Muutosjohtamisen kulminaatiopiste on siirtymä suunnitelmista käytäntöön

Kaksi vuotta sitten kirjoitimme muutoksen merkityksestä ja siitä miten muutokseen lähtiessä on olennaista ymmärtää muutoksen tarkoitus (Ei itse muutos vaan sen merkitys, eSignals). Vasta sen jälkeen voi aloittaa keskustelun toimintatapojen muuttamisesta. Nyt kahden vuoden Digivisio-muutosprosessin jälkeen olemme omassa toiminnassamme siirtyneet toimintatapojen muuttamiseen ja osin jo käytännön tekemiseenkin.

Huolimatta välillä jopa kaoottisesta keskeneräisyyden tunteesta, olemme saavuttaneet vaiheen, jossa tekeminen siirtyy suunnittelusta käytäntöön, eli eräänlaisen muutosjohtamisen kulminaatiopisteen.

Miksi on muutosjohtamisen olennaisin kysymys

Digivisio 2030 on kaikkien suomalaisten korkeakoulujen yhteinen hanke, jonka tavoitteena on osaltaan mahdollistaa koulutustason nostaminen ja työllisyystilanteen parantaminen Suomessa. Hankkeen ensimmäisessä vaiheessa luotiin Opin.fi-palvelu, joka kokoaa yhteen suomalaisten korkeakoulujen avoimen opintotarjonnan. Opin.fi auttaa oppijaa löytämään hänelle sopivia osaamisen kehittämisen mahdollisuuksia ja tukee korkeakouluja entistä laadukkaamman ja osuvamman koulutustarjonnan tuottamisessa. (Digivisio 2024A; Digivisio 2024B.) Opin.fi-palvelun teknisen kehittämisen ohella Digivisio 2030 -hankkeen rooli on ollut tukea korkeakouluja muutosprosessissa yhteisiä tavoitteita kohti.

Vastuullamme Digivisio 2030 -hankkeen muutoskoordinaattoreina oli tuotettavan Opin.fi-palvelun käyttöönottamiseen valmistautuminen ja muutosohjelman vetäminen omassa korkeakoulussamme. Kuten mainitsemassamme aiemmassa kirjoituksessa kuvasimme, emme omassa muutosohjelmassamme puhuneet Digivisiosta tai Opin.fi-palvelusta muutosten aiheuttajana vaan ennemminkin ratkaisuina toimintaympäristön muutoksiin. Tämä näkökulmaero on mielestämme hyvin olennainen ja vaikuttaa merkittävästi siihen, miten muutokseen, tässä tapauksessa Digivisioon ja Opin.fi-palveluun, suhtaudutaan.

Olennaisinta muutosjohtamisessa ei siis ole se mitä ja miten toimintatapoja muutetaan vaan se miksi meidän tulisi muuttaa toimintatapojamme.

Kehitetyn Opin.fi-palvelun ensimmäinen julkinen versio lanseerattiin keväällä 2025. Vaikka kehitystyö jatkuu edelleen, palvelu on jo osa korkeakoulujen jatkuvan oppimisen arkea. Korkeakoulumme muutosohjelman näkökulmasta tämän jatkuvan oppimisen palvelun käyttöönotto ja lanseeraus tarkoittivat sitä, että ainakin jatkuvan oppimisen tiimi sekä esimerkiksi it-palvelut ja toiminnanohjauspalvelut ovat jo siirtyneet muutospohdinnoista syvälle käytännön tekemiseen. Muutos ei siis ole enää vain visio tai suunnitelma – se on arkea.

On kuitenkin hyvä tunnistaa, että muutos etenee eri tahdissa eri puolilla organisaatiota. Opin.fi-palvelua kehitetään ketterästi vaihe vaiheelta, ja käyttöönotto tapahtuu asteittain. Tämä tarkoittaa, että osa henkilöstöstä kokee palvelun vielä etäiseksi. Kaikille ei ole vielä täysin selvää, miksi palvelu on olemassa ja mitä hyötyä siitä on meille. Tämä henkilöstöryhmien välinen ero muutokseen suhtautumisessa tuli esille palvelun lanseerauksen jälkeen toteuttamassamme henkilöstökyselyssä.

Suhtautuminen muutokseen vaihtelee merkittävästi eri henkilöstöryhmien välillä

Haaga-Helian muutosprosessi pohjautuu osallistamismalliin, jonka mukaisesti muutokseen osallistamisessa on viisi vaihetta: kartoitus, ilmiön määrittely, keskustelu, viestintä ja juurruttaminen (Iloranta 2023). Nyt, kun Digivisio-hankkeessa kehitetty Opin.fi-palvelu on julkaistu ja otettu käyttöön, olemme jo pikkuhiljaa kasvamassa ulos osaallistamismallistamme. Kyse ei enää ole muutoksesta, sillä uusi toimintamalli on jo käytössä.

Vastuu siirtyy yhä vahvemmin asiantuntijoille, jotka toteuttavat ja kehittävät tekemistä ja palvelua osana omaa työtään. Muutoksen johtajilta tämä vaatii tärkeän taidon: kyvyn päästää irti. On osattava luottaa siihen, että asiat etenevät ilman jatkuvaa ulkopuolista ohjausta tai fasilitointia. Nyt mitataan se, kuinka hyvin muutostyö on tehty ja kantaako se kuten pitäisi. Mikäli muutoksen tarkoitus on ymmärretty ja uusi asia juurrutettu osaksi arkea, ei pitäisi olla syytä huoleen.

Olemme muutosohjelman aikana seuranneet työn edistymistä säännöllisesti Digivisio Pulssi -kyselyllä. Loppukeväästä 2025 toteutetun kyselyn tulokset vahvistavat muutoskoordinaattoreiden tulkinnat: suhtautuminen Digivisio-hankkeeseen ja Opin.fi-palveluun vaihtelee merkittävästi eri henkilöstöryhmien välillä. Selkeimmin hajonta näkyy opetushenkilöstön ja teknisten asiantuntijoiden välillä. Myös esihenkilöt erottuvat positiivisella suhtautumisellaan selvästi esimerkiksi muista hallinnon asiantuntijoista.

Opettajista vain noin 12 % kertoo tuntevansa Digivisio-hankkeen hyvin. Sama tulos oli Opin.fi-palvelun suhteen. IT-palveluiden henkilöstöstä puolet vastasi tuntevansa yhtä hyvin sekä hankkeen että palvelun. Esihenkilöiden kokemus hankkeen ja palvelun tuntemisesta oli kaikista varmin. Heistä 67 % vastasi tuntevan Digivisio-hankkeen hyvin ja 44 % vastasi tuntevansa myös Opin.fi-palvelun hyvin.

Tämä kuvaa hyvin tilannetta, jossa olemme muutostyössä tällä hetkellä. Osa henkilöstöstä on ollut tiiviisti mukana tekemisessä jo pidempään ja heille Digivisio-hanke ja siinä kehitetty Opin.fi-palvelu on osa oma työtä. Mutta esimerkiksi opetustyötä tekeville hankkeen tai palvelun merkitys ei ole vielä konkretisoitunut. Avoimissa vastauksissa opettajat kuvaavat, että palvelu tuntuu etäiseltä eikä sen yhteys omaan työhön ole selvä. Ja tämä on aivan luonnollista. Muutos etenee henkilöstöryhmä kerrallaan, sillä uusiin asioihin perehdytään vasta sitten kun asia on ajankohtainen oman työn näkökulmasta.

Käytännössä Opin.fi-palvelu ei vielä ole vaikuttanut opettajien työhön oikeastaan millään tavalla. Heidän opettamia opintojaksoja on toki tarjolla palvelun kautta, mutta se on vain yksi jakelukanava korkeakoulujen avoimelle tarjonnalle. Opettajalle ei ole merkitystä mitä kautta oppija on hänen opettamalleen opintojaksolle löytänyt.

Muutosjohtaminen vaatii jatkuvaa luotaamista

Vaikka Opin.fi-palvelu on julkaistu ja otettu käyttöön, muutos ei ole ohi – se vain muuttaa muotoaan. Osallistamismallimme viimeinen vaihe, juurruttaminen, ei ole yksittäinen toimenpide vaan jatkuva prosessi, jossa eri henkilöstöryhmät tarvitsevat erilaista tukea ja etenemisen rytmiä.

Muutosprosessin johtaminen ei tarkoita sitä, että koko organisaatio etenisi samassa tahdissa. Päinvastoin – kuten Digivisio-Pulssi-kyselyn tulokset osoittavat, eri henkilöstöryhmät ovat muutoksessa eri kohdissa. Osa on jo pitkällä, osa vasta alussa. Tämä asettaa muutosjohtamiselle erityisiä vaatimuksia: tarvitaan herkkyyttä tunnistaa, missä kukin ryhmä kulloinkin on, ja kykyä mukauttaa tukea sen mukaisesti.

• Opettajien kanssa katse kääntyy yhä enemmän tulevaan. Nyt on oikea hetki pysähtyä ennakoimaan, miten Opin.fi ja Digivisio vaikuttavat opetuksen suunnitteluun, pedagogisiin ratkaisuihin ja opettajan rooliin tulevina vuosina. Tämä vaatii aikaa, tilaa ja mahdollisuuksia yhteiseen pohdintaan – ei valmiita vastauksia, vaan kysymyksiä, joita voimme yhdessä tutkia.
• Opintopalveluiden ja ohjauksen henkilöstön kanssa keskitymme juurruttamiseen. He ovat jo monin tavoin mukana käytännön toteutuksessa, ja nyt tarvitaan tukea siihen, että uudet toimintamallit vakiintuvat osaksi arkea. Tässä korostuu selkeys, prosessien hiominen ja jatkuva vuoropuhelu siitä, mikä toimii ja mikä kaipaa vielä säätöä.
• Jo mukana olleiden asiantuntijoiden kanssa, erityisesti IT-henkilöstön ja esihenkilöiden kanssa, siirrytään kehittämisen seuraavaan kierrokseen. Heidän kokemuksensa ja näkemyksensä ovat arvokkaita. On tärkeää pysähtyä pureskelemaan haasteita, jakamaan oppeja ja tunnistamaan uusia kehityskohteita. Tämä vaihe ei ole enää muutosviestintää, vaan yhteiskehittämistä, jossa myös asiantuntijoilla itsellään on vastuu tekemisen etenemisestä. Heidän kanssaan muutosjohtamisen roolin tulisi pikkuhiljaa pienentyä.

Muutoksessa rakennetaan organisaatiokulttuuria

Muutosprosessit eivät nykypäivän kompleksisessa toimintaympäristössä etene lineaarisesti alusta loppuun. Sen sijaan ne muodostavat jatkuvan ketjun, jossa yksi muutos kytkeytyy toiseen. Kuten Valtioneuvoston tulevaisuusselonteossa (2024) todetaan: ’Toimintaympäristön kehitykseen liittyy epävarmuutta ja vaihtoehtoisia kehityskulkuja, joihin on varauduttava jatkuvalla ennakoinnilla ja yhteisellä ymmärryksellä’. Tämä tarkoittaa, että muutosjohtamisen tehtävä ei ole vain viedä yhtä hanketta maaliin, vaan rakentaa organisaatiokulttuuria, jossa jatkuva muutos on normaalia – ja jossa ihmisillä on valmiuksia ja tilaa kohdata se. Osallistamismallimme tarjoaa tähän hyvän rakenteen: kun kartoitus, keskustelu ja viestintä ovat kunnossa, juurruttaminen voi tapahtua aidosti – ja valmistaa meitä seuraavaan muutokseen.

Muutos ei siis pääty palvelun käyttöönottoon varsinkaan, kun kyse on palvelusta, joka tulee kehittymään merkittävästi ja toimintaympäristöstä, jonka tiedetään muuttuvan ratkaisevasti tulevien vuosien aikana. Kulminaatiopiste, jossa uusi toimintamalli on otettu käyttöön ja vastuu siirtyy asiantuntijoille, ei ole päätepiste – se on siirtymä. Samalla se on uuden muutoksen alku. Kysymys ei siis ole siitä, milloin muutos on valmis, vaan siitä, miten rakennamme organisaation, jossa muutos on osa normaalia toimintaa.

Kuva: Haaga-Helia