Vuoden suurin opetukseen ja oppimiseen keskittyvä tapahtuma  Pedaforum on koonnut lähes joka vuosi yhteen korkeakoulupedagogiikan asiantuntijoita eri korkeakouluihin. Jo vuodesta 1996 järjestetyn tapahtuman itsenäisenä järjestäjänä on tänä syksynä ensimmäistä kertaa ammattikorkeakoulu, Haaga-Helia.

Viime vuosina tapahtuma-ala on ollut melkoisten muutosten pyörteissä, mikä on aiheuttanut myös päänvaivaa tapahtumien järjestäjille. Koronapandemian johdosta monet tapahtumat siirtyivät virtuaalisiksi lähestulkoon yhdessä yössä. Erilaisia uusia digitaalisia ratkaisuja omaksuttiin käyttöön muutamissa päivissä. 

Näin toimittiin myös Haaga-Heliassa. Poikkeustila pakotti meidät sopeutumaan tilanteeseen luomalla erilaisia vaihtoehtoisia ratkaisuja, kun Pedaforumin järjestelyt alkoivat syksyllä 2021 tuolloin käynnissä olleen pandemian aikana.  

Digitalisaatio vauhditti kehitystä

Korona muutti pelin henkeä tapahtuma-alalla, eikä enää edes keskustella paluusta entiseen. Maailman lamauttanut pandemia on ollut kuitenkin myös ollut meille tapahtumanjärjestäjille hyvä oppitunti. Osaamme varmasti nyt ennakoida entistä paremmin tulevaisuuden tuomia haasteita.

Varsinkin digitalisoituminen johti toimintojen nopeaan kehitykseen. Erilaisia verkkotapahtuma-alustoja syntyi ja siirryttiin nopeasti tarjoamaan tapahtumia hybridimallissa. Myös Haaga-Helia otti jättiharppauksia maailmanlaajuisen digiloikan mukana.

Uskaltaako jopa sanoa, että muutaman vuoden kestäneellä pandemialla on ollut nimenomaan positiivisia vaikutuksia tapahtumiin ja niiden antiin? Onhan ollut hienoa huomata, kuinka sujuvasti erilaiset virtuaaliset toteutukset otettiin käyttöön.

Huomattiin myös, että virtuaalitapahtumat saavuttavat jopa lähitapahtumia suuremman yleisön ja kustannukset tippuivat samalla huomattavasti.

Tapahtuma-alustat ovat pandemian jälkeistä arkipäivää

Nykyisin tapahtuma-alustan käyttö isoissa konferensseissa onkin ennemminkin sääntö kuin poikkeus. Myös Pedaforum on hybriditapahtuma, jossa on tarkkaan suunniteltu ohjelma kahdelle yleisölle.

Jo suunnittelun alkuvaiheessa päätettiin panostaa erityisesti toimivaan tapahtuma-alustaan, johon koko tapahtuma voidaan kokonaisuudessaan siirtää tilanteen niin vaatiessa. 

Pedaforumin tapahtuma-alustalle tulee striimattavien esitysten lisäksi muun muassa chat-tiloja, joissa voi verkostoitua muiden osallistujien kanssa. Tapahtuma-alusta tarjoaa myös yhteistyökumppaneille näkyvyyttä kumppanitilan muodossa, jonka kautta yhteistyökumppanit saavat kätevästi yhteyden osallistujiin.

Ennakointi on itsestäänselvyys

Poikkeustilanteissa myös järjestäjien on pikaisesti saatava yhteys osallistujiin, ja nopeat muutokset vaativat usean varasuunnitelman laatimista.

Toimivien hybridiratkaisujen lisäksi on huomioitava myös palveluntuottajien joustavat sopimusehdot.  Ajan epävarmuus voi saada myös tapahtumajärjestäjät vetoamaan force majeure -tilanteeseen eli ylivoimaiseen esteeseen. Ennakoinnista, nopeasta reagoinnista ja selviämisestä on tullut tärkeä osa monen alan toimintaa. Täytyy ottaa oppia jo selätetyistä kriiseistä ja nähdä myös digiloikan tuomat parannukset, jotka vaikuttavat positiivisesti jo koko työelämään.

Alun perin varotoimenpiteeksi suunnitellusta tapahtuma-alustasta on tullut tärkeä osa toimivaa tapahtumaa. Tapahtuma-alustat, kuten ehkä pandemiatkin, ovat tulleet jäädäkseen.