Partneriprojektipäällikkö sillanrakentajana Ulysseus-yhteistyössä

Kansainväliset kumppanuushankkeet avaavat ovia oppimismahdollisuuksiin, mutta niiden onnistuminen vaatii muutakin kuin myönteisen rahoituspäätöksen. Hankekokonaisuudessa partneriprojektipäällikkö ei ole vain projektinhallinnan asiantuntija, vaan sillanrakentaja, joka yhdistää verkostot, ihmiset ja tavoitteet kansainvälisessä hanketoiminnassa. Roolissa korostuvat verkostojen hyödyntäminen, ennakoiva ajattelu ja ratkaisukeskeisyys.

Tässä kirjoituksessa jaan kokemuksia kahdesta Ulysseus-satelliittihankkeesta ja pohdin, miten partneriprojektipäällikkö voi hyödyntää verkoston tarjoamaa tukea ja ratkaisuja hanketoiminnan arjessa.

Satelliittiprojektit osana eurooppalaista verkostoa

Erasmus+ ohjelman kautta vahvistetaan korkeakoulujen opetusta ja luodaan eurooppalaisia verkostoja, jotka edistävät oppimista ja kokemusten vaihtoa (European Commission 2025). Haaga-Helia on aktiivinen toimija useissa ohjelman hankkeissa, joista osa kuuluu Ulysseus Eurooppa yliopiston satelliittiprojekteihin. Tällaisia hankkeita on noin 20, joista Haaga-Helia osallistuu peräti kahteentoista (Ulysseus European University 2025).

Satelliittiprojektien tarkoituksena on vahvistaa kumppanuuksia, yhdistää tutkimus ja opetus sekä mahdollistavaa innovatiivisia ohjelmia kansainvälisellä rahoituksella. Yhteistyöllä rakennetaan laadukkaita hankkeita ja vahvistetaan verkostoa. (Marttinen & O’Gorman 2024.) Vaikka satelliittiprojektit ovat itsenäisiä hankkeita, Ulysseus toimii sateenvarjona näille tarjoten mahdollisuuksia, työkaluja sekä yhteisen vision, joka tekee yhteistyöstä sujuvaa ja vaikuttavaa.

Satelliittiprojektiksi määritellään hanke, jossa on mukana vähintään kaksi Ulysseus-allianssin korkeakoulua. Osa satelliittiprojekteista toteutetaan kokonaan Ulysseus-yhteistyönä, joissa kaikki konsortion jäsenet kuuluvat Ulysseus-allianssiin. Toimin partneriprojektipäällikkönä kahdessa tällaisessa Ulysseus-satelliittiprojektissa, PATH ja BOOST IN, joissa on molemmissa osittain samoja hanketoimijoita.

Rinnakkaisissa satelliittiprojekteissa toimiminen on syventänyt ymmärrystäni Ulysseuksen rakenteista ja toimintamalleista sekä tarjonnut mahdollisuuden tutustua muihin toimijoihin entistä paremmin. Kun tuntee verkoston käytännöt, tukirakenteet ja hanketoimijat, yhteistyöstä tulee sujuvampaa.

Partneriprojektipäällikkö vastaa oman organisaation osuudesta ja toimii tiiviissä yhteistyössä koko hankkeen projektipäällikön eli koordinaattorin kanssa. Koordinaattori on se, joka ratkaisee epäselvät asiat ja ohjaa partnerit tekemään oman osuutensa, jotta kaikki onnistuvat yhdessä (Lappalainen 2024). Vaikka koordinaattori tukee partnereita, tuen laatu voi vaihdella, minkä vuoksi korkeakoulun sisäinen tuki on tärkeää.

Haaga-Helian Ulysseus-toimijat tarjoavat apua erityisesti silloin, kun yhteistyössä ilmenee epäselvyyksiä, sillä heillä voi olla hanketoimijaa suoremmat kontaktit muiden Ulysseus-korkeakoulujen kollegoihin. Omalla kohdallani sain tukea Ulysseus-toimijoilta vauhdittamaan toisen hankkeen etenemistä.

Myös erilaiset kohtaamisen paikat, vertaistukeen pohjautuvat chatit ja muut sisäiset kanavat auttavat hanketoimijaa, sillä niiden avulla tavoittaa useamman asiantuntijan, joka voi auttaa. Yksin jääminen ei ole ratkaisu, sillä erityisesti satelliittiprojekteissa, joku toinen toimija on mahdollisesti jo ratkaissut ongelmat aiemmin. Mikäli apua ei löydy omasta organisaatiosta, Suomen kansallinen Erasmus+ -toimisto (Opetushallitus) tarjoaa tukea EU-tason ohjeiden mukaisesti ja auttaa hanketoimijoita riippumatta siitä, missä päin Eurooppaa hanke koordinoidaan

Valtaosassa satelliittiprojekteista hyödynnetään Ulysseus-allianssin digitaalista toimintaympäristöä (kuten Microsoft Teams ja Moodle-alustaa) sekä brändikirjan mukaista yhtenäistä visuaalista ilmettä logojen, värimaailman sekä erilaisten materiaalipohjien osalta. Myös olemassa olevien viestintäkanavien hyödyntäminen nopeuttaa tiedon jakamista ja helpottaa yhteistyötä. Usein satelliittihankkeiden omat sosiaalisen median tilit tai itsenäiset verkkosivut eivät saavuta riittävää näkyvyyttä ja niiden ylläpitäminen voi olla haastavaa hankkeen päätymisen jälkeen. Valmiiden kanavien käyttö säästää resursseja ja varmistaa näkyvyyden myös hankkeen päätyttyä. Vastavuoroisesti satelliittiprojektit toimivat Ulysseus-allianssin sanansaattajina ja vahvistavat koko verkoston vaikuttavuutta eurooppalaisessa korkeakoulukentässä.

Kaksi satelliittiprojektia yhdellä iskulla – tehokkuutta ja yhteistyötä Nizzassa

Kansainvälisen hanketoiminnan luonteeseen kuuluvat merkittävästi matkustaminen sekä kasvokkaiset tapaamiset. Satelliittihankkeiden tarkoituksena on tuoda ihmiset yhteen tekemään yhteistyötä, josta on hyötyä kaikille. Kun osallistutaan aktiivisesti ja toimitaan yhdessä, syntyy verkostoja, jotka voivat vaikuttaa myönteisesti yhteiskuntaan pitkällä aikavälillä. (Marttinen & O’Gorman 2024.)

Vaikka digitaaliset työkalut helpottavat arkea, ne eivät täysin korvaa luottamusta ja sitoutumista, jotka syntyvät henkilökohtaisissa kohtaamisissa. Matkustamisen optimointi esimerkiksi jo hankehakemusvaiheessa on yksi konkreettinen keino vähentää hiilijalanjälkeä ja säästää resursseja tinkimättä yhteistyön laadusta.

Alkusyksystä ehdotin PATH- ja BOOST IN -hankkeiden tapaamisten yhdistämistä, sillä ne sijoittuivat ajallisesti ja paikallisesti lähelle toisiaan. Ehdotustani kannatettiin ja päätimme yhdistää tapaamiset ennen kaikkea tehokkuuden vuoksi. Kokemus vahvisti, että partneriroolissa aloitteellisuus ja rohkeus tuoda ajatuksia esiin ovat tärkeitä. Ennakoiva ajattelu ja kyky ehdottaa muutoksia kuuluvat keskeisiin taitoihin kansainvälisessä hanketoiminnassa.

Yhden yön pikamatka Nizzaan ei ollut ihanteellinen ratkaisu, mutta yksi hankereissu oli silti ympäristön ja talouden kannalta kannattavampaa kuin kaksi erillistä matkaa samaan kaupunkiin alle kuukauden erolla. Vaikka PATH ja BOOST IN -hankkeissa suunniteltuja kasvokkaisia hanketapaamisia oli alun perin vähän, yhdistämisen myötä kokonaismatkojen määrä vähentyi yhdellä reissulla. Ratkaisu oli myös käytännöllinen meille, jotka osallistuivat molempiin hankkeisiin. Pystyimme hoitamaan tehtävät yhdellä reissulla ilman päällekkäisiä järjestelyjä.

Projektipäällikkönä huolehdin myös etukäteen siitä, että toisen hankkeen asiantuntijoille järjestettiin rinnakkaista ohjelmaa, koska he osallistuivat kokoukseen vain yhden hankkeen osalta. Näin varmistettiin, että jokainen osallistuja sai lisäarvoa matkasta ja osallistuminen oli mahdollisimman tehokasta.

Partneriroolin vastuut ja onnistumisen edellytykset

Partneriprojektipäällikkö voi parhaimmillaan olla strateginen sillanrakentaja, joka varmistaa, että tieto kulkee, yhteistyö toimii ja hankkeen eri osat etenevät kohti yhteisiä tavoitteita. Rooli ei ole pelkkää projektinhallintaa, vaan projektipäällikkö toimii keskeisenä linkkinä oman organisaation ja hanketta koordinoivan tahon välillä sekä vastaa kokonaisuudesta oman korkeakoulun osalta.

Onnistuminen edellyttää selkeitä sopimuksia, sujuvaa viestintää ja ennakoivaa otetta. Projektipäällikkö varmistaa, että vastuut ja taloudelliset ehdot ovat kunnossa, hanke etenee suunnitellusti ja tiimi saa tarvitsemansa tuen. Hallinnollisten ja sisällöllisten prosessien lisäksi rooli on ennen kaikkea yhteistyön ja luottamuksen rakentamista.

Minulle kansainvälinen hanketyö on tarjonnut kokemuksellisen oppimisympäristön, jossa käytännön tekeminen ja yhteistyö vahvistavat osaamista ja ammatillisia verkostoja. Partnerirooli tarjoaa paitsi, erinomaisen lähtökohdan projektipäällikön tehtävään, myös tilaisuuden tarkastella hanketyötä tuoreesta näkökulmasta ja oppia uutta. Kun uskallamme jakaa ajatuksia ja tarttua tilaisuuksiin, hankkeista tulee siltoja, jotka kantavat kauas.

Lopuksi jaan vielä kolme vinkkiä satelliittiprojekteissa toimiville partneriprojektipäälliköille tai roolista haaveileville, jotka auttavat hahmottamaan roolia ja onnistumaan yhteistyössä.

• Rakenna ja hyödynnä verkostoa. Tutustu toimijoihin, opi käytännöt ja luo suhteita sillä, kun tunnet verkoston, yhteistyö sujuu ja ratkaisut löytyvät nopeammin.
• Ole aloitteellinen ja ennakoiva. Tunnista haasteet ajoissa ja ehdota rohkeasti uusia ratkaisuja. Ennakoiva ote ja aloitteellisuus tekevät yhteistyöstä sujuvaa ja tukevat hankkeen toteuttamista.
• Panosta viestintään ja selkeyteen. Selkeä, avoin viestintä ja roolin hahmottaminen varmistavat, että tieto kulkee oikeaan aikaan ja yhteistyö pysyy sujuvana.

Kuva: Haaga-Helia