Hybriditapahtumia pidetään usein hankalina ja kalliina toteuttaa. Omassa osaamisessakin voi olla puutteita. Jos liiketoimintamalli on perinteisesti nojannut vahvasti fyysisiin tiloihin ja paikan päällä tarjottaviin palveluihin, virtuaaliratkaisujen ideointi ei vaikuta mielekkäältä. Hybridiratkaisujen on kuitenkin arvioitu jäävän pysyväksi osaksi tapahtumien toteuttamista jopa siinä määrin, että hybridistä tapahtumamallista on tulossa uusi standardi.

Hybriditapahtuma – uhka vai mahdollisuus?

Yritysasiakkaat aikovat jatkossakin toteuttaa tapahtumia hybridimallilla. Metrigyn (2021) Pohjois-Amerikassa tehdyssä kyselyssä 58 % yritysasiakkaista suunnittelee jatkossakin mahdollistavan osallistumisen sekä paikan päällä että virtuaalisesti. Tapauksen tekemässä kyselyssä 74% vastaajista, jotka edustivat suomalaisia kuluttajabrändin markkinointipäättäjiä, aikoo tulvaisuudessakin järjestää hybriditapahtumia.

Mikäli tulevaisuus näyttää tältä, tapahtuma-alan toimijoiden tulisi ottaa muutos huomioon. Ellei yritysasiakkaalle ole tarjota hybridiratkaisua, voidaan menettää koko asiakkuus.

Mikä hybriditapahtumissa oikein tökkii?

Asiakkaan virtuaalikokemus hybriditapahtumassa on ollut harmillisen usein irrallinen, sekava, toimimaton ja yksisuuntainen. Palvelusta riippumatta asiakas arvostaa kokemusta siitä, että hän on tärkeä ja hänet huomioidaan.

Hybriditapahtumien monimutkaisuus, sitoutumisen aikaansaaminen ja henkilökohtaistaminen ovat suurimpia haasteita asiakaskokemuksen näkökulmasta. Virtuaaliosallistujalle syntyy helposti tunne ulkopuolisuudesta, kun elämyksellisyyteen ja kokemuksellisuuteen virtuaalimaailmassa ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota.

Hybridi vaatiikin kaksi käsikirjoitusta, yhden reaali- ja toisen virtuaalimaailmaan, sekä näitä tukevat fasilitointipalvelut, tekniset ratkaisut ja taitavan juontajan.

Mitä hyötyä on hybriditapahtumista?

Yritysasiakkaan näkökulmasta hybridit ratkaisut ovat skaalautuvia, kustannustehokkaita ja turvallisia. Tarjoamalla virtuaalistakin osallistumismahdollisuutta, osallistujat voivat olla maantieteellisesti laajemmalta alueelta ja osallistuminen ei vie niin paljon työaikaa eikä matkustamisesta synny lisäkustannuksia.

Vaikka erinomaisen osallistujakokemuksen luominen on haasteellista, on myös mahdollista luoda kiinnostavia, osallistavia ja ikimuistoisia tapahtumakokemuksia. Sellaisia, jotka ovat yhtä palkitsevia sekä paikan päällä että etänä oleville osallistujille. Siihen tarvitaan kuitenkin uudenlaisia osallistamisen tapoja ennen tapahtumia, niiden aikana ja tapahtuman jälkeen.

Osallistujakeskeinen tapahtumamalli

Virtuaalielementtien mukaantulo nostaa usein tekniset ratkaisut keskiöön ja osallistujakokemus pääsee unohtumaan. Haasteena onkin, että tapahtumakeskeisestä suunnittelusta ei siirrytäkään osallistujakeskeiseen malliin vaan tekniikkakeskeiseen suunnitteluun.

Hybriditapahtuman asiakaskokemuksen muodostumisessa on useita kriittisiä pisteitä. Olemme tarkastelleet näitä Digisti Live -hankkeessa ja tulemme purkamaan niitä syvemmin auki hankkeeseen liittyvissä blogeissamme. Hyppäämme mm. pelialan hybridi- ja virtuaalitapahtumien saloihin sekä etäyleisön irrallisuuden kokemuksiin.

Kuva: www.shutterstock.com