Hanketyön paradoksi: yritykselle maksuton voi olla kallis, ja silti kannattava

Hanketyö mielletään joskus byrokraattiseksi paperinpyörittelyksi. Hankkeiden tuotosten sanotaan joskus häviävän pian päätösseminaarin jälkeen. (Hyvärinen 2024.) Kritiikkiin kannattaa suhtautua vakavasti, koska varsinkin ravintola-alalla osallistuminen on aina resurssipäätös: jos hyöty ei näy arjessa, yritys ei tule mukaan uudelleen.

Hankkeeseen osallistuminen voi näyttää helpolta, sillä mukaan pääsee ilman kynnysrahaa ja tarjolla on työpajoja, sparrausta ja verkostoja. Ravintola-alan yritykselle osallistuminen vie kuitenkin työtunteja juuri silloin, kun jokainen tunti tarvitaan operatiiviseen tekemiseen. Tästä syntyy hanketyön paradoksi, jossa ilmainen koetaan yrityksessä kalliiksi.

Parhaimmillaan hanketyö on kuitenkin pitkäjänteistä toimintaa, joka poikii jatkoa ja tuottaa ennen kaikkea vastauksia ratkaistavissa olevaan ongelmaan. Onnistunut hanke ei jää raportiksi, vaan muuttuu käytännöiksi, työkaluiksi ja toimintatavoiksi, jotka helpottavat tekemistä myös hankekauden jälkeen.

Parhaimmillaan hankkeen vaikutus on pitkäaikainen. Kun osaaminen kumuloituu, syntyy avauksia, jotka kantavat yksittäistä projektia pidemmälle. Onnistumiset synnyttävät onnistumisia.

Verkostot, jotka oppivat ja keräävät osaamista

Toimivat ja laajat verkostot auttavat hanketyössä onnistumisessa. Pitkäjänteinen verkostotyö luo pohjan tuleville hankkeille ja yhteistyölle, kun kumppanuudet kehittyvät ja syvenevät. Monesti yritykset haluavatkin jatkaa uusissa hankkeissa tuttujen tekijöiden kanssa. Parhaimmillaan verkostot muodostavat oppivan ekosysteemin, kun tieto ja osaaminen kumuloituvat hankkeesta toiseen. (Kononen, Einola-Pekkinen & Virolainen 2019.)

Hyvä esimerkki osaamisen kumuloitumisesta on Tampereen ammattikorkeakoulun ReThink Gastro -hanke. Vuosina 2021–2023 toteutettu hanke sai jatkokseen Menestysresepti – työn sujuvoittaminen, tuottavuus ja työhyvinvointi ravintola-alalla -hankkeen, jossa viisi restonomikouluttaja-ammattikorkeakoulua kehittää ravintolayritysten työelämän sujuvuutta kuuden maakunnan alueella. Menestysreseptissä jatketaan osin siitä, mihin ReThink Gastrossa päästiin. Aikaisemmat opit eivät katoa, vaan toimivat seuraavan vaiheen ponnahduslautana.

Onnistumisiin kiidättävät yhteistyö ja jaettu tavoite

Jatkohankkeiden hakemisessa ja niihin sitoutumisessa auttaa, jos yrityksillä on jo myönteisiä kokemuksia aiemmista hankkeista. Onnistumisen kokemus vahvistaa minäpystyvyyttä: tunne siitä, että ’me pystymme tähän’, kasvaa, kun tavoite saavutetaan (Bandura 1997). Tämä näkyy myös Menestysresepti-hankkeessa, jossa valtaosalla osallistuvista yrityksistä on jo hankekokemusta, ja aiemmat onnistumiset helpottivat päätöstä investoida aikaa uudelleen.

Onnistumisen kokemusta vahvistavat Banduran (1997) mukaan erityisesti merkityksellisyys, sopiva haaste, palaute ja tunne. Hankkeissa on usein yhteinen ja vaativa päämäärä, joka koetaan osallistujayrityksissä tärkeäksi. Menestysreseptissä tavoitteena on kehittää pk-yritysten kannattavuutta ja työn sujuvuutta työhyvinvointia unohtamatta eli juuri niitä asioita, joihin arjessa törmätään päivittäin.

Mankan mukaan (2012) yhteisöllisyys tukee terveyden ja hyvinvoinnin lisäksi oppimista ja tuloksellisuutta. Kun yhteisö on toimiva, on jokaisella mahdollisuus toimia yksilöllisesti ja erilaisuus nähdään yhteisöllisyyden mahdollistajana. Tutussa hankeporukassa jokainen yhteisön jäsen voikin olla oma itsensä. Kohtaamisilla on suuri merkitys ja esimerkiksi Menestysresepti-hankkeessa viiden ammattikorkeakoulun hanketyöntekijät tapaavat viikoittain linjoilla ja puolivuosittain jonkun amkin kotipesällä. Myös hankkeeseen osallistuvia yrityksiä tavataan säännöllisesti kasvotusten. Kun tullaan tutummaksi, yhteistyö helpottuu ja hankkeeseen sitoudutaan tiukemmin.

Maksuton osallistuminen ei ole sama kuin ilmainen

Joskus hanke ei yritykselle näytä mielekkäältä ja ’kaiken sen arvoiselta’, mitä se yritykseltä ottaa. Tässä kohtaa törmätään ydinasiaan: vaikka koulutukset ja työpajat ovat yritykselle maksuttomia, osallistuminen ei ole yritykselle ilmaista.

Ravintola-alalla suurin kustannuserä ovat työtunnit (Nurminen & Heikkilä). Usein ajatellaan, että vain operatiivisista tunneista kuten asiakaspalvelusta ja tuotannosta, joista syntyy välitöntä myyntiä, on järkevää maksaa. Tämä johtaa siihen, että hankkeisiin tai kehittämisohjelmiin ei haluta tai ennen kaikkea pystytä osallistumaan, vaikka niistä voisi pitkällä aikavälillä olla hyötyä. (Kylänen 2022.)

Hankesuunnitelmaan saatetaan kirjoittaa, että tarjolla on ’maksuttomia koulutuksia ja työpajoja’, joihin yrityksestä toivotaan osallistuvan useamman henkilön voimin. Järjestäjälle ilmaisuus on myyntivaltti, mutta ravintolayrityksessä se herättää käytännön kysymyksen: kuinka monta työtuntia hankkeeseen osallistuminen vie eli kustantaa? Sama ilmiö on tunnistettu myös muilla toimialoilla. (Mattila-Aalto 2019.) Jos osallistuminen vie esimerkiksi 20 henkilötuntia, se voi tarkoittaa useamman päivän operatiivista panosta. ’Maksuton’ näyttäytyykin yritykselle investointina, ei etuna.

Tämä selittää, miksi ravintolayritykset epäröivät osallistua hankkeisiin ja haluavat varmistua siitä, että lopputulokset tuovat oikeaa lisäarvoa liiketoiminnalle. Siksi yhteistyötä tehdään mielellään sellaisten toimijoiden kanssa, jotka koetaan luotettaviksi ja vaikuttaviksi. Yrityksille tämä ei ole varovaisuutta vaan rationaalista riskien hallintaa ja resurssien fiksua käyttöä.

Innovointi ja kehitys tuottavat tuloksia vaiheittain

Kun osallistuminen maksaa aikaa, yritys tarvitsee myös perustelun siihen, miksi käyttää työtunteja kehittämiseen nyt, jos hyödyt eivät näy heti. Tuottavuus ei nouse yhdellä tempulla, vaan uusien ratkaisujen vaikutus syntyy vaiheittain: ensin kehitetään, sitten kokeillaan ja otetaan käyttöön, ja lopulta toimivat käytännöt skaalataan laajempaan käyttöön (Maliranta 2025).

Ravintola-alan pk-yrityksille viesti on käytännöllinen: jos omaan innovointiin ja kehitystyöhön ei ole resursseja yksin, hankkeet ovat realistisin tapa tehdä sitä yhdessä. Hankkeissa yritys saa kehittämisalustan, kumppanit ja vertaistuen, joiden avulla uusia toimintatapoja voidaan testata arjessa pienemmällä riskillä. Kun ratkaisut toimivat, niitä voidaan monistaa useampaan toimipisteeseen tai yritykseen – ja silloin myös tuottavuushyöty kasvaa (Maliranta 2025).

Ravintolayrityksen päätös ei lopulta ole valinta ’ilmaisen’ ja ’maksullisen’ välillä, vaan valinta sen välillä, sijoitetaanko työtunnit pelkkään tämän päivän tekemiseen vai myös huomisen sujuvuuteen ja kannattavuuteen. Kun innovointi ja kehitys tehdään hankkeissa yhdessä, yksittäisen yrityksen ei tarvitse kantaa koko riskiä eikä keksiä kaikkea alusta. Siksi onnistumisen kokemuksista kannattaa pitää kiinni – ne ovat usein ensimmäinen askel kohti pysyviä parannuksia, jotka näkyvät arjessa vielä pitkään hankkeen päättymisen jälkeen.

Kuva: Shutterstock