Keittiöalan työssä tieto lisää tuottavuutta

Ravintoloissa ja erilaisissa keittiötöissä työtä ja työn tekemistä koskeva tieto on monesta näkökulmasta tärkeä osa sujuvaa työtä. Keittiötyön arjessa tarvittavaa tietoa on monella tasolla: tieto strategisista linjauksista auttaa esihenkilöitä johtamaan työtä kohti haluttua suuntaa, tieto seuraavan viikon ruokalistasta ja paras arvaus asiakkaiden määrästä vaikuttaa raaka-aineiden tilauksiin ja henkilöstön tarpeeseen. Ajantasainen ja riittävä tieto vaikuttaa siten jokapäiväiseen päätöksentekoon, ennakointiin ja riskien hallintaan.

Asiakaskokemuksella on merkittävä vaikutus ravintolan menestykseen: kun asiakas kokee saavansa hyvää palvelua, hän jakaa hyvää kokemusta eteenpäin ja samalla markkinoi ravintolaa. Hyvin usein tiiviissä muutaman henkilön työyksiköissä tieto on hiljaisena tietona työntekijöiden osaamisina, mikä nousee haasteeksi yrityksen laajentaessa toimintaansa. Tällöin erilaisen tiedon tärkeyden ymmärtäminen ja tiedon jakamisen lähtökohdat ovat oleellisia onnistuneen ravintolatoiminnan ytimessä.

Tässä kirjoituksessa tarkastelemme Ammattikeittiöt ja catering – KetCat -hankkeen asiantuntijoina keittiötyössä tarvittavan tiedon moninaisuutta ja sitä, minkälaisia vaikutuksia sillä on asiakaskokemukseen, työn sujuvuuteen, työn tuottavuuteen ja työntekijöiden työhyvinvointiin.

Tiedon moninaisuus keittiötyössä

Keittiötyössä henkilöstöllä pitää olla ajantasaista ja riittävää tietoa, jonka valossa työtä suunnitellaan, tehdään päätöksiä, ennakoidaan ja hallitaan riskejä. Tarvitaan tietoa ja ohjeita omavalvonnasta, reseptiikasta, raaka-aineista ja ruokailijamääristä, jotta voidaan minimoida liian isot valmistusmäärät ja pienentää hävikkiä ja raaka-ainekulua. Samalla varmistetaan ruoan turvallisuus ja päivittäinen tasalaatuisuus.

Tiedonkulun haasteet heijastuvat loppukädessä asiakkaalle, joka usein pyrkii ostopäätöksensä tekemään omien aiempien kokemusten tai eri kanavista saatujen suositusten perusteella. Heikko tiedonkulku voi yksinkertaisimmillaan johtua kahden eri työntekijän erilaisesta tavasta valmistaa ruokaa. Selkeiden ja johdonmukaisten ohjeiden puuttuminen voi näin ollen aiheuttaa tarjoiltavan ruoan laadun vaihtelua ja asiakkaan ostopäätöksen hankaloitumista.

Päivittäiseen työhön liittyvän tiedon lisäksi tarvitaan tietoa yrityksen laajemmista tavoitteista, jotta yritys kehittyy haluttuun suuntaan. Kaikilla on mahdollisuus onnistua työssä, kun oikea tieto on saatavissa. Yritysten olisikin hyvä säännöllisin väliajoin pysähtyä pohtimaan, miten yrityksen nykykäytännöt toteutuvat tiedon jakamisen näkökulmasta. Onko tieto ajantasaista ja riittävää, entä onko tieto saatavilla niille henkilöille, joiden työtä asia koskee? Entä saako joku tiimi tai työntekijä paljon tietoa, joka ei ole työtehtävässä suoriutumisen kannalta oleellista?

Ravintolayrityksen toiminnan johtamisessa tarvittava tieto on monen tasoista. Tietoa on yrityksen strategiasta ja toiminnan tavoitteista aina yksittäisten työntekijöiden tehtävänkuviin. Tarkat työohjeet takaavat työturvallisuutta ja omavalvonnan onnistumista. Strategisten päämäärien tulisi heijastua läpi koko tietovirtojen ketjun, jolloin yksittäiselle työntekijälle syntyy ymmärrys, miten toteutan yrityksen strategiaa ja työtehtävien kokonaisuudelle syntyy yhteinen suunta.

Monissa ravintola-alan organisaatiossa työntekijöillä on paljon hiljaista tietoa, taitoa tai osaamista, jota on vaikea pukea sanoiksi tai dokumentoida. Se on usein henkilökohtaista, kokemukseen perustuvaa ja kontekstisidonnaista. Hiljaisella tiedolla on iso merkitys menestyvässä yrityksessä erityisesti silloin, kun osataan tunnistaa ja hyödyntää työntekijöiden hiljaista tietoa (Kurtti 2018). Hiljaisen tiedon avulla voidaan innovoida ja oppia uutta, ja siten luoda uusia näkökulmia ja toimintamalleja. Hiljaisen tiedon jakamisella parannetaan tiimien yhteistyötä, kun jaetaan parhaita käytänteitä ja jalostetaan ne yhteisiksi työohjeiksi.

Avoin tiedonkulku parantaa työilmapiiriä ja edistää organisaation kehittymistä

Työssä mikään päivä ei ole samanlainen ja työelämä muuttuu nyt nopeammin kuin koskaan. Tiedolla on entistä enemmän merkitystä sujuvan ja hyvinvointia edistävän työn näkökulmasta (Naumanen ym. 2023). Tutkimustietoa on jo paljon siitä, että riittävä ja avoin tiedonkulku työpaikalla on yksi keskeisistä tekijöistä työntekijän hyvinvoinnin kannalta.

Hyvinvoivat työntekijät ovat yrityksen tärkeä pääoma, jollan on vaikutusta yrityksen tuottavuuteen, kilpailukykyyn ja menestykseen. Selkeä ja saavutettavissa oleva tieto vähentää työn kuormittavuutta ja lisää työn hallinnan tunnetta erityisesti digitaalisissa työympäristöissä (Bordi ym. 2018), mutta se pätee myös keittiötyössä. Kun työntekijä tietää, mitä häneltä odotetaan ja mistä tarvittava tieto löytyy, stressi vähenee ja työn mielekkyys kasvaa (Työterveyslaitos n.d.).

Myös ravintola-alan työssä avoin viestintä ja toimiva tiedonkulku vahvistavat keittiötyötä tekevien työntekijöiden osallisuutta ja kokemusta työn merkityksellisyydestä. Kun omaan työhön liittyvä olennainen tieto on helposti saatavilla ja viestintä on läpinäkyvää, työntekijät kokevat olevansa aidosti mukana organisaation toiminnassa ja päätöksenteossa (Martela 2024).

Esimerkiksi kokin on todella tärkeää tietää, mitä tänään valmistetaan ja kuinka paljon. Lisäksi hänellä tulisi olla tietoa siitä, mitä tämä merkitsee organisaation kannalta ja miten hän voi omalla toiminnallaan vaikuttaa esimerkiksi syntyvään hävikkiin.

Usein alalla törmätään tilanteeseen, että jotakin tehdään, kun niin on käsketty. Kuitenkin riittävä tieto tarvittavasta myynnistä, ruoan katteen reunaehdoista ja yritystoiminnan periaatteista, lisäävät työhön sitoutumista, luottamusta ja yhteisöllisyyttä (Saari 2025). Merkityksellisyyden kokemus syntyy, kun työntekijä ymmärtää oman työnsä vaikutuksen ja yhteyden organisaation tavoitteisiin. Avoin viestintä auttaa hahmottamaan kokonaiskuvaa ja vahvistaa tunnetta siitä, että oma työ on arvokasta ja vaikuttavaa (Martela 2024).

Hyvinvointi ja tuottavuus kulkevat käsi kädessä

Työhyvinvoinnin kokemus on subjektiivinen: siinä missä toinen nauttii hallitusta kaaoksesta suurella catering-keikalla, joka loppujen lopuksi saadaan hoidettua erinomaisella ammattimaisuudella maaliin, toinen voi kokea lamaantumista, stressiä ja hallinnan tunteen menettämistä. Työyhteisöllä, työllä itsessään sekä johtamisella on kaikilla oma vaikutuksensa tähän yksilölliseen työhyvinvoinnin kokemukseen (Naumann ym. 2023). Työpaikan positiivinen ilmapiiri, toisten tsemppaaminen ja palkitseva johtaminen toimivat puskureina tasapainottaen edellä mainittuja vaativuustekijöitä.

Tieto siitä, että meillä saa kokeilla ja erehtyä on voimavara. Parhaimmillaan se synnyttää uusia oivalluksia ja on hyvä keino sitouttaa henkilöstöä. Hyvinvoiva ja innostunut henkilöstö tuottaa positiivisia vaikutuksia myös keittiöalan tuottavuuteen ja tuloksellisuuteen.

Kuva: Haaga-Helia