Uusi asiakirjastandardi – opettajan perspektiivistä

Asiakirjastandardi on joukko suosituksia organisaatioiden ja yksityishenkilöiden asiakirjoihin. Asiakirjastandardi uudistettiin ja uusi versio julkaistiin elokuussa 2024. Mikä muuttui?

Vanha asiakirjastandardi palveli paperisia asiakirjoja. Nykyään ei paperisia asiakirjoja juuri enää käytetä, joten uusi asiakirjastandardi tarvittiin. Asiakirjastandardin päivittämisen vaade tuli saavutettavuuden vaatimuksesta ja sen huomioimisesta asiakirjoissa. Uusi asiakirjastandardi on päivitetty kauttaaltaan vastaamaan digitaalisen ajan vaatimuksia asiakirjoille. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että metatiedot ovat nousseet suureen rooliin. Ammattikorkeakoulussa tämä tarkoittaa sitä, että kurssit, joilla kirjoitetaan liikekirjeitä, uudistettiin vastaamaan uutta asiakirjastandardia. Asiakirjastandardin osaaminen on siis tärkeä osa jokaisen tradenomin ydinosaamista.

Tässä kirjoituksessa käyn läpi opetuksessa huomioimani uuden asiakirjastandardin suurimmat erot aikaisempaan.

Asiakirjan saavutettavuus

Saavutettavudessa tärkeintä on se, että rakenne ja sisältö ovat ymmärrettävää ja selkeää. Eri ihmisille tämä tarkoittaa eri asioita. Yhdelle asiakirjatiedosto on saavutettava, jos siinä olevat kuvat voi suurentaa ja kuvien tarkkuus säilyy hyvänä. Toiselle lukijalle saavutettavuus tarkoittaa erittäin selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Kolmannelle se koskee värien käyttöä (kontrasti & värisokeat).

Metatieto on rakenteinen tai osittain rakenteinen tieto, joka mahdollistaa asiakirjojen laadinnan, hallinnan ja käytön elinkaaren kaikissa vaiheissa ja erilaisissa toimintaympäristöissä ja niiden välillä. Jokaisen asiakirjan metatiedoista täytyy löytyä vähintään asiakirjan perusasioita, kuten mikä asiakirja on kyseessä, kuinka vanha se on, mikä on asiakirjan yksilöivä tunnus ja miten luottamuksellinen asiakirja on kyseessä. Perusmetatietoja ovat esim. organisaatio (tyypillisesti logo), laatija, asiakirjatyyppi ja asiakirjan päivämäärä. Asiakirjan tiedoston ominaisuuksissa on oltava määriteltynä myös asiakirjan otsikko.

Uusi asiakirjastandari vähentää tunnisteiden käyttöä. Ylätunnisteen saavutettavuus parani, kun uuden asiakirjastandardin mukaan ensimmäisen sivun ylätunnistetietojen on löydyttävä sisältöalueelta – jatkosivujen ylätunniste löytyy edelleen asiakirjan tunnisteesta. Ylätunniste tiivistyi entisestä, ja esimerkiksi päivämäärä löytyy uudessa asiakirjastandardissa riviltä 2, kun se vanhasta löytyi riviltä 4.

Entinen alatunniste (footer) on nykyään sisältöalueella asiakirjan lopussa lopputervehdyksen jälkeen, ja nykyfooter on varattu sähköisille tiedoille. Myös linkkien on uuden asiakirjastandardin mukaan erotuttava muusta tekstistä (vanhan asiakirjastandardin mukaan niitä ei saanut alleviivata ja värittää sinisellä).

Asiakirja pitää uuden standardin mukaan pystyä ymmärtämään, vaikka sisältöä ei näkisi tai näkökyky olisi heikko. Tämän vuoksi kaikilla kuvilla on oltava tekstivastine (ns. alt text) ja asiakirjan rakenne on ilmaistava käyttämällä tyylejä (Heading1, Heading2, Normal jne.). Myös fontin ja taustavärin kontrastin on oltava riittävä eikä värisokeus saa olla este.

Muodollinen muutos

Muodollisesti suurin muutos näkyy siinä, että asiakirja on väljempi ja joustavammin aseteltu. Esimerkiksi leipätekstin sisennys muuttui 4,6 cm:stä 2,3 cm:iin – eli yhdellä rivillä olevan tiedon määrä kasvoi. Toisaalta rivinväli on uudessa asiakirjastandardissa väljempi. Myös kirjasintyyppi eli fontti on vapaammin valittavissa kuin vanhassa standardissa: pääasia on, että fonttityyppi on selkeä, enää sitä ei ole yksilöity.

Toinen muodollisesti näkyvä ero on siinä, että uudessa standardissa otsikot ovat omalla rivillään. Enää ei siis käytetä lyhyitä väliotsikoita riippuvalla sisennyksellä. Tähänkin muutokseen syy on saavutettavuus.

Asiakirjan lopputervehdys muuttui tiiviimmäksi ja allekirjoitus sähköiseksi. Esimerkkinä se, että ennen titteli tuli allekirjoittajan nimenselvennyksen alle, nyt se tulee pilkulla erotettuna nimen jälkeen. Eli allekirjoitus on muuttunut sähköiseksi ja entinen 3-5 rivin allekirjoitusväli puuttuu kokonaan.

Uusi on yleensä hyvää, mutta myös haastavaa

Vaikka periaatteessa muutos oli erinomainen, aiheuttaa se edelleen päänvaivaa. Monet vaatimuksista eivät elä tekstinkäsittelyohjelmistojen pilviversioissa, joita ihmiset suurimmaksi osaksi kuitenkin käyttävät. Desktop-versiot toimivat uudistusten kanssa, mutta ne ovat kalliita eivätkä suinkaan kaikkien saavutettavissa.

Harmaita hiuksia aiheuttaa vaade tunnistetekstien näkymisestä asiakirjan ensimmäisellä sisältösivulla. Aiemmin tunnisteiden opettaminen oli Wordin peruskäyttäjille helppoa, kun riitti, että opetti ylä- ja alatunnisteen käytön. Nyt pitää opettaa heti alussa, miten tehdään erilaiset tunnistetiedot, osan vaihto, ja monta muuta vaikeaa asiaa, ennen kuin päästään edes alkuun asiakirjan kirjoittamisessa.

Myös Title-vaade asiakirjan metatiedoissa on asia, joka ei online-versioilla onnistu. Näin ollen asiakirja pitää ladata desktop-versioon, lisätä Title (joka löytyy asiakirjasta sisältöalueelta jo pääotsikossa) ja ladata uudelleen pilveen – monta monituista ylimääräistä vaihetta, jotka uuden opettelevalle ovat hankalia.

Opetus siis muuttui vaikeammaksi, mutta layout helpommaksi.

Kuva: Haaga-Helia