Vetovastuussa kansainvälisessä hankkeessa – näkökulmia Erasmus+ -yhteistyöhön

Korkeakoulutuksen kapasiteetinvahvistamishankkeet (Capacity Building in Higher Education, CBHE) ovat osa Erasmus+ -ohjelmaa. Ne tukevat EU:n ja ei-EU-maiden korkeakoulujen välistä yhteistyötä. Hankkeiden tavoitteena on vahvistaa korkeakoulutuksen laatua, relevanssia ja kestävyyttä globaalien haasteiden keskellä.

Haaga-Helia koordinoi parhaillaan kahta korkeakoulutuksen kapasiteetin vahvistamiseen tähtäävää hanketta. ENRICHER hubs ja TeProD hankkeet keskittyvät kestävään kehitykseen ja digitaaliseen siirtymään, tosin eri kohdemaissa ja alueilla. ENRICHER hubs edistää vihreän matkailun palvelukehitystä ja oppimista Itäisen kumppanuusalueen maissa, kun taas TeProD vahvistaa opettajien ja opiskelijoiden osaamista kaksoissiirtymässä Saharan eteläpuolisessa Afrikassa.

Yhdistimme osaamisemme Haaga-Helian sisäisessä tutkimuspäivässä jakaaksemme kokemuksia koordinoivan organisaation roolista kansainvälisissä projekteissa. Tämä kirjoitus pohjautuu tutkimuspäivässä pidettyyn esitykseen, jossa jaoimme kokemuksia laajan ja monikansallisen hankkeen kontekstista. Pohdimme, miten yhteistyö ja viestintä rakentuvat konsortiossa, ja millä tavoin vetovastuu voi tukea hankkeen vaikuttavuutta. Kirjoitus tarjoaa käytännön näkökulmia muille hanketoimijoille tai kansainvälisestä hanketoiminnasta kiinnostuneille.

Yhteistyön rytmi ja rakenteet hankearjessa

Kansainvälisten projektien koordinointi on paljon enemmän kuin pelkkää aikataulujen hallintaa. Se on jatkuvaa oppimista ja sopeutumista yllättäviin tilanteisiin.

Kokemuksemme mukaan koordinoivan hankepartnerin rooli on haastava, sillä siinä pitää osata tasapainoilla sen suhteen, että tukee partnereita riittävästi kuitenkaan sortumatta liialliseen mikromanageeraamiseen. Kokonaiskoordinoinnissa on tärkeää osata johtaa hankkeen kokonaisuutta projektisuunnitelman mukaisesti. Usein siinä on kyse kyvystä osata innostaa ja motivoida partnereita sopivasti tekemään heidän vastuullaan olevat tehtävät laadukkaasti. Tämä vaatii panostamista hyvän ilmapiirin luomiseen ja empatiakykyä.

ENRICHER hubs -hankkeen konsortio on laaja, sillä yhteistyötä tehdään yhdeksän korkeakoulun kesken. Työkulttuurierot tuovat oman lisämausteensa tekemisen johtamiseen, sillä meillä on mukana hankepartnereita viidestä eri maasta. Hanketoiminnassa kapasiteetin vahvistaminen kohdistuu Georgiaan ja Moldovaan, kuuden partneriyliopiston kestävän matkailun koulutuksen kehittämiseen, jossa tavoitteena on mm. ratkaista yhteistyössä paikallisten matkailualueiden ja yritysten haasteita. EU -partnereina toimintaa on tukemassa Ulysseus-allianssista Haaga-Helian lisäksi kumppanimme Itävallasta ja Italiasta.

TeProD-hankkeen kapasiteetinvahvistamistoimet keskittyvät Saharan eteläpuoliseen Afrikkaan. Hankkeeseen osallistuu kahden ghanalaisen ja yhden namibialaisen yliopiston lisäksi Ulysseus Eurooppa yliopistoallianssin kumppanimme Slovakiasta. Vaikka TeProD-hankkeessa on mukana puolet vähemmän kumppanikorkeakouluja kuin edellä mainitussa ENRICHER hubs -hankkeessa, kulttuurierot Afrikan ja Euroopan välillä korostuvat erityisesti aikakäsityksessä, viestintätyyleissä ja päätöksenteon hierarkiassa.

Kansainvälisessä hanketoiminnassa myös improvisaation merkitys korostuu ja siihen liittyy kulttuurisia seikkoja. Meillä Suomessa työn tekemisen tavat ovat varsin muodolliset ja arvostamme selkeää struktuuria ja aikataulutusta. Muualla maailmassa asiat voivat olla toisin. Yhteisen tekemisen ympärillä on aina pieni ripaus heittäytymistä ja hetkessä elämistä.

Tästä yksi hauska esimerkki oli, kun olimme hanketapaamisessa Namibian pääkaupungissa Windhoekissa. Kiersimme yliopiston kampuksia ja yhtäkkiä löysin itseni radioasemalta ja suorasta lähetyksestä. Tehtävämme oli esitellä hanke ja keskustella ilmastonmuutoksen vaikutuksista Afrikan maanosaan 20 minuutin ajan. Projektipäällikkö, ole siis valmis improvisoimaan ja heittäytymään hetkeen.

Toimiva yhteistyö monimuotoisessa konsortiossa

Yhteistyön ja viestinnän hallinta monimuotoisessa konsortiossa vaatii ennen kaikkea selkeyttä, avoimuutta ja kulttuurista herkkyyttä. Kun mukana on kumppaneita eri maista ja toimintatapoja on yhtä monta kuin hankekumppaneita, yhteiset pelisäännöt ja viestintäkanavat tulee sopia jo hankkeen alussa. On tärkeää varmistaa, että tavoitteet ja vastuut ovat kaikille ymmärrettäviä, mutta yhtä lailla luoda tilaa luottamukselle ja joustavuudelle.

Konsortion yhteisiä projektipäälliköiden kokouksia kannattaa järjestää riittävän usein, esimerkiksi kerran kuukaudessa, yhteistyön sujuvuuden ja laadun varmistamiseksi. Niihin kannattaa valmistautua hyvin ja riittävän ajoissa miettimällä agenda ja kuhunkin asiaan käytettävä aika tarkasti etukäteen. Toimivaksi käytännöksi on muotoutunut tapa jakaa työpakettivastuullisten vetäjien kesken esityspohjat etukäteen ja delegoida heille omien työpakettiensa osuuksien vetäminen näissä kokouksissa. Tällöin he kokevat omistajuutta enemmän ja oma rooli kokouksissa ei kasva liian suureksi.

Yhteisten konsortiotapaamisten rinnalla on tärkeää järjestää myös koordinaattorin ja yksittäisen partnerin välisiä tapaamisia. Näissä tapaamisissa voi keskittyä johonkin tarkempaan, esimerkiksi hankkeen talouteen liittyviin ajankohtaisiin kysymyksiin. Tapaamisissa on enemmän tilaa sellaisille asioille, joita yksittäinen hankekumppani haluaa nostaa esiin.

Vaikuttavuus osana hankkeen elinkaarta

Koordinointi luo perustan hankkeen vaikuttavuudelle. Kun tavoitteet ja vastuut ovat selkeät ja viestintä toimii, hankkeen tulokset kytkeytyvät laajempaan kokonaisuuteen ja tavoittavat oikeat kohderyhmät. Hyvä koordinointi varmistaa, että vaikutukset näkyvät myös hankkeen päättymisen jälkeen.

Vaikka me Haaga-Heliasta käsin koordinoimme hanketta, on ensisijaisen tärkeää, että hankepartnereilla on tunne siitä, että he ’omistavat’ hankkeen. TeProD hankkeessa on yhteensä kuusi työpakettia. Niistä muodostuu yhteensä 21 toimenpiteen kokonaisuus, joista yhteensä 16 on Ghanan ja Namibian hankepartnereiden vastuulla.

ENRICHER hubs konsortion yhteistyössä on toteutettu videoita, joita olemme systemaattisesti tuottaneet hankkeen yhteisissä tapahtumissa. Olemme laatineet ketterästi käsikirjoituksen videoon, delegoineet puheenvuorot eri hanketoimijoille ja saaneet paikallisten yliopistojen viestintätiimiltä tukea toteuttamiseen. Näissä videoissa on kunkin partnerimaan edustaja jakanut näkemyksiään ja tuonut esiin hankkeen merkitystä paikalliselle yliopistolle ja alueelle. Olemme jakaneet videoita nettisivuilla ja sosiaalisen median kanavissa eri partnereiden kautta. Videot voivat tukea omalta osaltaan hankkeen näkyvyyttä laajemmissa foorumeissa ja sitä kautta vaikuttavuuden kasvattamista, joka tietysti on hyvin pitkäjänteistä työtä.

ENRICHER Hubs ja TeProD osoittavat hankkeina, että kun jaamme kokemuksia ja opimme toisiltamme, luomme pohjan tulevaisuudelle, jossa koulutus on aidosti globaalia, relevanttia ja vaikuttavaa. Jokainen askel kohti vihreää ja digitaalista siirtymää on askel kohti kestävämpää maailmaa. Se on matka, joka tehdään yhdessä.

Kuva: Shutterstock