Digitaalisten viestintävälineiden kehitys on mahdollistanut sen, että monet oppitunnit, seminaarit ja koulutukset ovat siirtyneet täysin tai ainakin osittain verkkoon. Monille tämä kevät on tarkoittanut valtavaa digiloikkaa suorien virtuaalisten tilaisuuksien sekä video- ja äänitallenteiden maailmaan. Myös meillä Haaga-Heliassa on jouduttu siirtymään etäyhteyksien äärelle niin opetuksessa kuin muiden tilaisuuksien kohdalla. Voimmekin siis sanoa, että ihan ummikkoja emme ole, mutta myös me olemme monessa mielessä olleet uuden äärellä.

Miten me ja muut virtuaalisia esiintymisiä toteuttavat voimme varmistaa, että sisältömme ovat laadukkaita, pitävät vastaanottajien mielenkiinnon yllä ja ovat riittävän selkeitä? Kaiku Helsinki -viestintätoimiston Tulevaisuusluotain-julkaisun mukaan digitaaliset ympäristöt ja viestinnän kiihtyvä nopeus aiheuttavat empatiavajetta, ja siksi empatiataitojen kehittäminen on entistä tärkeämpää. Virtuaalimaailmassa on entistä tärkeämpää kiinnittää huomiota viestinnän empaattisuuteen. Haluammekin tarjota muutamia kokemuksiimme pohjautuvia vinkkejä, joiden avulla on helppo varmistaa, että niin live-esityksissä kuin äänitteissä ainakin perusasiat ovat kunnossa ja vastaanottaja tuntee, että hänet on otettu huomioon.

Puhu ihmisille, älä mikrofonille tai ruudulle

Ole läsnä. Koneen ääressä katse kohdistuu usein helposti ruutuun. Olisi kuitenkin hyvä muistaa katsoa kameran linssiin, jolloin vastaanottajasi kokee, että puhut hänelle etkä ruudulle. Kiinnitä myös huomiota siihen, mitä vastaanottajasi näkee: missä asennossa olet, mitä taustalla näkyy jne. Fyysisellä olemuksellasi voi olla yllättävänkin paljon merkitystä kokonaisvaikutelman kannalta. Muista siis laittaa housut jalkaan, vaikka kuvaruutu katkeaisikin vyötärösi kohdalle.

Ääneen perustuvassa sisällössä on puolestaan tärkeää puhutella ihmisiä, ei mikrofonia. Kun et näe fyysisesti vastaanottajiasi, esityksestäsi saattaa kadota inhimillisyys. Varmista, että äänesi kuuluu selkeästi ja puhut tarpeeksi hitaasti ja ettei taustalta kuulu ylimääräistä meteliä. Voit vaikka ottaa yhden tai pari harjoituskierrosta, äänität sitten tallennetta tai olet suunnittelemassa suoraa esiintymistä.

Anna yleisöllesi mahdollisuus osallistua

Vaikka toimimmekin virtuaalimaailmassa, emme saa unohtaa vuorovaikutusta. Se, että emme ole fyysisesti samassa tilassa yleisömme kanssa ei tarkoita, etteivätkö he haluaisi keskustella kanssamme. Koska virtuaalimaailmassa kehon ja kasvojen vihjeet ovat usein vaikeammin havaittavissa, on hyvä muilla tavoin varmistaa, että vuorovaikutus toimii ongelmitta. Sanallista vaikka heti aluksi, milloin ja miten tilaisuuden osallistujien on mahdollista kysyä ja kommentoida.

Muista myös kertoa, missä vaiheessa vastaat, etteivät kyselijät luule sinun unohtaneen heitä. Jos kyseessä on äänite, voit pyytää kysymyksiä tai kommentteja jälkikäteen. Kannattaa myös harkita palautteen pyytämistä sisällön lisäksi myös esiintymisestäsi.

Jäsennä ajatuksesi selkeästi ja tiivistä

Suunnittele esityksesi ainakin kevyesti, vaikka simppelin käsikirjoituksen muotoon. Sisältöä ei kuitenkaan kannata toistaa sanasta sanaan, jotta esitys on edelleen luonnollinen. Tärkeää on myös olla tiivis: pitkät tilaisuudet tai äänitteet voivat tuntua puuduttavan pitkältä, vaikka aihe olisi kuinka kiinnostava. Tähän auttavat myös tauot ja aiheen pilkkominen pienempiin osuuksiin. Yksinkertainen sisältörunko auttaa sinua myös muistamaan kertoa kuulijoille, mitä on seuraavaksi tulossa. Näin sisältöä on heti helpompi seurata.

Muista myös, että sinun ei tarvitse olla täydellinen: jos puheen kulku katkeaa tai epäröit, voit pitää pienen tauon ja koota ajatuksesi. Jos esiintyminen tuntuu todella takkuavan, voi olla hyvä sanoittaa epäröinti yleisöllesi. On myös hyvä tiedostaa, että oma kokemus töksähtelevästä puheesta ja katkeilevasta ajatuksesta ei välttämättä ole se, mitä vastaanottajasi kokee.

Panosta esitysmateriaaleihin

Pelkkä puhe voi olla puuduttavaa. Vaikka esityksessäsi painottuisikin vain kuva tai ääni, kannattaa miettiä, auttaisiko vastaanottajaa esityksessä myös toisenlaisen tekniikan hyödyntäminen. Voisitko esimerkiksi tehdä muutamia dioja muistilistoineen tai graafeineen, jotka helpottavat aiheen hahmottamista? Ole kuitenkin tässäkin tiivis: esitystä saatetaan seurata hyvin pieniltä päätteiltä, jolloin liika teksti tai kovin täyteen ahdetut graafit eivät välttämättä erotu tarpeeksi selvästi.

Sekä pelkkään videoon että pelkkään ääneen perustuvassa esityksessä kannattaa myös harkita sisällysluettelon, väliotsikoiden tai siirtymälauseiden hyödyntämistä. Näin vastaanottajasi pysyy paremmin kärryillä ja tietää, mitä seuraavaksi on tulossa.

Varmista, että tekniikka toimii

Audiovisuaalisissa sisällöissä ja virtuaalisessa vuorovaikutuksessa on luonnollisesti erittäin tärkeää, että kuvan ja äänen laatu on riittävä. Mikään ei harmita enemmän kuin se, että hyvin harjoiteltu ja valmisteltu sisältö kärsii epäselvästä kuvasta tai rätisevästä äänestä.

Keneltäkään ei voida vaatia ammattilaistason teknistä osaamista. Voit kuitenkin itse varmistaa etukäteen, että kuvan ja äänen laatu riittää ja että tekniikan pettäessä ammattilaisapu on lähellä.

Tässäkin asiassa harjoitus tekee lopulta mestarin. Koronakriisi on pakottanut monet ottamaan ensimmäisen askeleensa virtuaalisten esitysten maailmaan ja hieman kokeneemmallekin tilanne voi olla haastava. Ole siis ymmärtäväinen itseäsi ja muita esiintyjiä kohtaan.

Koska esiintyjiä ja esiintymistapoja on monia, toivomme kuulevamme teiltä kokemuksia virtuaaliesiintymisestä ja vinkkejä siihen, miten omaa esiintymistä voi parantaa.