Puhuja 1 [00:00:06]: Tämä on Haaga-Heliassa toteutettavan Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeen podcast, jossa keskustelemme pienten yritysten ohjelmistorobotiikka- ja tekoälyratkaisuista. Hanke on Hämeen ELY-keskuksen ja Euroopan sosiaalirahaston rahoittama. Tässä jaksossa keskustelemme siitä pitääkö kaikki taloushallinnon manuaaliset rutiinityöt tehdä itse, vai voisiko töitä automatisoida jotenkin. Keskustelijoina ovat hankkeessa työskentelevät laskentatoimen asiantuntijat Heli Kortesalmi, eli minä, ja minun kanssa on täällä kollega Anna Sivonen. Tervetuloa, Anna.

Puhuja 2 [00:00:42]: Kiitos, Heli.

Puhuja 1 [00:00:43]: Mietitään sitä, koska meidän hankkeessa autamme erityisesti näissä taloushallinnon prosessien kehittämisessä, että pitääkö kaikki tehdä itse, vai voisko sitä ulkoistaa tai automatisoida. Et mikä on sen oman työn arvo ja työn mielekkyys. Anna, minkälaisissa taloushallinnon tehtävissä sä oot työskennellyt?

Puhuja 2 [00:01:08]: Mun tausta ennen sitä kun oon tosiaan tänne Haaga-Heliaan tullut laskentatoimen lehtoriks, niin mun tausta on oikeestaan tuolta PK-yritysten taloushallinnosta. Eli pienemmissä yrityksissä oon ollut ja tehnyt oikeastaan kaikkea laidasta laitaan, mitä siihen taloushallintoon nyt kuuluu, kirjanpitoa ja reskontria ja palkanlaskentaa ja raportointia ja mitä ikinä. Kaikkea on tehty.

Puhuja 1 [00:01:30]: No niin, sit sulla on aika hyvä kuva mitä taloushallinnossa tapahtuu. Siitä on varmaan jonkin aikaa kun sä oot tehnyt näitä tehtäviä, mutta tapahtuiko sillon jotain automaattisesti, tai puhuttiinko automaatiosta.

Puhuja 2 [00:01:45]: Siitä on tosiaan kymmenisen vuotta kun mä oon näitä siellä yrityksissä tehnyt. Jos mä nyt katon sitä, että minkälaista se nyt on ja minkälaista se oli sillon, niin täytyyhän se nyt todeta, et kyllähän tässä 10 vuodessa on tapahtunut ihan hirvittävän paljon sen automaation ja taloushallinnon semmosen ehkä automatisoitumisen ja sähköistymisen saralla. Sillon kun mä olin siellä talousosastoilla töissä, niin automaatio oli ehkä sitä että me saatiin tiliotteet sinne suoraan sinne kirjanpitojärjestelmään ja jotkut viitesuoritukset tuli, et niitä ei enää tarvinnut naputella sinne sitten, niitä viitesuorituksia. Mut siis tosiaan mä olin pienemmissä yrityksissä, että varmaan isommissa tämmöstä on ollut käytössä jo hyvän aikaa, mut siellä pienissä yrityksissä se tuli sitten sillon. Ja sitten ehkä se automaatio oli sellaista, että sinne oli rakenneltu jotain pieniä ohjelmanpätkiä, jotka sitten ohjelmasta tai sovelluksesta toiseen siirsi niitä tietoja, et ei tarvinnut enää copy-pastea niitä kaikkia. Et täntyyppistä, mutta nyt jos puhutaan tässä vaiheessa jo robotiikasta ja täntyyppisestä, niin kyllähän me aika kaukana niiden meidän oletustiliöintien ja viitesuoritusten kanssa siellä oltiin.

Puhuja 1 [00:03:02]: Niin. Ei varmaan sellasta sanaa ollutkaan. Tää ohjelmistorobotiikka tullut ehkä joku reilu viis vuotta sitten.

Puhuja 2 [00:03:11]: Mikäs sulla, Heli? Mikä sun tausta on?

Puhuja 1 [00:03:12]: Mä oon ollu isossa yrityksessä töissä, eli mä olin Nokialla ja siellähän oli iso toiminnanohjausjärjestelmä jossa kaikki tilaukset ja laskut, osto- ja myyntilaskut meni tosi automaattisesti jo silloin, mutta kyllä se työ sisälsi paljon Excelin käyttöä, elikkä kun vaikka tehtiin jotain kirjanpidon jaksotustositteita tai raportteja tai täsmäytyksiä, niin niitä tosiaan tehtiin sit Excelillä ja sit yritettiin automatisoida vaikka niitä Excel-pohjia, että sinne kun vaan syöttää luvun, niin sit se muokkaa sen sellaseen muotoon että sen voi viedä sinne, imaista sinne kirjanpitojärjestelmään. Muistan kyllä kun iloittiin siitä että Exceliin saa [biljoona? 00:04:02] riviä, tai jotain tällasta, koska ne kaikki rivit oli käytössä – ellei enemmänkin. Mutta sillon me käytettiin noita makroja, mut ne makrot on tainnut vähän jäädä, ehkä tietoturvasyistä nyt pois, että niitä ei voi lähetellä kavereille enää.

Puhuja 2 [00:04:17]: Niin, on se varmaan joo ehkä vähentynyt ja sit tosiaan kun markkinoille on tullut muitakin ratkaisuja sitten joilla voi vähän niinkun tehdä samantyyppisiä asioita. Automaatio on mennyt eteenpäin ja näin päin pois. Mut Exceliä tehtiin kyllä paljon, se on ihan totta, mut et varmaan tommosessa pörssiyhtiössä, niin ne vaatimukset ja ehkä sen raportoinnin tahtikin on ollut ihan erilaista kuin sitten siellä pienemmissä organisaatioissa, et siellä ehkä vähän oli vielä aikaakin sitten niitä manuaalisesti täytellä niitä Exceleitä.

Puhuja 1 [00:04:47]: Joo, aikataulut on kyllä tiukat tollasissa isoissa yrityksissä. Siks sitä työtä oli pakko tehostaa, että ei tarvii olla niin pitkään töissä, että pääsis vaikka kymmeneltä illalla kotiin. Nyt kun meidän tässä hankkeessa, niin mä oon vaan törmännyt tähän oman työn arvoon, että jos mä nyt tossa tapauksessa itse oon miettinyt että mä haluan nopeesti kotiin ja sen takia mä automatisoin töitä ja en halua jotain samanlaista exceliä käsitellä aina tai jotain muuta, niin tänä päivänähän on näitä verkkolaskuja, että laskut lähtee automaattisesti, ne saapuu automaattisesti kirjanpitojärjestelmään. Ne voi hyväksyä sit maksuun sieltä automaattisesti, et oikeesti ei tarvii lähetellä mitään PDF:iä tai siirrellä paikasta toiseen tai nimetä niitä uudestaan, mut mua on yllättänyt et kuinka paljon sitten ihmiset kuitenkin tekee tätä työtä, että ne käsittelee PDF:iä ja sitten lähettelee niitä ja nimeää. Me tehtiin tässä meidän hankkeessa alussa tämmönen palvelumuotoilun keinoin, selviteltiin näitä asiakaspersoonia, et minkälaisia asiakkaita meidän hankkeessa mahdollisesti vois olla. Sä olit Anna siinä mukana. Mites me sitä tehtiin sitten?

Puhuja 2 [00:06:06]: Joo, mä olin siinä mukana. Ajatus oikeestaan lähti siitä, et meillä tietysti hankkeen alussa oli jonkinnäköinen ajatus että minkälaisille toimijoille me nyt sitten tehdään näitä koulutuksia ja neuvontaa, mut todettiin sitten et kaikki ei ehkä ole ihan samanlaisia, et siellä saattaa olla erityyppisiä. Haluttiin tietysti tarjota sitten kaikille erilaisille asiakasryhmille nyt sitten mahdollisimman hyvin soveltuvaa palvelua ja näitä koulutuksia. Me lähdettiin sitten tekemään semmosta kevyttä palvelumuotoilujuttua. Se lähti itse asiassa… Yks opiskelija teki opinnäytetyön, jossa sitten vähän kartoitettiin tarpeita ja toiveita. Sitten me järjestettiin meidän hankkeen sidosryhmille tämmönen työpaja. Se oli verkossa, niin oli vähän tietysti erilainen kuin että se olis ollut livenä, mut että semmonen työpaja missä sitten vähän käytiin myöskin läpi että minkätyyppisiä toimijoita nyt sitten siellä PK-yrityskentällä vois olla. Ja löydettiinkin sieltä sitten muutamia tämmösiä prototyyppiasiakkaita meille, joille sitten lähdettiin näitä palveluja tarjoamaan ja suunnittelemaan.

Puhuja 1 [00:07:16]: Niin, palvelumuotoilussahan pyritään tunnistamaan näitä asiakaspersoonia. Sä kun teit sitten loppujen lopuks sen luokittelun, niin niitä oli mikroyrittäjä, aina kiireinen. Innostunut osaaja, joka on varmaan just se kansalaiskehittäjä, ensin proto.

Puhuja 2 [00:07:32]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:07:33]: Ja sitten on tää säästäjä, joka oli mun mielestä tosi mielenkiintoinen ja siitä itse asiassa keskusteltiinkin aika paljon, että onko tällasia säästäjiä. Mikä susta Anna tässä säästäjässä oli sellasta silmiinpistävää.

Puhuja 2 [00:07:45]: Säästäjässähän silmiinpistävää on se, että kaiken kun tekee itse, niin säästää. Eli jokaisesta eurosta pidetään sillä tavalla kiinni, mikä ei nyt välttämättä taas, jos ajattelee talouden näkökulmaa, niin eihän se nyt välttämättä väärin ole säästää kaikessa, mut et ehkä sellanen että mikään ei tavallaan saa maksaa mitään, mielellään käytettäis ilmaisia kaikkia työkaluja, mitä tietysti onneks paljon onkin käytössä. Mut sitten ehkä se, että se oma työ ei ikään kuin maksa yhtään mitään. Kaikessa muussa ollaan valmiita säästämään ja ehkä sit silläkin kustannuksella, et saatetaan ite maksella ne laskut ensin siellä verkkopankissa ja sitten otetaan ne PDF:t ja nimetään ne PDF:t eri tavalla ja tallennetaan ne johonkin ja lähetetään ne kirjanpitotoimistolle ja täntyyppistä. Et se oman tekemisen arvo, niin siinä ei ehkä säästetä. Omassa työssä ei säästetä, mutta kaikessa muussa kyllä.

Puhuja 1 [00:08:47]: Onks se oma työ yrittäjälle sun mielestä Anna ilmaista, tai semmosta ettei se maksa mitään?

Puhuja 2 [00:08:53]: Tavallaanhan se nyt tietysti siinä mielessä on ilmaista, että siitä ei kukaan ulkopuolinen laskuta. Että siinä mielessä se on ilmaista, mutta tietysti jos työ on myydä sitä omaa aikaa, niin eihän sitä sillon voi ajatella ihan että se täysin ilmaista olis, että sillä ajallahan voi sitten jotain muuta tehdä. Tehdä vaikka sitä tuottavaa työtä sitten sillä aikaa, kun minkä käyttää siihen että tallentelee niitä PDF:iä eri paikkoihin.

Puhuja 1 [00:09:20]: Niin, et sä voisit laskuttaa asiakasta sen sijaan.

Puhuja 2 [00:09:25]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:09:25]: Ja ehkä sitten… Niin, kun meillä on ratkaisuja, et se lasku menis suoraan vaikka sinne kirjanpito-ohjelmaan, niin minkä takia sitten käyttää viis minuuttia siihen. Mä nimittäin tiedän, että nää tietysti nää modernit kirjanpito-ohjelmat, niin nehän ottaa tositekohtaista hintaa, että se voi maksaa vaikka 70 senttiä kappale kun vastaanottaa tällasen verkkolaskun, mut sithän se ei välttämättä maksa mitään, kun sinä itse sitä sitten viis minuuttia siirtelet paikasta toiseen.

Puhuja 2 [00:09:56]: Kyllä, juuri näin. Eli silloin kun siellä on se kirjanpitäjä, ottaa sen, jos on ulkoistanut kirjanpitonsa, niin yleensähän siinä on sitten joku maksu. Siinä on ehkä tapahtumakohtainen maksu ja voi olla et se kirjanpitotoimisto vielä laskuttaa vähän siitä sähköisen kirjanpidon tai automaattisen kirjanpidon tekemisestä ja tosiaan sit sieltä tulee ehkä sitten verkkolaskujen vastaanottamisesta laskua ja näin päin pois. Mutta että kun itse tekee, niin siinä säästää. Ei tule laskua. Se on siinä mielessä ilmaista.

Puhuja 1 [00:10:25]: Tässä vois myös miettiä, että aika moni tänä päivänä puhuu työn mielekkyydestä ja työn imusta, että onks tommonen sitten kauheen kivaa työtä, että sitä haluais tehdä. Meillä on kyllä kotona esimerkiks pyykinpesukone ja astianpesukone ja aika kovalla käytölläkin vielä, että miks mä nyt niitä sitten käsin pesisin, kun tähän on ratkaisu.

Puhuja 2 [00:10:45]: Kyllä. Tietysti se on hyvä että on vaihtoehtoja, eli jos joku saa iloa päiväänsä siitä että tosiaan käsittelee niitä dokumentteja, maksaa niitä laskuja ja jotenkin se ehkä konkretisoi sitä että mitä siellä tehdään ja tykkää niistä hallinnon asioista, olipa sitten mikä tahansa yrittäjä, kirjanpitäjä tai mikä hyvänsä, niin ilman muuta, jos se on sellanen mikä tuo iloa siihen tekemiseen ja eikä tunnu pahalta, niin ei tietenkään sitä sitten tarvii automatisoida. Että jos joku tykkää käsin pestä ne pyykit, niin ilman muuta, eihän sitä pois pidä ottaa, mutta on sitten paljon sellaisiakin jotka on alkanut vaikkapa kampaajiks nimenomaan sen takia että ne haluaa tehdä sitä asiakastyötä ja toimia kampaajina. Ei ne oo ehkä välttämättä ryhtynty kampaajiks sen takia, että kunpa ne sais verkkolaskuja maksella. Niin, tällasessa tapauksessa sehän on hirveen hyvä jos niitä asioita pystyy automatisoimaan ja sitten saa enemmän aikaa siihen että tekee jotain mielekästä, tai vaikka harrastaa.

Puhuja 1 [00:11:47]: Sekin on aika kiva ja vähän palautua tai olla perheen kanssa, sen sijaan et sit ne vapaapäivät on siellä tietokoneella. Mitä sä luulet, et tässä on este? On tää säästäminen, mut voiks siinä olla jotain muita syitä miks tämmösiä automaatioita tai olemassaolevia ratkaisuja ei oteta käyttöön.

Puhuja 2 [00:12:07]: Kyllä se varmaan on sekin, et niistä ei välttämättä tiedetä. Se vaatiis taas sitten jotenkin ehkä pysähtymistä sen aiheen äärelle, et mitä mä haluaisin ehkä automatisoida ja mitä mä voisin automatisoida. Se ei välttämättä oo ollenkaan itsestäänselvää, et jos et sä tiedä mitä on mahdollista, niin et sä ehkä osaa kaivatakaan sellasta. Ja toisaalta se, että miten ehkä puhutaan automaatiosta ja robotiikasta ja muusta, niin se saattaa joskus olla vähän semmosta ehkä pelottavaakin. Et niistä puhutaan tosi teknisillä termeillä ja puhutaan digitalisaatiosta ja ohjelmistorobotiikasta ja vaikka mistä. Ja se, että niitä on ehkä vaikea ajatella, että miten tämä nyt mun pienen yritykseni arkeen vois jotenkin liittyä ja enhän mä nyt osaa koodata ja en mä nyt ymmärrä tekoälystä yhtään mitään, että voinko mä nyt tollasia ottaa sitten käyttöön. Ja sit se ehkä jää kokonaan selvittämättä.

Puhuja 1 [00:13:03]: Esimerkiks tän verkkolaskun suhteen, niin tarviiks sun mielestä osata koodata?

Puhuja 2 [00:13:10]: Ei kyllä tarvii osata koodata ja tosi monet muutkin asiat tässä hallinnon automaatiossa, niin ne on sellasia että ei sun oikeesti tarvii osata koodata. Ehkä semmonen perusymmärrys siitä että mitä sä teet siellä ja siitä on hyvä lähteä. Ja sitten hyvä tietysti jos löytää semmosen kumppanin, vaikka… Se voi olla sitten vaikka se tilitoimisto, jonka kanssa vähän lähtee miettimään että miten tätä asiaa nyt vois sitten tehdä automaattisemmin. Et jos ajattelee joku tilitoimisto, niin he varmaan kuitenkin aika hyvin tietää että mitkä kaikki on mahdollisia, että siellä sitä osaamista on jo.

Puhuja 1 [00:13:49]: Ja nythän nää kirjanpitojärjestelmät jo tekee ton, että ei tarvii edes mitään ylimääräistä automaatioo rakentaa, et sä vaan valitset sellasen kirjanpito-ohjelman joka vastaanottaa ne verkkolaskut ja maksaa ne, et siellä on pankkiyhteydet. Et niistä mä oon ymmärtänyt et vähän pelottaa paljon se maksaa, mut jos niissä on 70 senttiä tai euro per tosite, niin sit mä mietin tota PDF-käsittelyesimerkkiä mitä sä sanoit, että ensin maksetaan verkkopankissa ja sitten lähetellään ja nimetään ja kaikkee tällasta, että sit jos se ois vaikka sähköasentaja… Mä katoin netistä, että palkka voi olla vaikka suunnilleen 50 euroo tunti, tai siis veloitus, niin sillä hinnalla se olis kuitenkin jo neljä euroa se oman työn lisä, että hän olis voinut käydä asentamassa jotain sähkötöitä.

Puhuja 2 [00:14:32]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:14:33]: Ja sitten puhutaan nyt useasta varmasti laskusta, mitä tehdään. Ja sit tietysti se kirjanpitäjäkin vielä ottaa siitä jonkun hinnan päälle. Miten nyt tällasta omaa työtä kannattais lähteä miettimään, että onks täällä tämmösiä höpsöjä säästökohteita, tai kannattaako lähteä laskemaan sitä oman työn arvoa? Kirjanpidon opetus, me opetetaan tradenomeja, niin kyllähän me sanotaan että se oma työkin maksaa jotain, et se on joku vaihtoehtoiskustannus tai joku muu.

Puhuja 2 [00:15:06]: Kyllä mun mielestä kannattaa ihan ehdottomasti vähän tehdä sitä harjoitusta ihan kaikkien, et jos se tuntuu se verkkolaskun vastaanottaminen tai kirjanpitäjän tarjoama automaation ratkaisu tai joku tällanen tuntuu hiukan arvokkaalta, että voiko sellasta nyt ottaa tähän, niin tekee semmosen pienen laskuharjoituksen tosiaan, että laskee että mitä se sitten tulee maksamaan per sitten tosite ja miettii että kuinka paljon nyt menee siihen aikaa että niitä pyörittää ja vähän vertailee sitä. Jos ajatellaan että siihen yhden laskun käsittelyyn menis nopeimmillaankin semmonen viitisen minuuttia, kun sen yhden laskun maksat ja lähetät sen eteenpäin, oot ehkä nimennyt sen tositteen toisella tavalla, niin… Ja siitäkin puuttuu vielä kaikki, et sä etit sen laskun ja näin päin pois, etit ne pankkitunnukset ja mitä ikinä siellä on, niin niitä ei kyllä kauheen montaa siihen tuntiin ehdi tehdä, niitä laskunmaksuja.

Puhuja 1 [00:16:05]: Niin, et se on jo maksanut sen 50, vaikka.

Puhuja 2 [00:16:09]: Kyllä, joo. Et sen lisäks, että tavallaan ei sekään välttämättä ihan täysin ilmaista oo se kirjanpito silloinkaan, että niitä ite tekee ja sitten vielä menetät siinä sen mahdollisen laskutettavan osuuden, niin kyllä semmonen laskuharjoitus kannattaa tehdä.

Puhuja 1 [00:16:27]: Mitäs työtä kannattais sun mielestä Anna tehdä itse, ihan oikeasti?

Puhuja 2 [00:16:28]: Sanotaanko näin, mä olen kova tällanen työn mielekkyyden puolestapuhuja, niin sanotaan et sellaset asiat mitkä tuottaa itselle iloa ja on sellasia et niitä haluaa oikeesti tehdä, niin ne kannattaa. Ja sit sellaset, että nimenomaan sitä sun ammattitaitoas tarvitaan siihen et se tuottaa siihen lisäarvoa, eli nyt sitten jos on vaikka se sähköasentaja, niin sen kannattaa varmaan yrittää tehdä ne sähköasennuksiin liittyvät asiat siltä osin kun niitä ei joku automaatio hoida sitten paremmin, niin kannattaa tehdä itse, mutta sitten ehkä teettää muilla sellaset jotka ei oo sit sitä ihan omaa ydinjuttua.

Puhuja 1 [00:17:12]: Joo ja taloushallinnostakin mä mietin sitten, että vaikka se asiakkaan neuvominen, auttaminen ja muistuttaminen ja sinne… Olin just jossain seminaarissa jossa puhuttiin talouden hallinnasta, että sitten kun hallitaan sitä taloutta eikä vaan kirjata ylös asioita, niin sitäkin apua vois antaa sit sille yrittäjälle, josta olis varmasti arvoa.

Puhuja 2 [00:17:32]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:17:36]: Mut loppuukohan meiltä nyt kaikki työ, kun me automatisoidaan ja lopetetaan manuaaliset hommat?

Puhuja 2 [00:17:45]: Mä en kyllä usko, että meiltä ihan heti loppuu työt tai että sieltä tilitoimistoista loppuis heti työt, jos otetaan automaatiota käyttöön. Se työ varmaan muuttaa muotoaan, eli sitten ei enää oo niin paljon sitä asioiden muistiin kirjaamista ja sellasta, että on enemmän ehkä tosiaan neuvontaa, kehittämistä ja täntyyppisiä, mutta siinä menee vielä varmaan hetken aikaa ennen kuin meidät sitten automaatio siltä osin korvaa. En sano ettei se vois joskus tapahtua, mutta menee aikaa.

Puhuja 1 [00:18:16]: Näin. Mä luulen ihan samaa. Kiitos Anna tästä keskustelusta. Jos nyt joku haluaa apua taloushallinnon tehostamiseen tai miettii voisko jotain tehdä vähän helpommin, niin meihin voi täällä Haaga-Helian ammattikorkeakoulun älykkään automaation osaamiskeskuksessa ottaa yhteyttä.