Lean sitä, lean tätä, lean tuota – lean-sanan voi yhdistää lähes mihin tahansa, mutta mitä se oikeasti tarkoittaa? Kiteytettynä lean on ajattelutapa, joka pyrkii jatkuvasti ja systemaattisesti parantamaan “oikeiden” asioiden tekemistä. ”Oikea” työ ei sisällä turhaa työtä, vaan tuottaa asiakkaalle lisäarvoa. Näin ollen lean voi toimia myös strategiana ja kasana menetelmiä tavoitteen saavuttamiseksi. Se uudistaa ja voimaannuttaa organisaation henkilöstöä osaamisen kehittämisen ja motivoinnin (autonomian, taituruuden ja merkityksen) keinoin.

Opetuskontekstissa lean nopeuttaa niitä yhteisprosesseja, joilla korkeakoulu tuottaa uutta osaamista työelämään. Lean perustuu viiden askeleen toimintamalliin, jota sovelsimme korkeakoulukontekstiin seuraavasti:

1. Asiakasarvo: Tunne opiskelijasi tai yrityskumppanisi ja tiedä mitä hän tarvitsee, milloin ja mihin se liittyy (välitön tulostarve vai välillinen kokemus- tai tunnetarve). – Mitä opiskelija tai yrityskumppani tarvitsee?
2. Arvoketjun tunnistaminen: Kuvaa erilaiset oppimisprosessit, poista lisäarvoa tuottamattomat toiminnot ja tehosta tuottavia yhteistyöprosesseja. – Mitkä prosessit tuottavat uutta osaamista työelämään ja lisäarvoa opiskelijalle?
3. Sujuva virtaus: Poista hukka eli oppimisen ja työn keskeytykset, odottelut, huono ergonomia, luovuuden puute ja ylikuormitus – Mitkä asiat eivät luo ja toisaalta luovat arvoa oppimisen ekosysteemille? Mitkä asiat parantavat tai eivät paranna yhteisömme ilmapiiriä ja viihtyvyyttä?
4. Imuohjaus: Tarjoa palvelu opiskelijan tai yrityskumppanin heti tarpeen syntyessä, ilman “välivarastoja”. – Miten opiskelijaa tai yrityskumppania voidaan palvella nopealla aikataululla sekä ilman välikäsiä?
5. Täydellisyys: Kehitä oppimisprosesseja jatkuvasti, hahmota ekosysteemi-kokonaisuus ja osien väliset yhteydet sekä juurisyyt eli ymmärrä systeemiajattelua. Tärkein kehittämisen kohde löytyy lähes aina osien välisistä yhteyksistä. Jos oppimisen ekosysteemin ympäristö muuttuu, myös optimaalista oppimisratkaisua on päivitettävä.  – Miten eri prosessit vaikuttavat toisiinsa oppimisen ekosysteemissä? 

Lean-menetelmä opettajan näkökulmasta

Mennään syvemmälle konkretiaan. Miten lean-menetelmän periaatteita voisi soveltaa opettajan päivittäisessä työssä? Työmäärien kasvun keskellä ja työtehtävien kompleksisuuden lisääntyessä koimme oleelliseksi pohtia sitä, miten lean-menetelmä voisi tehostaa opettajan työtä ja oppimiseen liittyviä prosesseja. Seuraavassa esitämme muutaman tunnistamamme haasteen korkeakouluopettajan työssä ja vinkkejä siitä, kuinka niitä voitaisiin ratkaista lean-ajatusmallin avulla.

Haaste 1: Luulet tuntevasi asiakkaasi eli opiskelijasi, mutta huomaatkin tulkitsevasi väärin opiskelijan tarpeita etkä ymmärrä opiskelijan yksilöllisten ja välillisten tarpeiden merkitystä.

Vinkit: 

1. Tutustu tutkimuksiin eri sukupolvista ja asiakastarpeista.
2. Pohdi, miten voit vaikuttaa opiskelijan kokemuksiin ja tunteisiin (välilliset tarpeet).
3. Lisää vuorovaikutusta opiskelijan ja opiskelijoita tuntevien opinto-ohjaajien kanssa.
4. Lue saamasi palautteet objektiivisesti ja huolellisesti, sekä vaihda hyviä käytäntöjä muiden opettajien kanssa.
5. Tiimi-näkökulma: Kokeilkaa opettajatiimin kanssa scrum-menetelmän nopeaa palautetta työstä, jolloin iteraatioiden maksimipituus on neljä viikkoa. Ottakaa vastuuta, luokaa ymmärrys opiskelijan ongelmista ja varatkaa tiiminä päivittäin aikaa työnne kehittämiseen.

Haaste 2: Systeemin ympäristö on muuttunut, eikä aikaisempi optimiratkaisusi enää toimi. Huomaat toimivasi liian kapea-alaisesti, koska et pysty näkemään kokonaiskuvaa ollessasi irrallaan sekä työelämästä että esimiestyön ja hallinnon haasteista.

Vinkit: 

1. Pyydä johdolta lean-menetelmän mukaista visuaalista kokonaiskuvaa, jotta ymmärrät muuttunutta oppimisen ekosysteemiä perusteellisemmin ja ymmärrät, mikä tekijä vaikuttaa mihinkin. Selvitä toiminnan juurisyyt kysymällä viisi kertaa “miksi”.
2. Lisää vuorovaikutusta kaikkien osapuolten välillä ja tee prosessin pullonkaulat näkyviksi.
3. Osallistu työelämäjaksoille ja koulutuksiin.
4. Tiimi-näkökulma: Kokeilkaa opettajatiimissä Kanban-menetelmää, joka on työjonojen hallintamenetelmä ja auttaa näkemään kokonaiskuvan ja rajoittamaan keskeneräisen työn määrää.
5. Tiimi-näkökulma: Tutustukaa opettajatiimin kanssa muihin strategialähtöisiin visuaalisiin menetelmiin, kuten Obeya-tilannekuvahuoneet (engl. Obeya room) ja X-matrix-tavoitetaulukot (engl. X Matrix).

Haaste 3: Havaitset, että opettamistyösi sisältää paljon hukkaa, joka muodostuu esimerkiksi epätasaisesti suunnitelluista tai puutteellisista resursseista, epäselvistä säännöistä, infoähkystä, tiedon hukkumisesta ja ylikuormituksesta.

Vinkit:

1. Selvitä oman työsi strategiset tavoitteet ja priorisoi tekemisesi niihin.
2. Keskity ensi sijassa niiden pullonkaulojen ratkaisemiseen, jotka tuovat isoja työsumia.
3. Visualisoi ja tunnista opettamisen prosessin ne tekijät, jotka tuottavat asiakkaalle lisäarvoa sekä ne tekijät, jotka eivät arvoa lisää.
4. Pyydä esimieheltäsi apua, miten voit poistaa prosessista arvoa tuottamattomat tekijät.
5. Tiimi näkökulma: Hyväksikäyttäkää opettajatiimin kanssa PDCA-kehää: P) Suunnitelkaa muutos opintojaksollenne esim. oppimismuotoilun avulla. Suunnitelkaa tapahtumien sekvenssi, työtehtävien ajankäyttö, oppimisprosessi ja aikataulu. D) Toteuttakaa suunnitelmanne mahdollisimman pienessä mittakaavassa. C) Kehittäkää opintojaksoa tutkimalla mitä tapahtui ja miten onnistuitte. A) Päättäkää vakiinnutatteko tekemänne muutoksen pysyväksi käytännöksi opintojaksolle. Toistakaa kehää mahdollisimman nopeasti.

Lopuksi todettakoon, opettajan työt ja prosessit ovat alasta, oppilaitoksesta ja substanssista riippuen erilaisia. Se vinkki, mikä toimii yhdelle, ei välttämättä toimi toiselle. Siksi kannustammekin kokeilemaan ja soveltamaan yhtä vinkkiä kerrallaan omassa opetustyössä. Oletko jo kokeillut näistä jotain? Kerro meille mikä toimi ja mikä oli haastavaa.

Lukuvinkkejä lean-ajattelumallista:

Codento 2018. Raportti: Lean-menetelmät Suomessa.

Kehusmaa, K. 2019. Kehittämisen kepeyttä ja oppimisen autuutta master-koulutuksessa. Blogi 15.1.2019.

Lean5. 2018. Lean-johtamisperiaate – purpose, process, people. Lean5-Sanomat 1.3.2018. Viitattu 28.1.2020.

Leijala, A. 2018. Ultra Lean Business. Yrittäjän musta vyö. Books on Demand. Helsinki.

Modig, N. & Åhlström, P. 2013. Tätä on LEAN. Ratkaisu tehokkuusparadoksiin. Rheologiga Publishing. Tukholma.

Moisio, J. 2018. Lean-kulttuuri ja -menetelmät tukevat organisaatioiden prosessien kehittämistä. Blogi julkaisut 12.9.2018. Viitattu 28.1.2020.

Torkkola, S. 2015. Lean asiantuntijatyön johtamisessa. Talentum PRO Helsinki.

---

Kirjoittaajt ovat johtamisen, muotoiluajattelun ja yrittäjyyden opettajia.