Tunnelmia kansainvälisen hankevalmistelun toiselta kierrokselta

Tunne, kun pieteetillä rakennettu hankehakemus palautuu takaisin kera negatiivisen rahoituspäätöksen kuuluu kokemuksena hankemaailmaan. Sen edessä voi lannistua tai tempautua terävöittämään hakemusta uudelle kierrokselle. Kuvaamme tässä kirjoituksessa hankehakuprosessia kansainvälisessä yhteistyössä.

Uusi kumppanuus ja kiire: ei paras perusta hankevalmistelulle

Ensimmäistä hankehakemusta työstimme pääasiassa sähköpostien välityksellä ja muutaman verkkokokouksen pohjalta, täysin uudessa kumppanuudessa. Lopputulos oli ilmeinen: ei rahoitusta. Työpaketit olivat epätasapainossa, koska hakemus työstettiin kiireellä vailla riittävää tietoa kumppaneiden asiantuntemuksesta. Kiireen keskellä hankehakua koordinoiva kumppani ei ehtinyt huomioida tarjoamiamme kehitysehdotuksia riittävästi. Lopulta rahoittajalle lähetetyssä hakemuksessa paistoivat ne alkuperäiset virheet, joita olimme yrittäneet muuttaa monta kertaa.

Kaikesta huolimatta yhteistyön ituja ei hylätty vaan päätimme rakentaa uudelleen hakemuksen, joka käsitteli hankekumppaneille ammatillisesti, yhteiskunnallisesti ja globaalisti merkityksellistä teemaa, nuorten ammatillisten opiskelijoiden mielenterveyttä ja opiskelukykyä Euroopassa.

Toinen kierros: kohti yhteistä tulkintaa

Pian kielteisen rahoituspäätöksen julkistamisen jälkeen espanjalainen koordinaattorimme välitti hankekumppaneille kutsun osallistua hankehakemuskoulutukseen Belgian Leuvenissa tammikuussa 2025. Koulutuksen tavoitteena oli antaa valmiuksia tuottaa laadukas Erasmus+ hankehakemus ja vahvistaa hankekonsortion yhteistyötä ja yhteistä näkemystä hankkeen teemoista ja toteutuksesta. Tavoitetta tuettiin asiantuntijapuheenvuoroilla ja mahdollistamalla aikaa yhteisen hankehakemuksen työstämiselle.

Hankekonsortiostamme paikalla oli espanjalaisen koordinaattorin lisäksi asiantuntijoita Italiasta, Irlannista ja Alankomaista. Kreikkalainen kumppanimme oli yhteydessä verkon välityksellä. Osa hankekumppaneistamme tunsi toisensa entuudestaan yhteisten projektien kautta. Asettauduimme leuvenilaisen vanhan punatiilitalon ylimpään kerrokseen. Tilassa tuoksui tunkkaisuus ja tunkkaiselta vaikutti myös yhteinen alkumme etsiessämme yhteistä tulkintaa siitä, mitä lähdemme tekemään ja miten.

Kuva. Koulutuspaikka Leuvenissa (Saara Ojaranta)

Teimme havainnon, miten erilaisia hanketyön orientaatioita oli ilmassa. Siinä, missä me suomalaiset odotimme koordinaattoritaholta selkeää fasilitointia, rakennetta luottamukseen perustuvalle työskentelylle, toinen kumppani sanoitti hankehakemuksessa määritellyssä sanamäärässä pitäytymisestä. Ratkaisumme oli heitellä ilmaan ’tyhmiä kysymyksiä’, joiden kautta haastoimme yhteisen tulkinnan rakentamiseen niin sisällöistä kuten toimintatavoista. Tarjoilimme ajattelurakenteita ja haastoimme kokeiluihin.

Osalla kumppaneista oli helpompi altistua uusille tulokulmille, osalle se aiheutti silmin nähden hämmennystä. Olimme siis tiimeille tyypillisessä sudenkuopassa, jossa epäselvyys työnjaossa ja vastuissa altistivat negatiivisiin tunteisiin (Gjerstad ym. 2023). Pääsimme kuitenkin hankkeen päämäärän äärelle, johon olimme kaikki yhtä sitoutuneita. Tämän jälkeen oli helpompi kirkastaa tavoitteita ja toimintasuunnitelmaa niiden saavuttamiseksi.

Yhteisön rakentamiseksi käytetty aika palautuu työn laatuun myönteisesti

Hanketoimijoiden koulutuksellisissa osuuksissa saimme mielenkiintoisia ja tärkeitä vinkkejä Erasmus+ Key Action 2 –hankehakemusten valmisteluun. Osaaminen hankevalmistelusta vahvistui.

Hankevalmistelua tehdään kuitenkin ensisijaisesti inhimillisillä resursseilla ja asiantuntijuudella. Kun hankekumppaneiden osaaminen tehdään näkyväksi, avautuu todellisia mahdollisuuksia yhteiselle tiedon rakentamiselle ja yhteistyölle. Merkittävä muutos työskentelyssämme tapahtuikin, kun yksi hanketoimija saapui myöhässä ja pyysi esittelykierrosta, joka oli alun wifi-sekoilun ja johtajuuden puutteen vuoksi jäänyt lopulta toteutumatta.

Kun jokainen osallistuja kertoi lyhyesti itsestään, osaamisestaan ja taustaorganisaatiostaan, ovi yhteistyölle aukesi raolleen. Vaikka hankehakemusta oli rakennettu verkkoyhteistyönä, oli työskentely kuitenkin moniaikaista ja vuorovaikutussuhteita ei päässyt rakentumaan. Kuten jokaisessa uuden tavoitteellisen ryhmän alussa, erityisesti erilaisista kansallisista ja toimintakulttuureista tulevien ihmisten kesken yhteiselle asettautumiselle ja yhteistyön rakentamiselle tarvitaan aikaa.

Jokaiselle on luotava mahdollisuus kokea jäsenyyttä

Erilaiset työorientaatiot ja vuorovaikutuksen tavat törmäsivät kolmen intensiivisen päivän aikana. Välillä asioita piti avata yhä uudelleen kielellä, jota vain yksi puhui äidinkielenään. Väärinkäsityksiä syntyi, joten oma kärsivällisyys oli väliin koetuksella. Toisaalta ideointi ja jatkuvat innovaatioita kohti johdattelevat syötteemme saatettiin kokea kuormittavina. Vaikka sitä ei suoraan sanoitettu, havainnot joidenkin tympeistä ilmeistä tai sisään kääntyneistä olemuksista olivat meille viesti jarrutella ja antaa tilaa.

Ryhmässä tarvitaan erilaisia rooleja, jotta päästään yhteiseen päämäärään. Tarvitaan sekä asiakeskeisiä ja tavoitetta kohden kuljettavia rooleja, kuin myös ryhmän sosiaalista työskentelyä tukevia rooleja.

Lähtökohtaisesti Drexlerin ja Sibbetin ryhmän suoriutumismallin mukaisesti on hyvä kysyä, miksi minä olen täällä ja mikä on oma orientaationi. Kun jokaisella on mahdollisuus kokea jäsenyyttä, on mahdollista rakentaa luottamusta epävarmuuden ja epäselvyyden keskelle. Yhteisessä hankevalmistelussa avoin keskustelu rooleista lisää sitoutumista työskentelyyn ja vähentää erillistä agendoja. Vaikka käytössä olisi vain muutama päivä yhteiselle työskentelylle, tarvitaan selkeä prosessi siitä, miten työskentelyssä edetään. Selkeät rakenteet mahdollistavat spontaania vuorovaikutusta. (Kumar, Deshmukh & Adhish 2014.)

Hyvässä hengessä uusi hakemus matkaan

Kun pääsimme hetkittäin spontaaniin vuorovaikutukseen, samassa fyysisessä tilassa työskentely mahdollisti nopeiden ja tarkentavien kysymysten esittämisen lisäksi myös tutustumista toisiimme. Yhteiset lounashetket ja happihyppelyt arkkitehtuurisessa kaupungissa synnyttivät yhteisiä kokemuksia. Naurun määrä lisääntyi päivästä toiseen.

Aiempi tympeys muuttui hymyiksi, ja jo ennen työskentelyn alkamista huoneessa raikui iloinen puheensorina. Päivien aikana nauru kantautui Pyhän Pietarin kirkon kellotornin kajahduksien lomassa. Menimme yhdessä illalliselle ja tutustuimme paremmin toisiimme myös työn ulkopuolella.

Koulutuspäivien jälkeen rahoitushaun määräaikaan oli vielä reilu kuukausi aikaa. Yleensä hankehakemuksien työstäminen jää viimetippaan. Nyt toteamme, että hakemus on viimeistelyä vailla valmiina ja vastuunjako on selkeää, sillä hankehakemuksen yhteiskehittämiselle ja muotoilulle on annettu aikaa.

Myönteisen rahoituksen saaminen on aina arvioitsijasta kiinni ja koskaan ei tiedä mitä nämä pitävät tärkeinä. Joka tapauksessa tästä hankehakemusyhteistyöstä jää hyviä verkostoja ja innostusta jatkoyhteistyöhön.

Kuva: Shutterstock