Yksi tunnetuimmista ajanhallinnan menetelmistä on nimeltään Pomodoro. Pomodoro-sana on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Mutta mistä Pomodoro-tekniikassa on oikein kyse ja miten tomaatit liittyvät ajanhallintaan?

Kaikki sai alkunsa, kun italialainen opiskelija Francesco Cirillo huomasi, että hän ei kyennyt keskittymään ja puuhaili kaikkea muuta paitsi koulutehtäviä. Hän kysyi itseltään: pystynkö opiskelemaan keskittyneesti edes 10 minuuttia?

Cirillo päätti jakaa aikaa 25 minuutin jaksoihin, jolloin hän työskenteli mahdollisimman keskittyneesti. Tämän jälkeen hän piti viiden minuutin tauon. Apunaan Cirillo käytti tomaatinmuotoista munakelloa. Näin 1980-luvun lopulla kehittyi ajanhallintatekniikka, jota hyödyntävät nykyään miljoonat ihmiset ympäri maailmaa. (Cirillo 2018, 15-17; Cirillo Consulting.)

Intensiivistä työhön keskittymistä ja tehokasta ajankäyttöä

Tomaattitekniikka on yksinkertainen tapa hallita omaa aikaa. Kyse on siitä, että tietyn tehtävän tekemiseen paneudutaan ennalta määritellyksi ajaksi. Tämän jälkeen pidetään lyhyt, virkistävä tauko.

Näillä ohjeilla jokainen voi kokeilla, miten tomaattitekniikka toimii:

• Minimoi työtä häiritsevät keskeytykset: mykistä puhelin, hiljennä sähköpostin hälytykset.
• Valitse tehtävä, jota ryhdyt tekemään.
• Säädä ajastimeen 25 minuuttia. Ajastimena voit käyttää puhelinta, munakelloa tai tekniikkaa varten suunniteltua ajastinta.
• Työskentele keskeytyksettä, kunnes ajastin soi.
• Pidä viiden minuutin tauko. Tee tauolla asioita, jotka vievät ajatuksesi pois tehtävästä. Olet nyt tehnyt yhden ”tomaatin”.

Viimeistään kolmen tai neljän ”tomaatin” jälkeen pidä pidempi, esimerkiksi 30 minuutin tauko ja tee jotain mukavaa ja virkistävää. (Cirillo 2018, 27-29, 33-34.)

Vähemmän multitaskaamista ja prokrastinaatiota

Pomodoro-menetelmän tehokkuus perustuu siihen, että se rajaa keskittymiseen vaadittavaa aikaa. Näin ollen tarkkaavaisuus ei pääse niin helposti herpaantumaan. Tekniikka ohjaa pois multitaskaamisesta eli yrityksestä tehdä monta asiaa yhtä aikaa. Lisäksi tomaattitekniikka madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä ja vähentää prokrastinaatiota eli vitkuttelua ja asioiden lykkäämistä.

Prokrastinaatio osoittaa yksilön epäonnistunutta itsesäätelykykyä. Ihminen ei kykene hallitsemaan itseään, eikä ole riittävän vahva kontrolloidakseen tekemisiään. Joidenkin mielestä kyse on laiskuudesta, heikoista ajanhallintakyvyistä tai epäonnistumiseen liittyvistä pelkotiloista. (Swanson 2016.)

Pomodore-tekniikka soveltuu erityisesti palastelua vaativiin tai raskailta tuntuviin tehtäviin, joiden aloittaminen on hankalaa tai joiden aikana huomio alkaa herkästi lipsua muihin asioihin.

Tekniikkaa voi soveltaa myös niin, että valitsee yhden tärkeän, ei-kiireellisen työn ja edistää sitä joka päivä tietyn ajan, esimerkiksi 1–2 tomaatin eli 25 minuutin jakson verran niin, että keskittyy täysin tehtävään.

Munakellon käyttö ohjaa saattamaan tehtäviä valmiiksi sen sijaan, että vain työskentelisi niiden parissa. Varsinkin etätyöntekijä hyötyy myös siitä, että kellon pirinä muistuttaa taukojen pitämisestä.

Suunnittelemme vuoden 2022 syksylle uusien Avainosaamisten Ajan hallinta-opintojaksoa, jossa tutustutamme opiskelijat mm. tomaattitekniikkaan.

Lähteet:

• Cirillo, F. 2018. The Pomodoro Technique. The Life-Changing Time-Management System. Virgin Books, London.
• Sarkkinen, M. 19.5.2020. Pomodoro-tekniikka vähentää aloittamisen vaikeutta ja auttaa keskittymään. Työpiste.
• Swanson, A. 27.4.2016. The Real Reasons You Procrastinate – And How to Stop. The Washington Post.

Kuva: www.shutterstock.com