyvin pidetyt työpajat asiakkaan kanssa, jossa asiakkaan liiketoimintaprosessit käydään huolellisesti läpi yhdessä.

Vanhoja prosesseja sellaisenaan ei kannata digitalisoida, vaan aina on ensin pohdittava mitä arvoa prosessi tuottaa, onko se optimaalinen vai peräti tarpeeton, ja kokonaan automatisoitavissa. Automatisointi onkin nopeuttanut ja tehostanut merkittävästi liiketoimintaprosesseja ja samalla parantanut niiden laatua, sillä inhimillisten virheiden mahdollisuus on silloin minimoitu. Hyvänä esimerkkinä automatisoinnista voi olla vaikkapa laskutus, jossa laskujen käsittelyä ja hyväksymisprosessia on saatu tehostettua automaation avulla.

Moderneissa järjestelmissä toimintojen asiakaskohtaiset määrittelyt, kehittäminen ja muutosten tekeminen on nopeaa ja helppoa. Toiminnallisuus kuvataan graafisesti. Perinteisen ohjelmoinnin tarve vähenee , ns. No-code- ja low-code -ratkaisu kääntää toiminnallisuuden koodiksi, joka sitten toteuttaa sovelluksen, palvelun tai prosessin (Gartner 2022).

Mikä IT-tradenomille on tulevaisuudessa tärkeää?

Tietojärjestelmiä kehitettäessä, tulee vastata kolmeen kysymykseen: miksi, mitä ja miten? Työmäärien näkökulmasta miten-kysymykseen vastaaminen on selvästi työllistävin osa koko projektin saattamisessa maaliin. Jos ja kun miten-kysymykseen vastaaminen muuttuu oleellisesti jatkossa helpommaksi low-code ja no-code toimintojen yleistyessä, on syytä paneutua kahteen ensimmäiseen kysymykseen entistä huolellisemmin.

Se toimittaja, joka ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa parhaiten, ja pystyy asiakkaan kanssa työpajojen muodossa oleelliset asiat selkeyttämään, on kilpailullisesti etulyöntiasemassa. Kun itse toimittaminen ei välttämättä enää olekaan määräävin tekijä toimittajaa valitessa, IT-tradenomin onkin tulevaisuudessa ymmärrettävä asiakkaiden liiketoimintaa entistä paremmin. Näin hän pysyy kilpailukykyisenä työmarkkinoilla.