Liiketoimintaa tukevan tietojärjestelmän käyttöönotto

Olin opettajan kahdeksan viikon työelämäjaksolla ja organisaatioon tutustuessani huomasin tutun haasteen: työelämän tahti on entisestään kiristynyt ja ihmisillä jatkuva kiire. Taas on niin kiire taluttaa pyörää, ettei ehditä hyppäämään sen selkään.

Tehtäväni työelämäjakson aikana oli jo olemassa olevan tietojärjestelmän kehittäminen parantamalla sen käyttäjäkokemusta. Keskityimme pääosin käyttäjäkeskeiseen suunnitteluun, sillä oletuksena oli, että muut asiat olivat kunnossa jo järjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

Tietojärjestelmän kehittämisestä

Tietojärjestelmän suunnitelmallisella käyttöönotolla pystytään paitsi nopeuttamaan tehtävien suorittamista esimerkiksi automaatioiden avulla myös parantamaan tiedon laatua, sen oikeellisuutta ja ajantasaisuutta.

Kun tietojärjestelmää lähdetään kehittämään, perustana tulisi olla liiketoiminnan tarpeet, eli miten tietojärjestelmät tukevat liiketoimintaa. Saadaanko niiden avulla kasvatettua liikevaihtoa tai vähennettyä kuluja eli yleisesti parantaa yrityksen kannattavuutta. Tietojärjestelmillä pyritään toki myös laadullisiin parannuksiin, mutta ne eivät yksin riitä kehittämisen perusteluiksi.

Kun yllä olevat ehdot ovat täyttyneet, tulisi kehityksessä varmistaa muun muassa seuraavia asioita.

1. Vaatimusmäärittely, jossa määritellään järjestelmän toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset.
2. Käyttäjäkeskeinen suunnittelu, jossa huomioidaan eri käyttäjäryhmien tarpeet ja toivomukset esimerkiksi järjestelmän ulkoasu, jolla on suuri vaikutus järjestelmän käytettävyyteen.
3. Tekninen arkkitehtuuri. Miten järjestelmän tietokannat suunnitellaan, palvelimet ja tietoverkkojen toiminta. Yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa on erittäin tärkeää koska järjestelmät eivät ole erillisiä järjestelmiä vaan niiden välillä tapahtuu tiedonsiirtoa kuten esimerkiksi asiakastiedot.
4. Tietoturva, miten huolehditaan siitä, että tiedot ovat turvasta hyökkäyksiltä ja muilta ulkoisilta uhkilta.
5. Testaus ja laadunvalvonta. Järjestelmä tulee huolellisesti testata ennen käyttöönottoa. Mitä myöhemmin virheet havaitaan, sen kalliimmaksi tulee niiden korjaaminen.
6. Projektinhallinnalla varmistetaan, että pysytään suunnitelluissa kustannuksissa ja aikataulussa samalla toteuttaen järjestelmältä vaaditut ominaisuudet. (Mukaillen CoPilot.)

Kehittämistyölle asetetut tavoitteet

Työelämäjaksoni kehittämisprojektin tavoitteiksi asetimme yhdessä neljä tavoitetta.

Organisaation arvovirtojen tunnistaminen
Tehtävänä tarkentaa, mitä ovat ne end-to-end prosessit, joissa Salesforce-tietojärjestelmällä on merkittävä rooli. Sen jälkeen nimetä arvovirtojen omistaja, joka vastaa siitä, että Salesforcea voidaan käyttää optimaalisesti kyseiseen tarkoitukseen. Tällä tavoitteella pyrimme siihen, että järjestelmää kehitetään jatkuvasti käyttäjien tarpeiden mukaan, esimerkiksi ottaen käyttöön uusia käytettävyyttä parantavia toimintoja.

Datan tarkistus ja korjaus
Tietojärjestelmään oli tuotu edellisestä järjestelmästä vanhaa dataa, joka oli sekä puutteellista että virheellistä. Tehtävänä oli ratkaista, miten data ja datamalli saadaan korjattua. Erittäin oleellinen seikka tietojärjestelmien kannalta on datan oikeellisuus. Mikäli data ei ole oikeaa ja ajanmukaista, ei raportoinnista saada hyötyä.

Automaatioiden hyödyntäminen
Tehtävänä oli selvittää, mitä rutiininomaisia tehtäviä tai muuten automatisoitavia tehtäviä voidaan automatisoida. Tällä tavoitteella pyrimme lisäämään järjestelmän käytettävyyttä. Ajatuksena, että annamme järjestelmän suorittaa rutiininomaisia tehtäviä, jotka oikein toteutettuna tekevät tehtävät nopeammin ja virheettömämmin kuin ihmiset.

Organisaation kokonaisarkkitehtuuri
Tehtävänä oli tuottaa kuvaus siitä, mitä järjestelmiä organisaatiossa on käytössä, mitä tietoa niissä ylläpidetään ja miten ne liittyvät toisiinsa. Tämä tavoite liittyy pääosin tekniseen arkkitehtuuriin. Kuten jo aiemmin totesin, on tärkeää, että tietoa voidaan siirtää eri järjestelmien välillä ja samalla taata tiedon oikeellisuus.

Tietojärjestelmän kehittämisen tulokset

Ensimmäisessä tehtävässä onnistuimme mielestäni hyvin. Tunnistimme organisaatiolle tärkeimmät arvovirrat ja saimme sovitut omistajat, samalla sovimme menetelmän, miten niitä tai muita kehityshankkeita viedään eteenpäin.

Toiseen tavoitteeseen löytyi myös ratkaisuja. Koska yrityksellä on ylläpitosopimus toisen yrityksen kanssa, en kuitenkaan tehnyt datan siivousta ilman sopimuskumppania, jotta mahdollisista virheistä ei aiheutuisi ongelmia organisaation ja tukea antavan yrityksen välille.

Automaatiota tunnistimme useita, joita joitakin otimme käyttöön. Isompien muutosten tekemisestä vastaa kuitenkin sopimuskumppani.

Kokonaisarkkitehtuuri jäi ikävä kyllä käsittelemättä, osin sen takia, että henkilö, jonka kanssa arkkitehtuuria piti käsitellä, oli suuren osan työelämäjaksoni ajasta sairaslomalla ja toisaalta kukaan organisaatiossa ei tuntenut kokonaiskuvaa.

Työelämäjakson aikana kehitin menetelmän tietojärjestelmäprojektin käyttöönottoon. Toki se on hyvin suppea versio oikeasta menetelmästä, mutta toimii esimerkiksi hyvin opetuksessa. Pääpiirteissään se on seuraavanlainen.

Liittämällä nämä kuusi vaihetta edellä mainittuihin uuden tietojärjestelmän suunnitteluvaiheen osiin, saadaan aikaan jo melko yksinkertainen ja toimiva malli tietojärjestelmän suunnittelua ajatellen. Ja kiireessäkin tulee pysyttyä pyörän selässä.

Kuva: Shutterstock