Äänitteen kesto: 00:19:40

Merkkien selitykset:

[?] = sanan kirjoitusasusta ei voi olla täysin varma, mutta merkitys on ainakin sinne päin. Sanan äänityskohta merkitään tekstiin ylös esim. [sana? 00:15:44]
[??] = sanasta ei voinut saada selvää, joten se on täysin epävarma tai sitä ei voitu kirjata ylös lainkaan. Sanan äänityskohta merkitään tekstiin ylös esim. [?? 00:15:44]

[tekstiä] = äänet tai litteroimatta jätetyt kohdat merkitään tekstiin hakasulkeisiin, esim. [naurahtaa] tai [haastattelu keskeytyy hetkeksi, kun haastateltava vastaa puhelimeen]

[äänite alkaa]

Puhuja 1 [00:00:07]: Tämä on Haaga-Heliassa toteutettavan älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeen podcast, jossa keskustelemme pienten yritysten ohjelmistorobotiikka- ja tekoälyratkaisuista. Hanke on Hämeen ELY-keskuksen ja Euroopan sosiaalirahaston rahoittama. Tässä jaksossa keskustelemme pienten yritysten mahdollisuuksista hyödyntää digitaalista tai jopa automaattista taloushallintoa. Keskustelijoina on hankkeessa työskentelevä laskentatoimen asiantuntija ja lehtori Heli Kortesalmi Haaga-Heliasta, eli minä, ja tilitoimistoyrittäjä Susanna Arola Tilitoimisto Seuraamosta Helsingistä. Tervetuloa, Susanna. Mitä kuuluu?

Puhuja 2 [00:00:50]: Kiitos. Oli kiva tulla. Nyt on tosi hektinen kevätkausi takana ja nyt odotellaan kesälomia. Et sellanen fiilis on.

Puhuja 1 [00:00:56]: Ihanaa, toivottavasti tulee lämmin kesä. Onnea, Susanna. Sun yritys täytti juuri 10 vuotta. Minkälainen tilitoimisto sulla on ja miten te ootte juhlinut?

Puhuja 2 [00:01:10]: Joo, me tosiaan vietettiin 10-vuotisjuhlia. Tää on itse asiassa viis plus viis vuotta, koska 2006 aloitettiin ja välillä mä olin palkkatöissä ja siitä tuli viisi vuotta sillon aikoinaan ja nyt ollaan sitten viis vuotta taas omana tilitoimistona. Me juhlittiin, meillä oli oikein tällanen lounas jossa oli ohjelmaa ja asiakkaita mukana. Oli tosi kiva varsinkin nyt näin koronavuosien jälkeen juhlistaa sitä.

Puhuja 1 [00:01:43]: Ihanaa, kuulostaa kivalta. Mä tiedän että te käytätte tämmöstä suomalaista nykyaikaista taloushallintajärjestelmä Fennoa kirjanpidossa. Kun sä alotit tän yrityksen, sulla oli nää kaks viiden vuoden jaksoa, niin lähditkö sä heti tämmösellä modernilla työkalulla liikkeelle?

Puhuja 2 [00:02:04]: Joo, mä oon niin marinoitunut sähköiseen taloushallintoon, eli sillon kun mä menin muille töihin, niin tein suoraan sähköisellä. Sitten aikojen alussa mä oon myös tehnyt… Toki se ei oo ihan vastaava ollut, joku tämmönen silloinen TietoEnatorin Wintime-tyyppinen ohjelma, että aina on käytetty tietokonetta hyväksi kirjanpidossa. Toki mä oon nähnyt sellasia ihmeellisiä lippulappuja, mutta mä oon aina käyttänyt tietokonetta. Ja siellä sitten työelämässä muissa tilitoimistoissa opin sen että tää sähköinen on ihan must juttu ja mun mielestä se on ainoa vaihtoehto millä voi mennä.

Puhuja 1 [00:02:52]: Okei. Kuinka monta työntekijää sulla on yrityksessä?

Puhuja 2 [00:02:53]: Mulla on minä mukaanlukien kolme kokoaikaista. Meitä kaiken kaikkiaan oon viisi, että osa tekee tunteja ja… Mut että mun lisäksi on kaksi kokoaikaista siinä.

Puhuja 1 [00:03:08]: Ja minkälaisia asiakkaita teillä on? Isoja vai pieniä?

Puhuja 2 [00:03:12]: Meillä on pieniä. Pienellä tilitoimistolla on pieniä asiakkaita. Pieniä tai keskisuuria ja me ei näitä suuria edes yritetä hamuta. Ne on isojen tilitoimistojen heiniä. Ja mun mielestä meidän idea on just siinä, että me autetaan näitä pieniä silleen kokonaisvaltaisesti pääsemään liikkeelle siinä omassa liiketoiminnassa ja vähän sitten kasvamaankin.

Puhuja 1 [00:03:35]: Niin ja varmasti tämmönen moderni järjestelmä joka kasvaa siinä yrityksen mukana mahdollistaa ton kasvun sille yrityksellekin.

Puhuja 2 [00:03:46]: Kyllä joo ja mun mielestä siis se minkä takia mennään sähköiseen järjestelmään on se, että ne ihmiset siellä yrityksessä, niin ne pystyy keskittymään sitten ihan niiden omaan bisnekseen. Ja sitten tavallaan ohjelma tekee osan ja sitten me tehdään osa ja sitten konsultoidaan tarpeen mukaan vähän niinkun kaikessa firman elämän asioissa, on se sitten HR:stä talouteen ja sitten kun meidän tietämys loppuu, niin sitten hankitaan lisää tietämystä sitten korkeammilta tahoilta sitten ostopalveluina.

Puhuja 1 [00:04:30]: Eli kun puhutaan että kirjanpito automatisoituu ja nää tositteet automatisoituu ja sitten on sanottu että se kirjanpitäjän työ on tommosta neuvovaa, niin onko tää nyt oikeasti tapahtunut teillä tai tapahtuu, et se toimii tällä tavalla et te pystytte keskittymään siihen neuvontaan enemmän, tai auttamiseen.

Puhuja 2 [00:04:56]: Kyllä. Kyllä siellä oikeasti mennään vielä sillä että missä tää kuitti on, mutta se on… Ja siihen on välineitä, mut että kun se on kuitenkin niin… Ihmisten pitäis käyttää niitä ohjelmia ja niitä järjestelmiä, jotta se toimis. Ja kaikki ei koe niitä, että… Tai osa kokee että tää on semmosta turhaa työtä, miks mun täytyy sitä tehdä, mutta kun meidän lait ja asetukset vaatii sen että jokaisesta tapahtumasta pitää olla tosite, niin me ei valitettavasti voida mitään muuta kuin sitten vaatia näitä kuittiloita sitten edelleen. Mutta siihenkin on todennäköisesti tulossa sitten parannus, kun velvoitetaan jossain vaiheessa kauppoja ja luottolaitoksia että ne tiedot tulis esimerkiks luottokorttilaskulla, niin sithän kuitteja ei enää tarviis ollakaan.

Puhuja 1 [00:05:53]: Niin, se on vähän hassua kun isoilla summilla olevat laskut voi kulkea verkkolaskuina ja todella automaattisesti ja sit sä käyt ostamassa jotain maitoa ja kahvia kaupasta ja sen kuitin, paperikuitin saaminen kirjanpitoon on hirvittävän työlästä. Tokihan on näitä kuittienkuvausohjelmia ja näitä, mutta… No, mites teidän asiakkaat… Tai mä oon miettinyt sitä, kun on kuitenkin tosi paljon just pieniä tilitoimistoja ja pienempiä yrittäjiä jotka haluaa paperia kerätä ja näitä kuitteja ja sit ne vie niitä kerran kuukaudessa kirjanpitäjälle tai kerran vuodessa kirjattavaksi, niin onko teillä tämmösiä muovipussi- tai mappiasiakkaita.

Puhuja 2 [00:06:38]: Joo, on meillä muutama niitä, mutta nekin me pyritään sillä tavalla että tää yrittäjä sitten toimittais ne kuitit sitten PDF:nä meille, että ei tulis fyysisiä mappeja. Ja sit mä tiedän, mulla on tällasia kollegayrittäjiä, jotka tavallaan niin sanotusti lainausmerkeissä rakastaa niitä mappeja, kun ne on niin helppoja ja sieltä on niin kiva nähdä ja kaikki on siellä nätisti. Ja kyllä mä sanoisinkin, että tavallaan sellanen… Mapissa ehkä ne on helpompi kirjanpitäjän sitten käsitellä, kuin että ne tulee PDF:nä sähköpostiin, kun niitä sitten kahdella näytöllä yhdistellään, että tämä ja tämä liittyvät toisiinsa, mutta kyllä mä silti toivoisin että myöskin ne pienet siirtyis mahdollisuuksien mukaan sitten ihan sähköiseen. Koska aika monella on kuitenkin se, että voi tulla maksettua se lasku kahteen kertaan, ja sit se huomataan puolen vuoden päästä että maksoinpa sen alkuperäisen laskun ja sitten maksoin sen karhulaskunkin. Tai että jotain laskua, niin sitä ei oo maksettu ollenkaan, että ne löytyis paremmin sitten kun ne olis siellä järjestelmässä.

Puhuja 1 [00:08:01]: Onko sulla esimerkiks jotain yhden yrityksen asiakkaita, tai yhden ihmisen firmoja jotka käyttäis tätä sähköistä palvelua?

Puhuja 2 [00:08:15]: On, hetkinen. No, ei ehkä yhden. Kyllä siellä on pari toimijaa. Kyllä nää yhdet on aika sellasia, että ne on nyt niin sanottuja mappiasiakkaita. Ja sitten parilla laskulla kuukaudessa menevät.

Puhuja 1 [00:08:29]: Joo. Mites sitten nää muut pienet yritykset ketkä käyttää Fennoa tietysti teidän kanssa, koska se on semmosta yhteiskäyttöä, niin miten he on kokenut tän järjestelmän käytön?

Puhuja 2 [00:08:42]: He on kokeneet sen mun mielestä hirveen selkeeks, että siinä on tosi selkeä käyttöliittymä asiakkaalle ja me nähdään ihan kaikki samat asiat kuin se asiakaskin, tai asiakas näkee samat kuin me, eli siinä mielessä ollaan samalla pöydällä koko ajan. Ja se on tosi helppokäyttöinen. Ja sitten niitä missä tarvii neuvoa, että esimerkiks yhdelle asiakkaalle just neuvoin, että niin, että vaikka tämä lasku menee Ruotsiin, mutta kun siellä on Suomen VAT-tunnus, niin silti se on kotimaan myyntiä. Kaikkia tällasia pieniä asioita tarvii sitten yhdessä katsoa ennen kuin se homma menee eteenpäin.

Puhuja 1 [00:09:28]: Niin, toi verolainsäädäntö on aika vaikeeta, varsinkin ulkomaankaupassa. Oots sä saanut siirrettyä jotain tämmösiä mappiasiakkaita sähköiseen ja minkälaisia kokemuksia sit tämmösillä asiakkailla on?

Puhuja 2 [00:09:44]: Joo, koska me ollaan nyt lähdetty siitä että siellä tehtäis mahdollisuuksien mukaan. Esimerkiks voi tehdä niin, että se tiliote tulee sinne Fennoaan ja sitten myyntilaskut tehdään siellä Fennoassa. Ja sitten ne muutamat ostolaskut mitkä tulee, niin asiakas itse maksaa ne verkkopankissa ja sit hän toimittaa ne meille. Tai oikeastaan sinne ohjelmaan hän vie ne PDF:t ja sit kun me nähdään ne tiliotteella, niin me sit kirjataan ne sitä kautta. Että se toimii ihan hyvin sitten niinkin. Mut et kyllä me pyritään siihen, jopa se on meille niin paljon helpompaa että ne kaikki on siellä järjestelmässä, niin me säästetään aikaa siinä.

Puhuja 1 [00:10:30]: Niin ja mitä sun työntekijät… Myös sä tykkäät selkeästi mut sä puhut meistä, niin ilmeisesti hekin tykkää tämmösestä sähköisestä työstä.

Puhuja 2 [00:10:41]: Joo, siis en mä oo oikeastaan kuullut sitä että kukaan ois sanonut että voi, voi, kun olis ihanaa tehdä tästä mapin kautta näitä asioita. Kyllä he on niin kasvaneet siihen, että ehkä ne ei olis muuten mulla töissä tai meillä töissä sitten.

Puhuja 1 [00:11:04]: Mites sitten, me täällä Haaga-Heliassa mietitään tätä kirjanpitäjien tulevaisuutta ja sitten on näitä nettisivuja joista voit katsoa että will robots take my work ja siellä on ykkösenä kirjanpitäjä, niin jotain tekemistä teille on nyt kuitenkin jäänyt vielä vaikka te käytätte näitä moderneja järjestelmiä. Sä vähän viittasitkin jo tähän että te neuvotte, mutta katoaako se kirjanpitäjän työ?

Puhuja 2 [00:11:30]: No siis, toivottavasti ei, tai sitten lainsäädäntö mun mielestä pitäis muuttua aika paljon. Jos ajatellaan et lainsäädäntö vaatii tosiaan kuittia jokaisesta tapahtumasta ja tällasta tositetta ja lainsäädäntö vaatii, Suomen kirjanpitolaki, että kaikki ei ole ostoja, kaikki kulut, vaan että ne jaotellaan ostoihin, palkkoihin ja liiketoiminnan muihin kuluihin, niin meidän täytyis meidän lainsäädännön muuttua aika paljon.

Puhuja 1 [00:12:00]: Niin, et siihen asti kirjanpitäjälle löytyy töitä.

Puhuja 2 [00:12:05]: Joo, mut toisaalta, niin onko siihen… Näätkö että on tulossa muutos, että mennään ehkä tällaseen… Oisko tällanen espanjalainen malli, että on tuotot ja kulut niinkun myöskin isommalla yrityksellä? Tai mä en tiedä pitääkö tää paikkansa, mutta onko näin.

Puhuja 1 [00:12:19]: Mä en kyllä ihan heti huomaa että semmosta ois tapahtunut. Enemmänkin just tarkemmaks mennään, niinkun nää transaktiokohtaiset ALV:t, että vaatimukset vaan kiristyy. Ja juurikin tän harmaan talouden takia aika tarkkaa kirjanpitoa pidetään myös ja myös verotuksen kannalta. Mitäs sitten, tälleen muut tilitoimistot… Sanoit, että sulla oli muita tilitoimistokavereita tai yrittäjiä jotka sit tykkää niistä paperimapeista. Näätkö sä, että semmoset yritykset pysyy elinvoimaisina tai että heillä sitä liiketoimintaa vielä kuitenkin on? Koska mä oon huomannut, että isot tilitoimistot on tämmösiä jättikokoisia tilitoimistoketjuja jotka ostaa pieniä pois ja nehän pystyy olemaan tosi tehokkaita ja semmosia tehtaita. Että kuinka kauan tämmöstä paperista palvelua täällä vielä tarjotaan?

Puhuja 2 [00:13:18]: Niin kauan kun on asiakkaita jotka sitä haluaa. Kyllä mäkin oon muutaman kerran törmännyt siihen, että asiakas olis mielellään tullut meille asiakkaaksi, mutta hän halus ehdottomasti tehdä sen mapin. Totesin sitten, että se ei ole meidän tapamme tehdä, että aluks voidaan olla, mutta pitää sitten vähitellen liukua siihen sähköiseen, koska näytti kuitenkin siltä että sielläkin oli niitä tapahtumia ihan reippaasti. Ja yritin sitten perustella sitä, että tää on win-win -tilanne kummallekin, että hän ehtii paremmin tehdä sitä omaa asiaansa ja viedä niitä omia, koska yrittäjällä tai toimijalla on… Kuitenkin siellä on hirveesti… Siellä on henkilöstöä, siellä on markkinointia, siellä on päättämistä, siellä on myymistä. Siellä on sen tuotannon tekemistä. Siellä on niin paljon tekemistä, että tällaiset aputoiminnot voi ihan hyvin ulkoistaa. Mut et hän oli sitä mieltä, että hän haluaa tehdä sen mapin ja hän sitten jatkaa sillä tiellä. Mä uskoisin ehkä että tää on osittain ikäkysymys, tai sitten se on sellanen henkilön tapa tehdä asioita. Toiset kokee että ne paremmin pysyy hanskassa, sitten kun ne on konkreettisesti siinä edessä.

Puhuja 1 [00:14:52]: Miten sä näät kustannukset? Onks se sama että mä annan sen mapin ja sitten joku kirjanpitäjä naputtelee ne kaikki laskut uudestaan?Mä ajattelen aina että uudestaan, koska jokuhan on tehnytkin sen laskun ja se on jo kerran naputellut sen. Tai sitten, jos ne menis automaattisesti tiedostoina tonne järjestelmään ja kirjanpitäjä enemmänkin niinkun tarkastaa, niin onko se kalliimpaa, tää sähköinen taloushallinto.

Puhuja 2 [00:15:13]: Toi onkin jännä kysymys. Siis toisilla jotka ei miellä että sähköinen taloushallinto olis edullisempi, tai se vähän voi pelottaakin jopa, et ne ei oo niin konkreettisesti muka omissa käsissä, vaikka ne on ihan siellä kaikki luettavissa, niin he kokee… Voivat kokea et se on kalliimpi, kun siellä on näitä yksikkömaksuja. Ja sitten taas kirjanpitäjät voi kokea että eihän heidän työtään arvosteta, kun nyt koneelle maksetaan mutta heille ei makseta. Mutta mun mielestä se on, että se kirjanpitäjä pääsee sitten tekemään sitä, että se pääsee katsomaan sitä kokonaisuutta ja huomaamaan että hei, että sulla on nyt puolen vuoden aikana, niin sulla näyttääkin että sulla on tuo huhtikuun vuokra nyt maksamatta, että sä oot maksanut maaliskuun ja toukokuun. Täntyyppistä asiaa, joka paremmin tukee mun mielestä sitä toimintaa. Vaikka sieltä ohjelmasta tulee yksikkökustannuksia, niin kuitenkin se vähentää ja helpottaa sitä kirjanpitäjän sellasta näpyttelytyötä, niin hän pystyy paremmin keskittymään mun mielestä olennaisiin asioihin. Toivon, että kaikki yritykset, myös pienet, niin ei tuijota jotain yhtä euroa, vaan ajattelee että he saa enemmän sillä rahalla kun he ottaa käyttöön sähköisen järjestelmän.

Puhuja 1 [00:16:46]: Niin, kyllä kirjanpitäjällä on niin iso tietämys ja osaaminen, että sitä kannattais hyödyntää muuhunkin kuin vaan näppäilyyn, suoraan sanoen.

Puhuja 2 [00:16:54]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:16:55]: Joo. Mites, onko teillä mitään manuaalisia rutiineja sit jäljellä? Ootteks te kokeillut jotain automatiikka tai robotiikkaa vielä seurannassa?

Puhuja 2 [00:17:09]: Kyllä täytyy möyntää, että on. Ei tässä nyt sillä lailla päästä ja tavallaan tällaset integraatiot olis hirveen hyviä, että jos on käytössä toisia järjestelmiä joista tuodaan esimerkiks, jos ei myyntilaskuja tuoda sellaisenaan, mutta tuodaan esimerkiks saldotietoja, niin nehän ois ihan kätevää automatisoida, että sieltä se tulis automaattisesti se tosite kirjanpitoon ja näin. Me tehdään niitä ihan Excelillä ja koska osittain näissä integraatioissa on myös se, että ne sitten voi tulla maksamaan aika paljon, että joka on ihan ymmärrettävää, että tää rajapinta maksaa ja niiden tietojen siirto maksaa ja sit noissa kahdessa järjestelmässä, jotka ei välttämättä oo aina tarpeellinen. Ja sit mä tiedän, että noissa tosi isoissa järjestelmissä, niin siellä vaan täytyy tehdä, että yhdessä järjestelmässä tehdään yhtä ja toisessa toista, että ne on sitten tällasia alakirjanpito…

Puhuja 1 [00:18:15]: Mut ehkä tässäkin, tai sitten mietin myös sitä yrittäjä maksaa laskut ja tekee itse niitä asioita, niin kun on joku kustannusanalyysi, että kannattavuuslaskelma siitä investoinnista, että kannattaisko tommonen integrointi rakentaa, että kuinka paljon se sitten säästäis, tai sitten se yrittäjä laskis sen omallekin työlle arvon, että kuinka paljon hän säästäis jos hän ei itse tekis ja vois tehdä jotain laskutettavaa työtä tuon sijaan.

Puhuja 2 [00:18:43]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:18:44]: Joo. Hei, Susanna, olisitko halunnut vielä kertoa jotain terveisiä muille tilitoimistoille tai yrittäjille sähköisestä taloushallinnosta? Aika vahvasti suosittelet sitä selkeesti.

Puhuja 2 [00:19:00]: Kyllä, joo. Erilaisia ohjelmia on käytössä. Yks tykkää yhdestä, toinen toisesta ja kaikki ovat omalla tavallaan ihan hyviä. Toivon, että ihmiset tekee valinnan itse eikä pakon edessä. Jossain vaiheessa voi olla, että meidät on pakotettu joihinkin toimiin, niin se on paljon helpompi sitten tehdä itse ja valita itse, kuin että tulee verovirastosta käsky että nyt kaikki siirtyy johonkin järjestelmään – piste.

Puhuja 1 [00:19:34]: Ihan totta. Kiitos Susanna, että tulit tänne juttelemaan tänään mun kanssa.

Puhuja 2 [00:19:37]: Kiva. Kiitos. Hyvää kevättä.

Puhuja 1 [00:19:39]: Samoin.

[äänite päättyy]