Kokemuksia yhteiskehittämistyöpajoista: ideoiden kautta konkretiaan

Onnistunut innovaatioiden kehittäminen ideoista konseptien kautta konkreettisiin toteutuksiin vaatii jäsenneltyä työskentelyä. Vielä parempaa on, jos sen voi tehdä yhdessä ihmisten kanssa, jotka käsittelevät asiaa eri näkökulmasta kuin sinä itse.

Virtual Nature –hankkeessa työskennellään kahden vuoden ajan miettien ja testaten, kuinka virtuaaliteknologioita voisi soveltaa luontomatkailuliiketoiminnan yhteydessä. Kevään 2024 aikana järjestimme kaksi kolmen työpajan sarjaa Uudellamaalla matkailupalveluiden parissa toimiville sekä virtuaaliteknologioita hyödyntäville yrittäjille. Tilaisuudet olivat avoimia kaikille kiinnostuneille. Tässä artikkelissa pohdimme fasilitoidun yhteiskehittämisen hyötyjä innovoinnissa ja hanketyössä ylipäänsä, käymme läpi hankkeessa organisoidut työpajasarjat ja niiden hyödyt sekä niissä esiin nousseita haasteita.

Työpajamuotoinen työskentely yhteiskehittämisen tukena

Fasilitoiduissa työpajoissa on oivalliset puitteet yhteiskehittämiselle osana yhteissuunnitteluprosessia. Pelkkä yhteen kokoontuminen ilman suunniteltua etenemistä ja valikoituja työkaluja lisää harvoin tuotettavien ideoiden ja ratkaisujen määrää. Sen sijaan fiksusti valitut työmenetelmät ja työskentelylle asetetut, osallistujille avatut selkeät tavoitteet auttavat yltämään odotukset ylittäviin suorituksiin lyhyessä ajassa. (Kantojärvi 2012) Työpajatyöskentelyssä jokaiselle osallistujalle tulisi jäädä sellainen olo, ettei saamapuolelle jäänyt vain työpajan järjestäjä, vaan työpajaan osallistuminen oli myös osallistujille yhtä lailla antoisaa (Seppälä 2017; Aromaa 2018).

Yhteissuunnittelu ja yhteiskehittäminen avaintekijänä

Yhteissuunnittelu ja yhteiskehittäminen ovat ihmiskeskeisen suunnittelun ja palvelumuotoilun ydintä (Stickdorn & Schneider 2011). Kun puhutaan yhteiskehittämisestä (co-development), tarkoitetaan sillä esimerkiksi yksittäistä työpajaa. Yhteissuunnittelulla (co-design) taas viitataan koko prosessiin, jonka yksittäisiä osia yhteiskehittämissessiot ovat. (Mattelmäki & Sleeswijk Visser 2011)

Yhteissuunnittelun periaatteena on, että suunnitteluprosessiin osallistuu varsinaisen suunnittelutiimin, tässä tapauksessa hanketiimin ulkopuolisia henkilöitä. Työhön osallistuvat sidosryhmät voivat olla projektista riippuen keitä tahansa henkilökunnan, asiakkaiden, palvelun mahdollisten tai todellisten käyttäjien edustajia, suunnittelijoita ja myös johtajia, jotka tuodaan työskentelemään yhdessä tietyn palvelukokemuksen tutkimiseksi ja kehittämiseksi. (Stickdorn & Schneider 2011).

Yhteissuunnittelulla on Mattelmäen ja Sleeswijk Visserin (2011) analyysiin perustuen neljä toisistaan eroavaa toteuttamisen tasoa.

1. Loppukäyttäjät ovat asiakasymmärrysaineiston kautta läsnä läpi prosessin.
2. Loppukäyttäjät ovat aktiivisina toimijoina mukana tutkijoiden tai muotoilijoiden järjestämissä fasilitoiduissa työpajoissa.
3. Muotoilija osallistuu aktiivisesti luomisprosessiin.
4. Tutkijat ja muotoilijat fasilitoivat ja tukevat aktiivisesti eri sidosryhmien edustavista muodostuvaa monialaista tiimiä, jossa on edustettuna muitakin kuin loppukäyttäjiä.

Virtual Nature -työpajoissa sovellettiin tasoa 4. Seuraavissa vaiheissa, kun loppuasiakkaat testaavat tuoteaihioita, siirrytään soveltamaan tasoa 2.

Muotoiluajattelun voima

Muotoiluajattelun periaatteet voidaan kiteyttää neljään pääkohtaan. Niistä ensimmäinen on ihmiskeskeisyys: kaikki lähtee ihmisistä, joilla on erilaisia toiveita, pelkoja, tarpeita ja päämääriä. Toinen periaate on visuaalisuuden vaaliminen läpi tekemisen, päämääränään jaettu ymmärrys ideoista ja tuloksista. Kolmas periaate on yhdessä tekeminen ja osallistaminen. Neljäntenä ja viimeisenä on valmius analyyttiseen tarkasteluun ja siihen pohjautuvaan jatkuvaan kehittämiseen eli iterointiin. (British Design Council 2024)

Muotoiluajattelulle on ominaista ratkaisujen luomiseen paneutuminen ongelmiin keskittymisen sijaan. Ongelmanratkaisu on tapa poistaa kokonaisuudesta jotain sinne sopimatonta, ja se on osa kehittämisprosessia. Hyvässä muotoilussa ideana on luoda toimiva, asiakkaiden elämästä kummunneesta oivalluksesta lähtöisin oleva ratkaisu johonkin tunnistettuun ongelmaan (Naiman 2017). Ongelman tunnistaminen ja ratkaisujen keksiminen kulkee muotoiluajattelua soveltavassa yhteiskehittämisessa tyypillisesti käsi kädessä (Holmlid ym. 2015).

Fasilitoinnilla rakennetta

Fasilitointi merkitsee ryhmäprosessin ohjaamista neutraalilla tavalla. Sananmukaisesti se merkitsee helpoksi tekemistä (facile, ransk.). (Kantojärvi 2012.) Yksi fasilitoinnin päämääristä on tuoda osallistujat samalle viivalle yhteisen tehtävän ratkaisemisen pariin. Onnistuneella fasilitoinnilla on voimaa ravistella rakenteita auttamalla osallistujat päästämään irti tiukoista rooleistaan. Totutuista kaavoista irtautuminen auttaa luomaan uusia ajatuspolkuja ja ratkaisuja. (Kantojärvi 2012; Aromaa 2018)

Fasilitoinnin tehtävä on ohjata ryhmää etenemään ja auttaa pääsemään keveämmin vaikeidenkin paikkojen yli. Toisaalta fasilitointi turvaa moniäänisyyttä ja edesauttaa osallistujien tasapuolista ja -vertaista mahdollisuutta osallistua yhteisen aiheen kanssa työskentelyyn. On hyvä pitää mielessä, ettei kukaan ole seppä syntyessään: fasilitointikin on erillinen taitonsa, joka vaatii tiedonhankintaa ja harjoittelua (Seppälä 2017). Fasilitoija suunnittelee ryhmätyöprosessin ja valikoi sopivat työkalut tavoitteiden saavuttamiseksi, mutta välttää puuttumasta asiasisältöön tai ideointiin (Kantojärvi 2012). Omien kommenttien ja ajatusten säästely muihin foorumeihin ei aina ole helppoa, mutta ehdottoman hedelmällistä kyllä. Designerin ja fasilitoijan kaksoisroolissa toimiminen todennäköisesti hämmentää osallistujia ja heikentää näin työskentelyn tuloksia merkittävästi.

Hankkeen työpajojen polku ideoinnista tuotekonsepteihin

Koko työpajasarjan suunnitelmana oli, että työskentely lähtee ymmärryksen kasvattamisesta ja ideoinnista, edeten konseptointivaiheen kautta aina uusien tuotekonseptien toteuttamiseen ja näiden pilotoimiseen asti. Työpajojen sisältöjä räätälöimme hankkeen nykytilakartoituksen osana toteutetun yrittäjäkyselyn vastauksissa kuultuja tarpeita ja toiveita mukaillen (Aromaa, Mäkäräinen-Suni & Rannikko 2024).

Työpajojen sisältö

Ensimmäisen työpajasarjan aikana halusimme jakaa tietoa ajankohtaisten tosielämän esimerkkien avulla ja rohkaista osallistujia ajattelemaan ja ideoimaan teknologioiden mahdollisuuksia omista näkökulmistaan. Työpajasarjan aiheet oli jaettu virtuaalitodellisuuteen, lisättyyn todellisuuteen ja immersiivisiin tiloihin.

Toisen työpajasarjan tavoitteena oli synnyttää konkreettisia ja toteutuskelpoisia virtuaalisen luontomatkailun tuotekonsepteja. Konseptointityöpajoihin osallistumisen edellytyksenä oli se, että jokaisella osallistujalla oli tullessaan jo mielessä selkeä, digitaalisuuteen keskittyvä kehittämisidea. Työpajasarja jaettiin niin, että ensin tutustuttiin siihen, miten ideoista saadaan konsepteja, sitten sukellettiin syvemmälle teknologioihin ja viimeisessä työpajassa tutustuttiin erilaisiin myynti- ja jakelukanaviin.

Työpajojen rakenne

Kaikki hankkeen työpajat seurasivat samaa kaavaa, jossa ensin aiheeseen perehdyttiin asiantuntijan tai useiden asiantuntijoiden alustuksilla ja sen jälkeen siirryttiin fasilitoituun yhteiskehittämiseen osallistujien kesken. Lopuksi esitettiin yhteenvedot työpajassa nousseista ideoista. Ensimmäisen työpajasarjan alustukset sisälsivät paljon case-esimerkkejä siitä, miten immersiivisiä teknologioita on jo hyödynnetty matkailun parissa. Lisäksi osallistujilla oli mahdollisuus kokeilla ja kokea erilaisia laitteita sekä virtuaalisia toteutuksia Helsinki XR Centerin Showroomissa ja Haaga-Helian The Box –tilassa.

Yhteiskehittämisen osioissa osallistujat jaettiin ryhmiin niin, että jokaisessa ryhmässä oli sekä matkailualan että teknologia- ja virtuaalisen sisällöntuotannon alojen edustajia ja hanketiimin asiantuntijoita. Fasilitaattori esitteli tehtäviä ja pohdittavia kysymyksiä ja pöydissä keskusteltiin, ideoitiin ja kirjattiin esille nousseet asiat papereille kirjoittaen ja piirtäen.

Ideoista tekoihin

Työpajoissa pyrittiin törmäyttämään eri alojen ihmisiä, jotka toisivat keskusteluihin omia näkökulmiaan. Tässä ollaan fasilitoidun yhteiskehittämisen tarjoamien ydinhyötyjen äärellä: mitä erilaisemmista lähtökohdista osallistujat tulevat, sitä valaisevampaa työskentely ja sitä siivittävä keskustelu yleisesti ottaen osallistujille on. Tällaisista keskusteluista kumpuavalla uudenlaisella ajattelulla on voima saada aikaan todellisia muutoksia – ensin ajattelussa, sitten toiminnassa. Pyrkimyksenä oli myös herättää osallistujissa se oivallus, ettei uuden asian tarvitse olla välttämättä jotain massiivista, vaan se voi olla jokin pieni juttu, jota kokeillaan kevyesti ja katsotaan, kuinka kävi.

Yhteiskehittämisestä tuotemuotoiluun

Työpajojen case-esimerkeillä ja yhteiskehittämisellä oli suuri merkitys pilottisovellusten syntymiseen. Ne sysäsivät ideoinnin alkuun ja jalostivat yrittäjien ajatuksia siitä, mikä on mahdollista ja kannattavaa.

Helsinki XR Centerin kehitystiimin asiantuntijat ja harjoittelijat osallistuivat tiiviisti työpajojen yhteiskehittämiseen ja seuloivat yrittäjien ideoista niitä, jotka olisivat toteutettavissa hankkeen puitteissa. Yrittäjät pystyivät pallottelemaan ideoitaan työpajojen yhteiskehittämisessä muiden matkailu- ja virtuaaliteknologioiden asiantuntijoiden kanssa, mutta konkreettisen lopputuloksen saavuttamiseen tarvittiin kehittäjien ja yritysten keskinäisiä suunnittelupalavereja.

Lopulta työpajoista nousi kaksi ideaa, joita lähdettiin toteuttamaan kehitystiimin voimin konkreettisiksi virtuaalisiksi tuotteiksi (Rannikko 2024).

Toteutuneet pilottisovellukset pähkinänkuoressa

Ensimmäinen pilottisovellus suuntautui markkinointiin. Kohteesta tehtiin 3D-havainnekartta, jota pystytään käyttämään apuna kohteen markkinoinnissa ja rahoituksen etsimisessä. Yhteiskehittämisessä sovellukseen mietittiin mahdollisuutta muuntua kävijöitä hyödyttäväksi tuotteeksi, kun kohde valmistuu. Pilotti rajattiin kuitenkin yksinkertaiseksi 3D-kartaksi, josta pystyy samaan informaatiota kohteen eri alueista ja joka toimii helposti mobiilissa verkkoselaimen kautta.

Toinen pilottisovellus muuntui matkan aikana enemmän. Yhteiskehittämisessä mietittiin paljon kohteen saavutettavuutta ja mahdollisuutta kokea kohde ilman, että sinne pääsee itse. Lopulta kuitenkin kävi selväksi, että esimerkiksi VR-lasien hankkiminen kohteeseen ei ole kannattavaa. Ideaa jalostettiin siten, että kohteesta tehtiin mobiililaitteella toimiva 3D-kartta. Kartan avulla kohdetta voi tutkia menemättä fyysisesti paikan päälle. Karttapilotin tavoitteina saavutettavuuden lisäämisen ohella olivat kohteen elävöittäminen ja asiakkaiden kohteessa viettämän ajan pidentäminen. Sovellus on eräänlainen aarteenetsintäpeli, jossa koodisanat voidaan piilottaa fyysisinä elementteinä itse kohteeseen. 3D-karttaan lisättiin ominaisuus, jossa käyttäjä saa reitin varrelle kirjoitettavien koodisanojen avulla lisätietoja kohteesta sekä kohteen animoidun maskotin tanssahtelemaan kartalle.

Prosessit ja perusta kuntoon

Kuten monesta muustakin toteutuksesta, myös tämän työpajasarjan aikana ja jälkeen on tullut ajatuksia siitä, mikä toimi hyvin ja miten asioita voisi kehittää tulevaisuudessa. Varsinkin selkeän fasilitoinnin tärkeys sekä asiakaslähtöisyys nousivat esiin jälkipuinnissa.

Fasilitointi luotsaa prosessia

Toisinaan tehtäviä teettäessä on vaikea saada osallistujat tekemään sitä, mitä oli tarkoitus tehdä. Syyt tähän voivat olla moninaisia. Tilanne on sikäli hankala, että jo yhden osallistujan sooloilu vie yleensä koko keskustelupöydän sivupoluille, eikä suunnitellun prosessin mukaisia tuloksia voida tällöin taata. Tämä voi aiheuttaa valtavasti sessioiden ulkopuolista, suunnitelmasta poikkeavaa lisätyötä tai pahimmillaan usean mukanaolijan jättäytymisen pois jatkotyöskentelystä fokuksen hämärtyessä.
Fasilitoinnin tärkeyttä ei voikaan liiaksi korostaa: fasilitoinnin tehtävä on helpottaa työskentelyä ja auttaa selviytymään ongelmakohdista. Fasilitoijan ensisijaisena tehtävänä on viedä suunnitellut työosuudet läpi niin, että tuloksia syntyy. Myös sosiaalista pelisilmää tarvitaan, kun osallistujia pitää toisinaan paimentaa takaisin merkitylle reitille.

Kun tehtävänä on jotain, minkä ryhmä saa yhdessä kehitellä, onnistumisia on todennäköisesti luvassa. Hankalampaa on, jos jokainen osallistuja miettii kehitysideoita oman liiketoimintansa näkökulmasta. Oman liiketoiminnan kehittäminen on toki yrittäjälle motivoivaa, mutta rinta rinnan omia liiketoiminnan haasteita ratkoessa on riskinä menettää yhteiskehittämisestä saatavilla olevat hyödyt.

Tunnistettu tarve kaiken perustana

Omien asiakkaiden tuntemisen tärkeys tietoon, ei mutuun perustuen, oli työpajoissa toistuvasti esillä. Työskentelyssä ei kuitenkaan ollut keinoja varmistaa, kuinka hartaasti asiakasnäkökulmaa on eri yrityksissä selvitetty. Tämä tuo epävarmuustekijöitä mukaan siihen, kun arvioidaan, millaisia kehitysideoita voisi olla kannattavaa ottaa työn alle. Asetelma lienee tyypillinen hanketyössä, jossa toimenpiteitä ei yleensä kohdenneta vain yhdelle yrittäjälle. Kehittämistyön tulisi lähteä tunnistetusta asiakastarpeesta.

Tulevaisuuden työpajoissa asiakkaiden tarpeita voitaisiin tuoda esiin yksinkertaisesti kutsumalla yritysten olemassa olevia tai mahdollisia asiakkaita mukaan työpajatyöskentelyyn. Tällöin koko ketju asiakkaista palveluntarjoajiin ja virtuaalisten tuotteiden kehittäjiin saataisiin samaan pöytään esittämään omat näkökulmansa virtuaalisten tuotteiden kehittämiseen. Toisaalta loppuasiakkaiden mukaan ottaminen yhteiskehittämiseen voi tapahtua missä tahansa vaiheessa prosessia, kun lopputuotteeseen vaikuttaminen on vielä mahdollista.

Hankkeessa tuotettavien pilottituotteiden testaaminen todellisia asiakkaita edustavilla ryhmillä on yksi tapa, jolla asiakkaan ääni on mahdollista saada kuuluville. Virtual Nature – hankkeen aikana tullaankin juuri testaamaan pilottisovellusten käyttöä asiakastestiryhmillä.

Kuva: Shutterstock