Kehittämisprojektin anatomia: aiheeseen perehtyminen ja johdantoluvun kirjoittaminen

Kehittämisprojektit ovat merkittävä työkalu liiketoiminnan kehittämisen näkökulmasta. Niiden avulla yritykset ylläpitävät kilpailukykyä, sopeutuvat ympäristön muutoksiin ja ne toimivat strategian jalkauttamisen välineenä. Systemaattisesti läpiviety kehittämisprojekti parantaa kehittämistoimien laatua ja lisää läpinäkyvyyttä yrityksen toiminnassa.

Haaga-Heliassa master-opiskelijat tekevät kehittämisprojekteja yrityksille opinnäytetyön muodossa. Osana työtäni ohjaan ja tuen opiskelijoita kehittämisprojektien prosessissa, ja vuosien varrella itselleni on syntynyt selkeä kuva hyvän kehittämisprojektin anatomiasta.

Tässä kirjoituksessa käsittelen kehittämisprojektin ensimmäistä askelta: aiheeseen perehtymistä ja raportin johdantoluvun kirjoittamista. Nämä ovat kehittämisprojektin onnistumisen kannalta tärkeitä vaiheita, sillä tässä kohtaa tehdään koko projektia ohjaavia päätöksiä.

Hyvä perehtyminen aiheeseen luo vankan perustan koko projektille

Kirjallisuuteen tutustuminen on keskeinen osa kehittämisprojektia. Käytännön yrityselämän näkökulmasta tieteellinen tutkimus voi tuntua kaukaiselta asialta. Liiketalouden alalla kuitenkin akateeminen tutkimus tehdään lähes aina käytännön yrityselämässä ja on hyvin todennäköistä, että samantyyppisiä kehittämisprojekteja on jo raportoitu tieteellisissä julkaisuissa. Kirjallisuuden läpikäynti auttaa hahmottamaan kehittämisprojektin aiheen taustaa ja tunnistamaan mitä yleensä aiheesta jo tiedetään. Kirjallisuuteen tutustumalla saa ideoita oman kehittämisprojektin tavoitteiden määrittelyyn ja menetelmien valintaan. Lisäksi kirjallisuuden läpikäynti varmistaa, että kehittämisprojekti tuottaa uutta ja relevanttia sisältöä.

Tekoäly avuksi laadukkaiden artikkeleiden löytämiseen

Kehittämisprojektin alussa kannattaa tutustua aiheeseen liittyvään tieteelliseen tutkimukseen. Kattavan kuvan saamiseksi voi olla tarpeen käydä läpi noin 10-15 artikkelia. Mikäli projekti koskee uutta ilmiötä tai teknologiaa, voi läpikäyntiin sisällyttää myös asiantuntija-artikkeleita (Garousi et al. 2019). On tärkeää, että kehittämisprojektin perustan muodostaa luotettavista lähteistä saatu tieto.

Tekoälytyökalut, kuten maksuton Keenious, nopeuttavat aiheeseen liittyvien artikkelien löytymistä. Keeniousille voi antaa esimerkiksi kehittämisprojektin suunnitelman tai vapaamuotoisesti kirjoittaa ajatuksia kehittämisprojektin aiheesta. Keenious antaa tuloksena listan tekstin kannalta relevantteja artikkeleita. Tarkemmat ohjeet sovelluksen käyttöön löytyvät LibGuidesista.

Aiheeseen tutustuminen kannattaa tehdä systemaattisesti

Kätevä tapa tehdä muistiinpanoja kirjallisuudesta, on kirjata artikkelien tiedot taulukkomuotoon. Taulukkoon voi kirjata kustakin artikkelista artikkeliviite, tutkimuskysymykset, menetelmä ja tulokset. Taulukko kannattaa rakentaa siten, että kukin artikkeli on omalla rivillään ja edellä mainitut tarkasteltavat asiat omissa sarakkeissaan.

Artikkeliviitteiden avulla lukijat pystyvät etsimään kyseisen lähteen ja varmistua sen laadusta raporttia lukiessaan. Artikkeliviitteiden merkitsemisessä on tiettyjä systemaattisia muotoja ja ne kannattaa kirjata taulukkoon valitussa muodossa, jolloin ne on helppo lisätä lähdeluetteloon.

On tärkeää tietää, millä menetelmillä aiempi tieto on tuotettu

Taustatietoa kerätessä on olennaista tietää, miten tieto on syntynyt. Jos omassa kehittämisprojektissa tarvitaan tietoa vaikkapa syy-seuraussuhteista ja aiheesta aikaisemmin tehty tieto on tuotettu laadullisilla menetelmillä, ei sen tulokset anna sellaisia vastauksia, joita yrityksen omassa kehittämisprojektissa tarvitaan.

Menetelmän löytäminen tieteellisistä artikkeleista voi olla vaikeaa, mikäli ei ole tottunut niitä lukemaan. Menetelmä löytyy artikkeleista luvusta, joka on nimetty ’tutkimusmenetelmä’ tai ’methodology’. Tutkimusmenetelmistä puhutaan artikkeleissa hyvin erilaisilla termeillä. Artikkeli voi olla esimerkiksi kirjallisuuskatsaus (literature review), laadullinen tutkimus (qualitative research, case study), määrällinen tutkimus (quantitative research, survey), kokeellinen tutkimus (experimental) tai käsitteellinen artikkeli (conceptual article). Käsitteellinen artikkeli tarkoittaa artikkelia, jossa tiettyä aihetta käsitellään teoreettisesti ja pyritään kehittämään aiheeseen liittyvää teoreettista mallia. Se ei kuitenkaan ole systemaattisesti tehty kirjallisuuskatsaus.

Artikkeleiden kirjallisuuskatsauksessa voi olla mainittu menetelmiä, joita on käytetty aiemmissa tutkimuksissa, joihin tämä kyseinen kirjoittaja viittaa. Näitä ei pidä sekoittaa juuri tämän käsillä olevan artikkelin menetelmään. Erityisesti opinnäytetöitä tekevillä opiskelijoilla nämä usein menevät sekaisin. Peukalosääntönä voisi sanoa, että taulukon menetelmäsarakkeeseen kannattaa kirjoittaa vain sellaisia termejä, jotka löytyvät artikkelin menetelmäkappaleesta.

Lähteistä kerättävä tieto

Taulukkoon täytetty tieto aikaisemmasta tutkimuksesta voi vaikuttaa hajanaiselta ja siitä on sellaisenaan vaikea saada kokonaiskuvaa. Taulukon täyttämisen jälkeen kannattaa sen pohjalta kirjoittaa 1-2 sivun pituinen yhteenveto. Teksti on hyvä jäsennellä siten, että jokaisesta alla olevasta kysymyksestä kirjoitetaan yksi tiivis kappale.

• Mitä aihealueita on tutkittu?
• Millaisilla menetelmillä tutkimusta on tehty?
• Mitä tuloksia tutkimuksissa on saatu?
• Mistä asioista tutkijat ovat olleet yksimielisiä?
• Onko jotain, mistä tutkijat ovat olleet eri mieltä?

Ei kannata yhdistää useampia kysymyksiä samaan kappaleeseen, vaan kirjoittaa jokaisesta oma pieni kokonaisuus. Tämä voi alkuun tuntua haastavalta, mutta helpottaa työtä jatkossa. Kirjoittamisen jälkeen kannattaa palata tarkastelemaan kehittämisprojektin aihetta. Tuliko kirjallisuudesta uusia ideoita tai inspiraatiota omaan projektiin? Tässä vaiheessa voi vielä hyvin tehdä aiheeseen ja kehittämisprojektin tavoitteisiin pieniä muutoksia.

Johdantokappale ohjaa kehittämisprosessia

Aiheeseen tutustumisen jälkeen on aika alkaa kirjoittaa kehittämisprojektin raporttia ja sen ensimmäistä osaa eli johdantokappaletta. Hyvän johdantokappaleen kirjoittamiseen kannattaa uhrata aikaa. Se on tärkeä lukijan kannalta, mutta se myös luo rungon kehittämisprojektin toteutukselle raportoinnille.

Johdannossa otetaan kantaa jokaiseen kehittämisprojektin osa-alueeseen ja varmistetaan, että ne ovat linjassa keskenään. Tästä syystä johdantokappaleeseen kannattaa panostaa jo heti projektin alussa. Tekstin kannattaa olla tiivis 1-2 sivua, sillä sitä on kätevä käyttää projektin esittelyssä sidosryhmille. Varsinaisen johdantotekstin perään yleensä kirjoitetaan noin 1-3 sivua alalukuja.

Johdanto on hyvin tiivis ja alaluvuissa voi kuvailla ratkaistavana olevaa ongelmaa tarkemmin. Alalukuja voi olla esimerkiksi:

1.1. Kehittämiskohteen / case-yrityksen esittely
1.2. Tutkimusongelma
1.3. Kehittämistyön tavoitteet ja rajaukset
1.4. Raportin sisältö ja rakenne

Kolmen vaiheen malli kirjoittaa johdantoja

Johdantojen kirjoittamisessa erittäin kätevä apuväline on Swalesin (1990) esittelemä CARS – Create A Research Space -malli. Malli koostuu kolmesta vaiheesta, joita mukaillen olen tehnyt alla olevan ohjeistuksen soveltavalle tutkimukselle. Sitä kannattaa käyttää johdannon kirjoittamisessa. Käytännössä kannattaa kirjoittaa kunkin vaiheen jokaisesta askeleesta 1-2 lausetta. Näin muodostuu selkeä ja hyvin perusteltu johdanto kehittämisprojektin raportille.

Vaihe 1: Tutkimusaiheen valinnan perusteleminen
Tässä vaiheessa osoitetaan valitun tutkimusalueen käytännöllinen ja tieteellinen merkitys. Se tapahtuu seuraavien kolmen askeleen avulla.

• Askel 1: osoita aiheen yleisesti olevan keskeinen käytännön ja teorian kannalta (viittaa tässä aikaisempaan kirjallisuuteen, käytä hyväksi tekemääsi taulukkoa).
• Askel 2: tee lyhyt katsaus keskeisimpään alueen aikaisempaan tutkimukseen (muutaman lauseen tiivistelmä tekemästäsi taulukosta).
• Askel 3: kerro miten aihe liittyy käsittelemääsi yritykseen tai toimialaan.

Vaihe 2: Käytännön haaste, joka on vielä ilman ratkaisua
Tässä vaiheessa kuvaillaan käytännön haaste, joka on vielä ratkaisematta.

• Askel 1: onko aikaisemmassa tutkimuksessa puutteita, ristiriitaisia tuloksia tai asioita, jotka ovat jääneet ratkaisematta?
• Askel 2: kerro miksi olemassa olevalla tiedolla ei voida ratkaista käytännön toimijoiden tarpeita. Miksi tätä kehittämisprojektia tarvitaan ratkaisemaan käsillä oleva haaste?

Vaihe 3: Oma vastauksesi vielä ratkaisemattomaan haasteeseen
Tässä vaiheessa kuvataan, miten vaiheessa 2 tunnistettu haaste ratkaistaan.

• Askel 1: vaiheeseen 2 perustuen, kerro mikä on kehittämisprojektin tarkoitus.
• Askel 2: millaisia kehittämistoimia tai tutkimusmenetelmiä tullaan käyttämään haasteen ratkaisussa?
• Askel 3: kuvaile minkälaista aineistoa tarvitset ja miten suunnittelet analysoivasi sitä.
• Askel 4: arvioi, minkälaisia tuloksia tutkimuksellasi voisit saavuttaa. Mikä on opinnäytetyösi tuloksena syntyvä konkreettinen tuotos?

Hyvä lopputulos saavutetaan systemaattisella lähestymistavalla

Varsinkin yritysten kehittämisprojekteissa voi olla houkutus hypätä suunnitteluvaiheen ohi suoraan toteutukseen. Monesti näkee projekteja, joissa ensimmäiset yhteiskehittelytyöpajat on jo pidetty ennen kuin on tarkemmin pohdittu mitä oikeastaan aiheesta jo tiedetään sekä mitä ja millä tavalla lisää tietoa on tarkoitus kerätä – oikaistaan, vedetään liian suoria viivoja ja pahimmassa tapauksessa hukataan resurssia ja aikaa. Lopputuloksen kannalta on hyvä tehdä kirjallisuuteen tutustuminen ja johdannon kirjoittamisen kautta rungon luominen projektille systemaattisesti.

Kuva: Haaga-Helia