Opintohallinnossa pysyvää on muutos 

Nykyajan työelämän trendinä on jatkuvasti muuttuva työ ja vaatimus kehittää osaamista (Lemmetty ym. 2022). Tämä näkyy meillä opintohallinnossa monin tavoin. Muutoksia tulee esimerkiksi lakeihin, rahoitusmalleihin ja tutkintosääntöön. Käyttämämme järjestelmät kehittyvät, uudistuvat ja vaihtuvat. Työnkuviin tulee uusia koulutuksia ja kansainvälisiä yhteistöitä. Muutos on sekä mahdollisuus että kuormittava tekijä.  

Valtakunnallisia ja yhteiskunnallisia muutoksia 

Opintohallinnon työhön vaikuttaa valtakunnallisesti muutaman vuoden välein uudistuva ammattikorkeakoulujen rahoitusmalli. Rahoitusmallin kriteerit ja korkeakoulujen välinen kilpailu haastavat myös opintohallinnon joustamaan, jotta päästään tavoitteisiin etenkin valmistuvien määrän osalta. Korkeakoulua koskevat kansalliset ja kansainväliset yhteistyöt, kuten ristiinopiskelu ja eurooppalainen Ulysseus-yliopistoallianssi, tuovat mausteensa opintoneuvojien työhön. Kansainvälistä ja korkeakoulujen välistä asiointia on yhä enemmän ja yhä useamman opintoneuvojan työpöydällä, mikä merkitsee keskustelua käytäntöjen yhteensovittamisesta.

Korkeakouluopiskelijat tulevat yhä moninaisemmista lähtökohdista (Jamieson ym. 2023). Jos taustalla ei ole aiempia korkeakouluopintoja tai suomalainen korkeakoulujärjestelmä ei ole tuttu, opintoasioiden tai järjestelmien kanssa tarvitsee enemmän ohjausta. Opintohallinnossa on yhä tärkeämpää kiinnittää huomiota selkeisiin mutta kattaviin ohjeisiin ja viestintään. 

Lisäksi työ kytkeytyy yhteiskunnallisiin muutoksiin, kuten muutokset opintotukeen, aikuiskoulutustukeen, työttömyysturvalakiin ja vaikkapa perhevapaalainsäädäntöön. Opintohallinnossa näistä tulee olla tietoisia, jotta opiskelijan palvelupolku eri tahojen välillä on sujuvampi ja turha asiointi vähenee.  

Paikallisia organisaatiotason muutoksia 

Korkeakouluissa tehdään myös paikallisia toimintaa ohjaavia päätöksiä. Ajoittain uudistetaan ammattikorkeakoulun omaa tutkintosääntöä, joka vaikuttaa hallinnolliseen työhön. Haaga-Helian koulutusuudistus, jossa muutettiin tutkintorakenteita ja opiskelijoiden ohjauksen mallia, on yksi esimerkki koko organisaation työskentelyyn ja opintoneuvojien työnkuviin vaikuttaneista muutoksista. Uudet opetussuunnitelmat ovat tulleet ajan myötä tutuiksi, mutta siirtymävaiheessa tulee vielä muistella vanhoja ja tietää, miten missäkin tapauksessa toimitaan. 

Toisinaan alkaa uusia, myös kansainvälisessä yhteistyössä tarjottavia koulutuksia. Opiskelijaksi hakeutumiseen tulee tarjolle erilaisia reittejä, mikä näkyy myös opintoneuvojien työpöydällä. Hakujen ja valintatapojen moninaisuus vaatii esimerkiksi uusien viestipohjien luomista, lisää aikatauluttamista sekä erilaisten opiskeluoikeuteen liittyvien asioiden muistamista.  

Opintohallinnon järjestelmät kehittyvät ja uusia järjestelmiä otetaan käyttöön. Tutut opiskelijarekisteri ja hakujärjestelmä ovat viimeisen parin vuoden aikana saaneet rinnalleen ainakin tikettijärjestelmän, arkistointijärjestelmän ja sähköisen tutkintotodistuksen työkalut. On otettava haltuun uusia prosesseja ja käyttöohjeita. 

Muutoksella on kolikon kaksi puolta 

Muutos on asiantuntijatyössä väistämätöntä, ja siihen suhtautuminen vaihtelee. Muutosvastarinta on luonnollinen ilmiö (Smollan 2011). Muutosvastarintaa vähentävät työntekijöiden osallistaminen päätöksentekoon, läpinäkyvyys sekä riittävän ajan varaaminen muutokselle (Cavins-Tull 2012). Moni työhön vaikuttava muutos tulee annettuna, sillä esimerkiksi lakeihin ja uusiin koulutuksiin emme voi vaikuttaa. Toisaalta vaikkapa tutkintosäännön ja muiden sisäisten ohjeistusten kirkastamisessa pyrimme olemaan aktiivisesti mukana ja tunnistamaan itsekin muutostarpeita.

Muutoksen läpiviennissä tarpeen on myös huomioida siitä kumpuavat tunteet sekä selittää, miksi muutos tapahtuu (Allworth ym. 2021). On helpompaa hyväksyä muutos, kun ymmärtää sen edut ja hyödyt niin oman työn, organisaation kuin opiskelijan kannalta. Esimerkiksi järjestelmien ja opiskelijavalintojen muutosten sisäistäminen vie aikaa, mutta ne voivat helpottaa työtä ja opiskelijoiden pääsyä opintojen pariin.

Edellä esitellyt valtakunnalliset, yhteiskunnalliset ja organisaatiotason muutokset ja erityisesti järjestelmämuutokset edellyttävät opintoneuvojilta jatkuvaa uuden oppimista. Jatkuvan oppimisen vaatimus ja useat yhtäaikaiset muutokset saattavat aiheuttaa kuormitusta ja heikentää hyvinvointia (Lemmetty ym. 2022).

Kolikolla on kuitenkin kaksi puolta. Jos mikään ei koskaan muuttuisi, kävisikö työ tylsäksi ajan kuluessa? Oppisimmeko uutta tai kehittyisimmekö yksilöinä ja organisaationa? Parhaimmillaan muutos, esimerkiksi käytännöissä tai teknisissä järjestelmissä, tehostaa työtä ja tuo uudenlaista osaamista. 

Kuva: Haaga-Helia