Susanna Honka ja Heli Kortesalmi kirjoittivat ansiokkaan blogikirjoituksen siitä, miten älykäs automaatio kuuluu myös pienille yrityksille . Tekstissään he pohtivat muun muassa sitä, miten pienet yritykset voisivat hyötyä automaation lisäämisestä yrityksen hallinnollisiin prosesseihin, ja miten käynnissä oleva Euroopan Sosiaalirahaston rahoittama Älykkään automaation osaamiskeskus -hanke voisi tukea pien- ja mikroyrittäjiä heidän pyrkimyksissään lisätä automaatiota hallinnollisiin rutiineihinsa.

Automaation mukanaan tuomat hyödyt ovat moninaiset. Tuottavuus sekä kustannustehokkuus paranevat, tuotosten laatu nousee, ja asiakkaat kokevat saavansa lisäarvoa yrityksen toiminnasta. Maailman muuttuessa entistä digitaalisemmaksi asiakkaat odottavat myös yritysten olevan mukana tässä kehityskulussa. Samoin erilaiset viranomaistahot ja yrityksille palveluja tarjoavat instanssit edellyttävät yhä enenevässä määrin sähköiseen asiointiin siirtymistä.

Hallinnon näkökulmasta kyseessä ei siis ole pelkästään hyödyllinen ja mukava muutostrendi, vaan myös prosesseihin liittyvä välttämätön kehityskulku. Toisessa vaakakupissa taas painavat automaation lisäämisen haasteet tai rajoitukset, jotka usein liittyvät resursseihin tai yrityksen yleiseen toimintaympäristöön. Kustannuskysymykset, ajanpuute sekä osaamisvaje näyttävät olevan suurimmat syyt siihen, miksi yritysten hallinnossa on lykätty automaation lisäämistä tai digitaalisiin palveluihin siirtymistä.

Teknologiahuumassa saatetaan unohtaa asiakas

Kun puhutaan digitalisaatiosta, robotiikasta ja älykkäästä automaatiosta, siirtyy hyötyjen ja haasteiden yleisen toteamisen jälkeen mielenkiinto monesti puhtaasti teknisiin ratkaisuihin. Nämä toki ovat suuri osa digitalisaatiota, ja sellaisena varsin tärkeä huomioida.

Monesti kuitenkin tässä teknologiahuumassa saatetaan unohtaa asiakas ja hänen pohjimmainen tarpeensa – kaikki ei sovi kaikille, eikä kaikkiin tilanteisiin. Erilaiset sovellukset ja niihin liittyvä tekninen osaaminen ei riitä, jos kyseinen ratkaisu ei auta poistamaan asiakkaan ongelmaa tai tuo hänelle lisäarvoa.

Miten me voimme auttaa juuri tätä asiakasta hänen toimintansa kehittämisessä?

Jotta emme itse hukkaisi hankkeessamme asiakasta, tai tulisi tarjonneeksi yhtä teknologiaa ratkaisuksi kaikkiin ongelmiin, olemme pyrkineet aluksi keräämään asiakasymmärrystä oman toimintamme suuntaamiseksi. Asiakasymmärrystä olemme kartuttaneet erilaisten valmiiden aineistojen, opinnäytetyönä tehdyn tilitoimistojen osaamiskyselyn sekä sidosryhmille järjestetyn virtuaalisen innovaatiotyöpajan kautta.

Huomasimme, että asiakkaat on mahdollista luokitella eri ryhmiin yrityksen koon perusteella tai toimialan perusteella melko luontevasti. Analysoidessamme kerättyjä tietoja huomasimme kuitenkin, että meidän on mahdollista luoda asiakasprofiilit myös sen perusteella, mikä on asiakasryhmän keskeinen ongelma tai ominaisuus.

Näin pystyimme tunnistamaan hankkeellemme tyyppiasiakkaiksi seuraavat:

• nanotoimija (tyypillisesti yksinyrittäjä)
• kiireinen (kehittämiseen ei jää aikaa)
• säästäjä (kaikesta halutaan säästää, eikä omalle hallinnolliselle työlle lasketa arvoa)
• kehittämisorientoitunut osaaja (yrityksessä on jo tehty paljon kehitystyötä ja tällaiselle työlle löytyy resursseja)

Jokaisella näistä asiakasprofiileista on omat ratkaistavat asiansa. Yhdelle se voi olla hallinnollisen työn volyymin pienuus, siinä missä toiselle se on tarve kartuttaa asiantuntijaosaamista yrityksen sisälle.

Kun haluamme auttaa potentiaalisia asiakkaitamme ylittämään juuri heillä esiintyvät automaation edistymisen pullonkaulat, emme voi tarjota kaikille samaa koulutusta tai valmista ratkaisua, vaan meidän on lähdettävä kehittämään myös omaa toimintaamme asiakasnäkökulma edellä.

Osaamiskeskuksen kehittäminen on jatkuvaa luotaamista

Sen lisäksi, että meidän tulee ymmärtää asiakkaan tarpeet ja pyrkiä tuomaan sitä kautta lisäarvoa asiakkaan toiminnalle, meidän tulee myös ymmärtää millä tavalla asiakas haluaa tulla kohdatuksi.

Osa hankkeen kohderyhmään kuuluvista kaipaa mahdollisuutta lähiosallistumiseen, muiden kohtaamiseen ja verkostoitumiseen. Toiset taas suosisivat mielellään asynkronista tapaa hankkia lisää osaamista älykkääseen automaatioon liittyvistä teemoista.

Ensimmäisessä vaiheessa tarjontaamme on kuulunut enimmäkseen lyhyitä webinaareja, mutta tulevaisuudessa tulemme kokeilemaan erilaisia toteutustapoja ja asiasisältöjä löytääksemme parhaat vaihtoehdot kehitettäväksi edelleen. Osaamiskeskuksen kehittäminen on jatkuva prosessi, jota toivottavasti voidaan jollain tavalla jatkaa, vaikka itse hanke väistämättä tulee tiensä päähän jossain vaiheessa.

Kuva: www.shutterstock.com