Puhuja 1 [00:00:06]: Tämä on Haaga-Heliassa toteutettavan Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeen podcast, jossa keskustelemme pienten yritysten ohjelmistorobotiikka- ja tekoälyratkaisuista. Hanke on Hämeen ELY-keskuksen ja Euroopan sosiaalirahaston rahoittama. Tässä jaksossa keskustelemme meidän hankkeessa tehdyistä konsultoinneista ja automaatiokokeiluista. Keskustelijoina ovat hankkeessa työskentelevät laskentatoimen asiantuntijat Heli Kortesalmi, eli minä, ja Anna Sivonen. Moi, Anna.

Puhuja 2 [00:00:36]: Moikka.

Puhuja 1 [00:00:37]: Sä oot Anna sun kollega.

Puhuja 2 [00:00:41]: Mä oon sun kollega, kyllä.

Puhuja 1 [00:00:44]: Joo. Mitä sulle kuuluu tänään?

Puhuja 2 [00:00:43]: Kiitos, oikein hyvää. Entä sulle, Heli?

Puhuja 1 [00:00:47]: Ihan mukavaa. Tänään on perjantai, niin sehän on aina ihana ja aurinko varmaan paistaa tuolla.

Puhuja 2 [00:00:55]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:00:56]: Meidän projekti tarjoaa uusimaalaisille PK-yrityksille konsultointia tai neuvontaa taloushallinnon prosesseista. Me voidaan myös tehdä tämmösiä maksuttomia automaatiokokeiluja, proof-of-concepteja. Minkälaisia konsultointi- tai neuvonta-caseja sulla on ollut, Anna?

Puhuja 2 [00:01:16]: Meillä on ollut aika monenlaisia tämmösiä konsultointeja ja automaatiokokeiluja. Kertoo oikeastaan siitä kuinka monenlaisiin juttuihin näitä automaatioita voidaan sit hyödyntää, tämmösiä pieniäkin automaatioita. Meillä on ollut esimerkiks tämmönen tilintarkastajille semmonen tositteiden otantatyökaluun liittyvä juttu. Sitten on tällanen missä nyt sitten voi lähettää vaikka lisätietoja sähköpostitse. Halutaan potentiaalisille asiakkaille lähettää lisätietoja, niin täntyypistä. Ja sitten tämmösen sivutoimisen mikroyrittäjän kirjanpidon tehokkaammassa hoitamisessa on neuvottu ja vähän verkkokaupan kirjanpidon tehostamiseen liittyviä juttuja. Tosi monenlaisia.

Puhuja 1 [00:01:59]: Joo. Me ollaan jotain tehty yhdessä, mutta tilintarkastusta… Siinä mä en oo ollut mukana. Mikäs se tilintarkastustyökalu on ja mitä te ootte siihen tehnyt?

Puhuja 2 [00:02:08]: Joo, siinä tilintarkastajan pitää tietystikin tarkistaa niitä tositteita ja siinä on… Pitäis ottaa satunnaisesti… Osittain siinä on tiettyjä sääntöjä millä pitää ottaa niitä tositteita sieltä tarkastettavaks ja sit osittain myös satunnaisesti. Tän voi tehdä… Tai tää kyseinen toimija on tehnyt sitä manuaalisesti aikaisemmin, mut nyt toivo sitten että saisko siihen vähän automaatiota, et se edes vähän listais niitä että mitä tositteita sieltä nyt sitten olisi hyvä ottaa tarkastukseen. Helpottais vähän, kun olis ne tositenumerot siellä ja vaan käy sitten hakemassa ne tositteet sieltä järjestelmästä.

Puhuja 1 [00:02:56]: No niin. Mites, onks tämmönen toimiva? Onnistuuko tämmönen automaatio?

Puhuja 2 [00:03:03]: Mä oon itse asiassa nähnyt tästä jo semmosen vähän alustavan demon, eli kyllä tällanen automaatio olis mahdollista rakentaa sitten, mutta saa nähdä että meneekö se sitten tuotantokäyttöön, mut että demon oon nähnyt siitä.

Puhuja 1 [00:03:14]: Ja meillähän oli ideana tässä hankkeessa, että me tehdään tämmösiä automaatiokokeiluja, et ei välttämättä ihan tuotantoversioita, mut että semmosia joita vois jakaa useammalle PK-yritykselle, esim. vaikka useammalle tilintarkastajalle. Oisko tää semmonen työkalu mitä muutkin tilintarkastajat vois käyttää?

Puhuja 2 [00:03:38]: Itse asiassa mä oon kuullut, että yksi tilintarkastaja nähtyään sen demon kysyi että minkä takia mulla ei ole tällasta. Ja kyse ei ollut tästä meidän hankkeen asiakkaasta. Eli ilmeisesti joo, tällaisella vois hyvinkin olla käyttöä.

Puhuja 1 [00:03:49]: Niin, tällasten automaatioiden kehittäminenhän… Et vaikka sanotaan että robotiikka on edullista ja nopeaa, mutta eihän se nyt ihan ilmaista oo, mutta sillon kun me pystytään tunnistamaan jotain mitä useampi samantyyppinen yritys tekee ja tehdä yhteiskehittämisellä, niin sit me voidaan vähän jakaa niitä kustannuksia. Että tää vois olla hyvä esimerkki siitä.

Puhuja 2 [00:04:08]: Joo ja tosiaan, kun yks on sitten kokeillut, tai yhden kanssa on kokeiltu se, että semmonen on ylipäätänsä mahdollista toteuttaa, tää on niinkun testattu, niin se on hirveen pieni riski sitten lähteä pienemmällekin yritykselle itse siitä jatkamaan eteenpäin, et saadaan se just sinne omaan toimintaan sopivaks.

Puhuja 1 [00:04:29]: Kyllä. Ja siis tosi paljon tilintarkastuksessa on tämmöstä ohjelmistorobotiikkaa ja automaatiota. Miksei joillain ihan isoilla yrityksillä voi olla tekoälyäkin, mutta, tota… Tosiaan Tili- ja veropäivilläkin törmättiin yhteen tilintarkastusyhteisöön, joka oli tehnyt jonkun hienon automaation liittyen tilintarkastukseen.

Puhuja 2 [00:04:51]: Kyllä ja niitä on aika paljon. Niitä on joillain toimijoilla ihan tavallaan hyllystäkin saatavilla, niitä ratkaisuja jo siihen, että on jo yhteydet sinne tilintarkastajien asiakkaiden kirjanpitojärjestelmiin. Eli tällasia tietysti isommilla on jo varmasti käytössä, mut että mahdollisuuksia on myös pienemmille toimijoille.

Puhuja 1 [00:05:11]: Aivan. Kyllähän pientenkin täytyy pysyä kilpailukykyisenä ja nythän ei ollenkaan puhuta sellasesta tilintarkastajan analyyttisestä työstä, vaan jostain teknisestä tiedonsiirrosta tai tietyn otannan tekemisestä, et hyvinkin tämmöstä tilastollista ja mekaanista työtä. Ja just semmosessahan noi robotit on hyviä. No, mut mehän ollaan tehty muutakin kuin sit tällaista automaatiota. Sä mainitsitkin äsken tällasta sivutoiminen mikroyrittäjä ja häntähän me neuvottiin yhdessä, kun meitä on yleensä aina kaks tässä konsultoinnissa tai neuvonnassa mukana ja tässä yrittäjä oli jäänyt jo sitten päivätyöstä eläkkeelle, mutta teki vielä vähän sivutoimisena töitä ja mietti sitten että miten sais kirjanpidon hoidettua kustannustehokkaasti, kun se ei enää ollut hirveen isoa se liiketoiminta. Mitä sulle jäi tästä konsultoinnista Anna mieleen?

Puhuja 2 [00:06:04]: Ehkä se, että nyt sitten monesti puhutaan siiät että automaatio auttaa kovasti ja se auttaakin, mutta on sitten kyllä myös niitä tilanteita joissa ehkä sit se toiminta on… Pitää vaan tunnistaa et se toiminta on niin pientä, et sitä ei ehkä kannata lähteä automatisoimaan, et se ei oo enää kustannustehokasta. Tässä oli ehkä semmonen case sitten, et ei menty varsinaisesti tekemään automaatiota sinänsä, mutta puhuttiin muuten siitä taloushallinnon hoitamisesta ja miten sitä vois ehkä tehostaa tai tehdä kustannustehokkaammin. Eli tää oli ehkä semmonen case missä nyt voitiin todeta, et se automaatio ei oo ehkä se oikea ratkaisu.

Puhuja 1 [00:06:54]: Mut silti yrittäjä sai jotain apua.

Puhuja 2 [00:06:56]: Kyllä. Yrittäjä sai apua ja tavallaan sit todettiin se, että siinä ehkä semmonen itse tekeminen saattaa jopa olla kannattavampaa, kun sitten niitä tositteita ja tapahtumia on tosi vähän. Ja tämmösellä mikroyrittäjällä kirjanpitokin on tosi yksinkertaista ja vielä jos ei sitten oo edes mitään arvonlisäverovelvoitteita, niin sillon voi hyvinkin olla että itse pääsee aika helposti sillä että tekee sen vaikka Excelissä, sen kirjanpitonsa. Ei sais nyt sanoa automaatiossa, mutta…

Puhuja 1 [00:07:27]: Niin, vie meidän tarinalta pohjaa kohta. Joo, mäkin olin yhdessä semmosessa neuvonnassa mukana taas, että tässä oli kyse tämmösestä apurahahausta joka tehtiin kerran vuodessa ja miten sitä vois automatisoida. Kun se tehdään vaan kerran vuodessa, niin me ollaan kyllä löydetty siihen semmonen et siirrettiin se paperista sähköisesti, mutta sitten hirveitä investointeja siihen ihan automatisointiin ei kannata tehdä jos se vaan niin harvoin tapahtuu. Mut aina voi tehdä jotain pieniä parannuksia, että lähdetään sitä manuaalista työtä jossa voi tulla niitä virheitäkin sitten. No, sitten meillä on ollut tällanen Oma Vero, tohon verottajan Oma Vero -palveluun liittyvää kehittämistä. Sehän on tosi hyvä palvelu ja koko verottajan järjestelmä, saadaan veroilmoitukset sähköisenä ja veroehdotukset ja muut. Toimii hyvin. Täällä Oma Verossa on paljon rajapintoja, eli sitten voi näiden API-rajapintojen kautta ohjelmistotalot kehittää, että ne hakee tietoa tai lähettää tietoa sinne järjestelmään. Mut sit jos tilitoimiston kirjanpito-ohjelma ei oo, tai se ohjelmistotalo ei oo ottanut näitä rajapintoja ihan täysin käyttöön, niin sillon kyllä tilitoimiston on aika vaikea käyttää tätä Oma Vero -palvelua esimerkiksi hirveen tehokkaasti. Joku esimerkki meillä olikin tällasesta, että oli tällasia suosikkiyrityksiä joita voi ottaa vain 10, mutta nyt kun me keskusteltiin ton verottajan kanssa, niin sit sieltä paljastukin että tänä päivänä saa 100 suosikkiyritystä, mut sit siinä oli ihan suorituskykyyn liittyviä haasteita, et miks sieltä ei saa enemmän niitä asiakkaita. Mutta toinen asia mitä me nyt ollaan miettimässä on, että kun verottajalta tulee ihan hirveesti postia, tulee näitä kuukausisaldotiedotteita, selvityspyyntöjä ja muita kirjeitä, niin sitten ne tärkeet kirjeet kuitenkin, jotkut selvityspyynnöt ja maksuaikatauluissa pysymiset ja tämmöset hautautuu sinne muiden kirjeiden sekaan ja tähän me ollaan nyt sitten kehittämässä jotain automaatiota. Tilitoimistot toivois, että he sais nämä erikoispyynnöt ennen kuin yrittäjä saa, et he pystyis sitten ratkaisemaan nää etukäteen. Et haluavat toimia asiakkaalle hienosti proaktiivisesti.

Puhuja 2 [00:09:53]: Täntyyppiset ratkaisut on varmaan semmosia mitkä kiinnostaa aika montaakin tilitoimistoa ja miksei muitakin yrityksiä, mut et varsinkin tilitoimistoja. Mä voin kuvitella, et kun asiakkaita voi tosiaan olla aika paljon yhdellä tilitoimistolla, niin riittääkö se 100 suosikkiyritystä aina. Ja joka tapauksessa jos sitä postia tulee todella paljon, jokaisen asiakkaan kohdalta, niin varmasti joku automaatio siihen on ihan paikallaan.

Puhuja 1 [00:10:22]: Joo, et meillä on nyt tää automaatiokokeilu-vaihe käynnissä. En oo vielä nähnyt kuinka tää tulee onnistumaan, mut sitten jos tää tosiaan toimis tää meidän kokeilu, niin tästä varmasti hyötyis useampi tilitoimistoyrittäjä, niinkun sanoitkin. Ja sitten jos joku haluaa tän ihan tuotantoon, niin sitten hän voi sopia siitä sitten sitä palvelua tarjoavalta yritykseltä.

Puhuja 2 [00:10:45]: Kyllä. Tosiaan mehän ei tässä hankkeessa toimita minään ohjelmistotalona tai täntyyppisenä, et me ollaan ehkä enemmänkin, voisko sanoa et me ollaan fasilitaattoreita tässä, vähän niinkun autetaan siinä että yrittäjälle ois mahdollisimman matala kynnys lähteä sitten kokeilemaan näitä automaatioita. Ja ehkä sitten ne semmoset epäonnistuneet kokeilut, niin me tässä nyt voitais sitten jo todeta vaikka että ei semmonen oo käytettävissä, et kun tehdään näitä proof-of-concepteja, niin siinähän me voitais jo todeta, että ei tämmönen tapaus… Tämmöstä ei voi automatisoida.

Puhuja 1 [00:11:20]: Niin, että menee sit niinkun meidän piikkiin.

Puhuja 2 [00:11:24]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:11:24]: Koska aina moni sanoo että ensimmäisissä automaatiokokeiluissa tulee sit semmosia virheitä että automatisoidaan vääriä ja liian monimutkaisia tehtäviä, et ne ei sitten onnistu. Mut tässä vois turvallisesti kokeilla.

Puhuja 2 [00:11:34]: Niinpä. Ja tosiaan, että jos prosessi on vaikka vielä vähän sellainen, että ei oikeastaan tiedetäkään et mitä sitä ollaan automatisoimassa, et täähän vaatii myös vähän sitä prosessin kartoittamista mitä me nyt tässä hankkeessa myös sit tehdään aina ennen kun lähdetään tekemään näitä proof-of-concepteja, niin me autetaan vähän siinäkin että kuvataan niitä prosesseja mitä me oikeesti ollaan sitten automatisoimassa ja tekemässä, yrittäjän kanssa yhdessä.

Puhuja 1 [00:11:58]: Just näin. Joo. Toinen kokeilu mitä mä tässä nyt oon työstänyt on tällanen osinkojen vuosi-ilmoittaminen. Sekin menee sinne verottajan palveluun ja siitä varmaan saadaan sitten kuulla muutakin. Mitäs muita kokeiluja? Mitäs sulla ois Anna vielä, jotain mainita?

Puhuja 2 [00:12:18]: Mä tossa mainitsinkin aluks, että meillä oli, tai on käynnissä… Siitä ei oo vielä saatu nyt sitten sitä varsinaista proof-of-conceptia, mut että on kuvattu, niin yrittäjällä tulee aina välillä tämmösiä lisätietopyyntöjä ja niihin vastataan aika rutiininomaisesti, samantyyppisellä liitteellä. Tähän asti yrittäjä on itse tehnyt sitä, eli aina kun tulee se pyyntö, niin hän on sitten aina kirjannut sen viestin, laittanut siihen sen liitteen ja lähettänyt sen sille asiakkaalle. Ja sitten kun on todella paljon potentiaalisia asiakkaita, niin tää vie sitten aikaa tavallaan siltä uusasiakashankinnalta ja siltä asiakaspalvelulta mitä muuten vois tehdä. Niin, täntyyppistä automatisointia ollaan nyt vähän tässä esimerkiks tekemässä.

Puhuja 1 [00:13:05]: Niin, et toikin soveltuis vaikka mihin, et vähän niinkun tarjouksen tekoon, mutta… No joo, lisätietoja, ettei ihan niin henkilö- tai yrityskohtaista.

Puhuja 2 [00:13:12]: Kyllä.

Puhuja 1 [00:13:13]: Aika monenlaisia asioita ollaan saatu tehdä ja varmaan on vielä tulossakin. Et jos joku olis nyt kiinnostunut kokeilemaan jotain automaatiota… Tietysti aina varmistetaan että se prosessi on kunnossa ennen kuin lähdetään automatisoimaan, mutta vielä mahtuu mukaan. Nää kokeilut on maksuttomia ja harkitaan sitten aina yrityskohtaisesti että mitä me lähdetään viemään eteenpäin. Rohkeasti vaan mukaan, vai mitä sä Anna sanoisit.

Puhuja 2 [00:13:46]: Joo. Ja toisaalta niinkun tosta yhdestä esimerkistä jo tuli ilmikin, niin aina ei välttämättä tarvii olla ihan semmonen, jo selvillä että nyt tästä tulee tällanen automaatio, että me voidaan oikeesti sitten miettiä ja todetaan myös sitten ehkä sen yrityksen kanssa yhdessä, että tässä me tehdään jotain muuta kehittämistä. Kehitetään vaikka prosesseja. Mutta tosiaan nyt on oikein hyvä aika lähteä tähän mukaan, koska me tehdään näitä vielä elokuulle asti näitä kokeiluja, mut että tietysti kesän ajaksi sitten hiljenee tämä meidän osaamiskeskus, niin tää kevät on erittäin hyvää aikaa lähteä mukaan tähän.

Puhuja 1 [00:14:23]: Yes. Tervetuloa ja kiitos, Anna.

Puhuja 2 [00:14:24]: Kiitos, Heli.