Voihan hankevalmisteluiden kevät! – Näkökulmia hakemusten rinnakkaisvalmistelusta

Kansainvälisten Erasmus+ rahoitushakujen määräajat osuvat toistuvasti kevätlukukaudelle, joten kevään koittaessa myös omalle työpöydälleni tupsahtaa lukuisia Erasmus+ valmisteluita. Tässä kirjoituksessa pohdin useiden hankehakemusten rinnakkaisvalmistelun vauhdikkuutta, vaihtelevuutta sekä niiden tuomia haasteita. Näkökulmani pohjaa kevään 2025 kokemukseen, kun osallistuin samanaikaisesti yhteentoista Erasmus+ hankevalmisteluun erilaisissa rooleissa.

Kilpailtua Erasmus+ hankerahoitusta tavoittelemassa

Euroopan Unioni rahoittaa Erasmus+ ohjelman kautta erilaisia hankkeita lähes viiden miljardin euron budjetilla vuonna 2025 (European Union 2025). Kaikki hankevalmistelut, joiden parissa työskentelin, kohdistuivat juuri Erasmus+ ohjelmaan ja tiettyyn avaintoimeen. Avaintoimi 2 (Key Action 2) keskittyy organisaatioiden ja oppilaitosten väliseen yhteistyöhön ja siinä tuettujen toimintojen odotetaan johtavan innovatiivisten käytäntöjen kehittämiseen, levittämiseen ja/tai toteuttamiseen paikallisella, alueellisella, valtakunnallisella tai Euroopan unionin tasolla (European Comission 2024).

Hankerahoitusta haettaessa kilpailu on kovaa ja se on tiukentunut entisestään viime vuosina. Esimerkiksi vuonna 2023 EU rahoitti saapuneista korkeakoulutuksen kapasiteetinvahvistamishankkeiden hankehakemuksista vain viidesosan ja edeltävänä vuonna 23 prosenttia (EACEA 2024). Hankehakemuksia laatiessa saatetaan ajatella, että mitä enemmän hakemuksia lähetetään, sitä parempi mahdollisuus on rahoituksen saamiseen. Vaikka todennäköisyydet olisivat tämän puolella, pelkkä hakemusten määrä ei kuitenkaan takaa rahoitusta, vaan hakemusten laatu ja relevanssi ovat usein ratkaisevia tekijöitä rahoituspäätöksissä.

Rahoitushakujen umpeutumisen kynnyksellä saapuu useita erilaisia yhteydenottoja osallistua partnerina monenlaisiin hankevalmisteluviritelmiin. Kaikkeen ei lähdetä mukaan, sillä jokainen valmistelu vie oman aikansa ja sille tarvitaan tekijä. Jos idea on hyvä ja toteuttamiskelpoinen, budjetti riittävä ja partnerit ennalta tuttuja, osallistumista valmisteluun voidaan harkita. Jokainen hakemus edustaa lähettämäänsä konsortiota ja mukana olevia organisaatioita, joten tietty osaamistaso ja maine on tärkeää ylläpitää.

Joskus kesken valmistelun havahdutaan siihen, että aika ei riitä tai hakemusta ei ole järkevää lähettää, joten valmisteluita joudutaan keskeyttämään tai jättäytymään pois. Esimerkiksi valmistelun teema voi muuttua valmistelun edetessä liikaa tai itse pihvi on hukassa. Joskus tehdään yhteispäätös siirtää hakemus seuraavaan vuoteen puhtaasti aikataulullisista syistä. Kilpailu on tiukkaa ja lähetetyistä hakemuksista vain kourallinen saa myönteisen rahoituspäätöksen.

Monivaiheisen hankevalmisteluprosessin arvaamattomuus

Hankevalmistelu on käsitteenä laaja kokonaisuus, joka sisältää paljon muutakin kuin vain hankehakemuksen kirjoittamista. Se edellyttää rohkeutta, määrätietoisuutta ja luottamusta omaan osaamiseen (Mäkeläinen 2021).

Hankevalmisteluprosessi alkaa ideasta, joka on selkeä, perusteltu, vastaa todelliseen tarpeeseen ja istuu rahoittajan määrittelemiin kriteereihin. Idea toimii hankkeen ytimenä, jonka ympärille rakennetaan tavoitteet ja toimenpiteet. Sen jälkeen ryhdytään työstämään hakemusta, laatiman budjettia ja etsimään kumppaneita. Mäkeläisen (2021) mukaan hankekumppaneilla on suuri merkitys valmisteluvaiheessa, sillä vaikuttava kumppaniverkosto lisää rahoituksen saamisen mahdollisuuksia.

Vanhan suomalaisen sanonnan mukaan ’kevät keikkuen tulevi’. Kevään arvaamattoman etenemisen tavoin hankevalmisteluissa riittää epävarmuutta ja vaihtelua. Eteen voi tulla odottamattomia haasteita. Esimerkiksi hankekumppanin yllättävä jättäytyminen pois kesken valmistelun tai avainhenkilön sairastuminen voi aiheuttaa merkittäviä viivästyksiä ja lisätyötä. Kansainvälisissä hankkeissa kulttuurien väliset erot ja erilaiset toimintatavat voivat vaikeuttaa yhteistyötä. Kun yksi ongelma saadaan ratkaistua, toinen voi ilmaantua tilalle, ja valmistelun eteneminen voi tuntua jatkuvasti keikkuvan edestakaisin.

Hankevalmisteluprosessien aikatauluissa oli suurta vaihtelevuutta. Jotkut valmistelut alkoivat hyvissä ajoin jo syksyllä, kun taas toisiin hyppäsin mukaan muutamassa viikossa. Koordinoitavien hankehakemusten valmistelu aloitetaan yleensä varhain, sillä koordinaattorin roolissa valmistelu vie aikaa ja työllistää enemmän.

Hankevalmistelupalapelin kokoamista erilaisten roolien kautta

Hankevalmistelun taustalla vaikuttaa usein tiimi, jonka yhteistyönä hankehakemus laaditaan ja kirjoitetaan. Sisäisen valmistelutiimin kannattaa olla pieni, sillä se parantaa työskentelyn tehokkuutta (Mäkeläinen 2021). Lyhyellä varoitusajalla tulevien partneriyhteistyöpyyntöjen kohdalla tiimiä ei välttämättä ole. Mikäli hakemukseen lähdetään mukaan, valmisteluprosessi voi olla yhden henkilön vastuulla, joka toimittaa tarvittavat tiedot koordinaattorille ja tarkistaa hankeroolin sisällön ja budjetin riittävyyden tutkimusaluejohtajaa ja asiantuntijoita konsultoimalla.

Valtaosaa työstämistäni Erasmus+ hankehakemuksista koordinoi toinen organisaatio tai oppilaitos, joten työmäärällisesti ne eivät olleet kuormittavia ja työmäärä vaihteli hakemuskohtaisesti. Sen sijaan niissä valmisteluissa, joissa Haaga-Helia oli päähakijana, työmäärä oli suurempi. Koordinaattorin vastuulla on hallinnoida koko hakemusprosessia ja lopulta syöttää hakemus portaaliin ennen haun päättymistä. Myös portaaliin tutustumiseen on käytettävä aikaa ja mahdollisiin teknisiin haasteisiin on osattava varautua. Jokaisessa roolissa on osattava priorisoida ja delegoida tehtäviä, ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla valmistelun etenemisestä.

Hankevalmistelut ovat erilaisia ja niissä työskennellään monenlaisissa rooleissa, kuten sisällöntuottajana, kommentoijana, hallinnollisena asiantuntijana tai viimeistelijänä/hakemuksen lähettäjänä. Näissä rooleissa työtehtävät voivat vaihdella kokonaisten työpakettien, projektiroolien ja projektinhallinnan osuuksien kirjoittamisesta aina hankkeen kannalta merkittävien laadullisten ja määrällisten indikaattoreiden muotoilemiseen. Sen lisäksi tehtävät voivat sisältää budjettien laatimista sekä koko konsortiolle että muiden tekemien tarkastamista siten, että ne ovat tasapainossa ja resurssia on riittävästi. Usein myös hakemustekstiä joudutaan tiivistämään useilla sivuilla ilman, että sisältö muuttuu.

Hankevalmistelun jatkuvan oppimisen polulla

Jokainen valmisteluprosessi on opettanut minulle paljon ja kehittänyt osaamistani hankevalmistelijana. Paras palkinto tehdystä työstä on myönteinen rahoituspäätös, mutta jo hakemuksen lähettäminen rahoittajan käsittelyyn, on sellaisenaan jo merkittävä saavutus.

Vaikka rahoitusta ei tulisikaan, oppimisprosessilla on valtava merkitys tulevia hankevalmisteluja ajatellen. Aina voi kuitenkin pitää peukkuja pystyssä ja toivoa menetystä omille hakemuksille. Sitä ennen voi seurata luonnon heräämistä ja kevään etenemistä, sillä päätöksiä on luvassa aikaisintaan loppukesästä.

Kuva: Haaga-Helia