Kohti digitalisaatiota Eurooppa-yliopistoaliansseissa

Osallistuin lokakuussa 2025 Ulysseus Eurooppa-yliopiston järjestämään tapahtumaan Slovakiassa. Samalla juhlittiin allianssin viittä toimintavuotta. Tilaisuus kokosi yhteen partnerikorkeakoulujen edustajat arvioimaan yhteisten vuosien saavutuksia ja tulevia kehittämistoimia.

Viikon aikana järjestettiin useita työpajoja ja itse osallistuin Digitalisation in Student Administration’-työpajaan, jossa Haaga-Helia toimi vetovastuussa. Haaga-Helia on vetänyt Student administration -työryhmää Ulysseuksessa vuodesta 2024. Ryhmän tavoitteena on varmistaa Ulysseus-opiskelijoille sujuva opintopolku sekä selkeyttää korkeakoululainsäädäntöä ja korkeakoulujen omia säädöksiä ja määräyksiä kaikissa kumppanikorkeakouluissa. Ryhmän tarkoitus on ollut löytää yhtenäisiä toimintatapoja koko opintohallintoon, kuten hakukriteereihin ja -prosesseihin, opiskelupaikan vastaanottoon, lukuvuodelle ilmoittautumiseen, opiskelijoiden tunnistamiseen, sekä opintojen ohjaukseen ja neuvontaan.

Slovakiassa järjestetyn työpajan tarkoituksena oli herättää keskustelua siitä, miten kaksois- ja yhteistutkinnoissa voidaan jakaa sujuvasti ja turvallisesti opiskelijoiden tietoja ja opintosuorituksia allianssin korkeakoulujen välillä. Tällä hetkellä työ on hyvin manuaalista ja tietojen kerääminen ja vaihtaminen tapahtuu usein sähköpostitse, käyttäen eri exceleitä tai lomakkeita.

Ulysseuksen tavoitteissa on luoda useita yhteis- ja kaksoistutkintoja, mikä tarkoittaa suuria opiskelijamääriä ja jatkuvasti kasvavaa manuaalista työtaakkaa opintohallinnon henkilöstöllä. Tulevaisuudessa olisikin tärkeää mahdollistaa opiskelijadatan sujuva liikkuminen korkeakoulujen välillä.

Eurooppalaiset työkalut perustana

Työpajan perustana hyödynnettiin European Interoperability Frameworkia (EIF), Euroopan unionin viitekehystä (European Commission), jonka tarkoituksena on varmistaa, että jäsenmaiden julkiset palvelut, tietojärjestelmät ja organisaatiot toimivat saumattomasti yhdessä yli rajojen – teknisesti, hallinnollisesti ja lainsäädännöllisesti.

Jäsenmaiden tulee varmistaa, että niiden lait ja säännökset ovat yhteensopivia, jotta korkeakoulujen välinen digitaalinen tiedonvaihto voi ylipäätään onnistua Korkeakoulusektorille tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi opiskelijaliikkuvuuden, tietojärjestelmien, digitaalisten tunnisteiden ja opintosuoritusten siirron kannalta (Jorgensen, Phelan & Kukuruza 2024).

Erilaisia järjestelmiä on jo Euroopan tasolla kehitetty. Esimerkiksi Erasmus Without Paper (EWP), European Digital Student Card, Emrex ja European Learning Model. Järjestelmien tarkoituksena on vähentää hallinnon manuaalista työtä: erityisesti opiskelijaliikkuvuudet ovat aiheuttaneet paljon paperitöitä, johon EWP:llä on pyritty löytämään helpotusta. (European Commission 2017.)

Tällä hetkellä esimerkiksi opiskelijan opintosuunnitelman eli learning agreementin vaihtoon voi tehdä digitaalisesti ja se on keskeinen osa EWP-järjestelmää. Haaga-Heliassa EWP on myös otettu käyttöön muutama vuosi sitten.

Haasteita digitalisaatiotyölle tuovat yhteisten datastandardien puuttuminen, eri maiden ja yliopistojen tekniset ja organisatoriset erot, sekä myös luottamuskysymykset opintosuoritusten tunnustamisessa. Osa korkeakouluista käyttää omia paikallisia järjestelmiä, osa taas pilviratkaisuja. Yhtenäisiä standardeja ei ole. Suuri osa kurssitietojen ja opiskelijarekisteröintien käsittelystä on manuaalista, ja korkeakoulujen järjestelmäerot aiheuttavat automatisaation hidastumista. Jos oppijamäärät ja oppimispolkujen monimuotoisuus kasvavat, eivät manuaaliset prosessit pysy kehityksessä mukana. (Jorgensen ym. 2024.)

Miksi digitaalinen opintosuoritusten siirto kannattaa?

Yhteistutkinnot tuovat omat haasteensa opiskelijaliikkuvuuksien maailmaan, sillä tutkinnoissa voi olla useita korkeakouluja, jotka toimivat tutkinnon antajana. Tällöin opiskelijat opiskelevat tutkinto-opiskelijan statuksella useassa korkeakoulussa samanaikaisesti, eivätkä vaihto-opiskelijan statuksella.

Tällä hetkellä on tärkeää selvittää, millaisia eri järjestelmiä voisimme hyödyntää opiskelijatietojen siirrossa. Slovakiassa järjestetyssä Ulysseus-työpajassa esiteltiin Emrexiä, jonka tavoitteena on antaa opiskelijalle mahdollisuus hallita omia opiskelijatietojansa ja jakaa niitä opiskelun eri vaiheissa erilaisiin käyttötarkoituksiin. Emrex on jo otettu käyttöön useammassa korkeakoulussa Suomessa.

Emrex, eli Euroopan unionin tarjoama digitaalinen siirtojärjestelmä tekee opintosuoritusten siirrosta nopeaa, turvallista ja täysin paperitonta. Se on erityisen hyödyllinen vaihto-opiskelijoille ja opiskelijoille, jotka siirtyvät oppilaitoksesta toiseen kuten Ulysseuksen yhteistutkinnossa toimitaan. Järjestelmä keventää manuaalista työtaakkaa ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä. Opintosuoritusten tunnistaminen ja käsittely nopeutuvat, ja tiedon luotettavuus sekä jäljitettävyys paranevat huomattavasti. (Emrex s.a.) Yhtenäiset digitaaliset ratkaisut helpottavat niin korkeakoulun henkilökunnan kuin opiskelijoidenkin työtä.

Seuraavat askeleet

Työpajassa keskustelimme ryhmissä eri korkeakoulujen tavoista tunnistaa opiskelijat, sekä millä eri tavoin opiskelijatietoja siirretään korkeakoulujen välillä. Korkeakoulujen välillä on eroja siinä, mitä tietoja ne tarvitsevat opiskelijoista. Esimerkiksi Suomessa hakijalta kerätään jo hakuvaiheessa tieto koulusivistyskielestä. Monessa muussa maassa syntymäpaikka on pakollinen tieto, mutta Suomessa sitä ei kerätä ollenkaan.

Työpajassa keskustelimme siitä, miten tärkeää olisi kerätä opiskelijalta kaikki tarvittavat tiedot jo hakuvaiheessa. Tämä edellyttäisi, että tiedämme etukäteen, mitä kukin kumppanikorkeakoulu tarvitsee, riippumatta siitä, onko kyse liikkuvuuskumppanista vai tutkinnon myöntävästä korkeakoulusta. Onkin tärkeä selvittää, mitä tietoja on pakollista kerätä (esimerkiksi maan lait huomioon ottaen), mitä tietoja saa jakaa ja millä edellytyksillä tiedonsiirto kumppanikorkeakoulujen välillä on sallittua ja miten se tapahtuu turvallisesti.

Lisäksi huomioon tulee ottaa teknisempi taso, eli miten voimme rakentaa digitalisaatiosuunnitelman, joka helpottaa sekä opiskelijoiden että opintohallinnon henkilöstön arkea Ulysseus-allianssin korkeakouluissa. Yhteis- ja kaksoistutkintojen lisäksi tulee ottaa huomioon Ulysseuksessa järjestettävät yksittäiset virtuaaliopintojaksot, joiden määrää pyritään kasvattamaan entisestään.

Ajatuksena on tuoda opintohallinnon henkilöstö, sekä IT-puolen asiantuntijat yhteen jokaisesta Ulysseuksen kumppanikorkeakoulusta jatkotyöskentelyä varten. Tavoitteena on löytää yhteinen tapa siirtää opiskelijoiden tietoja digitaalisesti eri allianssikorkeakoulujen välillä ja mahdollisesti hyödyntää Euroopan Unionin tarjoamia järjestelmiä tämän mahdollistamiseksi.

Kuva: Haaga-Helia