AI-avustajat asiantuntijatyön tehostajina

Osallistuin elokuussa Haaga-Helian sisäiseen AI-avustajakoulutukseen, jossa saimme kattavan perehdytyksen Microsoft Copilotin uusista ominaisuuksista, tekoälyagenttien ja -avustajien maailmasta sekä opeteltiin AI-avustajan rakentamisen perusteet.

Koulutuksen jälkeen olen käyttänyt päivittäin rakentamiani AI-avustajia, kuten Sähköposti-Seppo, Muistio-Maria ja Käännös-Kallea, mutta merkittävin niistä on kuitenkin ollut Erasmus+ hanketyöhön perehtynyt Rasmus+.

Tässä kirjoituksessa tarkastelen, miten omaan asiantuntijatyöhön rakennettu AI-avustaja voi tukea Erasmus+-hankkeiden toteutusta ja hallintaa.

Räätälöidyt AI-avustajat asiantuntijan työparina

Microsoft 365 Copilot sisältää valmiita agentteja erilaisiin työtehtäviin, ja niiden rinnalle voidaan rakentaa myös organisaation omiin tarpeisiin räätälöityjä asiantuntija-avustajia, jotka hyödyntävät toimialakohtaista tietoa ja tukevat käyttäjää osana päivittäistä työtä (Carrasco & Raghunathan 2025).

Tekoälyavustajat tukevat käyttäjää rajatuissa tehtävissä ja toimivat tämän ohjauksessa, jolloin niiden ennakoitavuus ja rajattu toimintaympäristö tekevät niistä käytännöllisiä työkaluja moniin asiantuntijatyön arjen tehtäviin (Mäkeläinen 2026). Käytännössä AI-avustajat osaavat vastata sisäänrakennettujen ohjeiden ansiosta juuri niihin tarpeisiin, joihin ne on käyttäjän kehotteilla rakennettu.

Tekoäly helpottaa viestintää monikielisissä ja kansainvälisissä ympäristöissä. Tekoälyn avulla sisältöjä voidaan kääntää nopeasti eri kielille ja mukauttaa erilaisille kohderyhmille sopiviksi, jolloin sama materiaali on helpommin saavutettavissa riippumatta lukijan kielitaustasta tai osaamistasosta. (Kantola 2025.) Erasmus+ hankkeissa kaikki hankemateriaali ei ole aina englanniksi, joten tekoälystä on ollut hyötyä erityisesti vieraankielisten sisältöjen kääntämisessä ja keskeisten asioiden tunnistamisessa.

AI-avustaja tukee hankkeiden hallintaa

Avustajana Rasmus+ tukee erityisesti käynnissä olevien hankkeiden toteutusta. Erasmus+ -kentällä on jo syntynyt lukuisia maksullisia tekoälyavustajia hankevalmistelun tueksi. Esimerkiksi eurooppalainen koulutusalan organisaatio Euneos on kehittänyt Erasmus+ -hakemusten tueksi Erasmus KA2 Project Wizardin, joka auttaa hankeideoiden kehittämisessä, tavoitteiden tarkentamisessa, arviointikriteerien ymmärtämisessä ja hakemustekstien parantamisessa. Sen toimintaperiaate perustuu vuorovaikutteiseen keskusteluun, jossa käyttäjä syventää vastauksia jatkokysymysten avulla. (Euneos n.d.)

Samaan tarkoitukseen on kehitetty myös erasmusplus.ai, joka on saksalaisen Interaktiv GmbH -yrityksen kehittämä maksullinen Erasmus+ KA2 -hakemuksiin erikoistunut tekoälyavustaja. Se tukee käyttäjää hankeidean kehittämisessä, hakemuksen kirjoittamisessa ja valmiin hakemuksen arvioinnissa kolmen toiminnon avulla, jotka tukevat käyttäjää ideasta hakemuksen viimeistelyyn asti. (Erasmusplus.ai n.d.)

Näihin verrattuna oma Rasmus+ -avustajani on suunniteltu henkilökohtaiseen käyttööni käynnissä olevien hankkeiden tueksi. Kahden kuukauden käyttökokemuksen aikana se on auttanut kysymyksissäni liittyen Erasmus+ -ohjelmaan ja lump sum -mallin rahoituskäytäntöjen tulkintaan erityisesti Erasmus+ kumppanuushankkeiden (Cooperation Partnerships) ja korkeakoulutuksen kapasiteetinvahvistamishankkeiden (Capacity Building in Higher Education, CBHE) tukena.

Hanketyössä tulee usein vastaan kysymyksiä, joiden vastaus löytyy ohjelmaoppaasta. Sen vuoksi rakensin Rasmus+ avustajan ennalta määritettyjen kehotteiden eli promptien pohjalta tulkitsemaan ohjelmaopasta, kansallisten toimistojen sekä lump sum -rahoituksen ohjeita verkosta sille liittämieni verkkosivulinkkien pohjalta. Hankekohtaisesti olen ladannut aina rahoitusvuoteen liittyvän ohjelmaoppaan pdf-muodossa avustajille, jos kysymys on ollut spesifimpi ohjelmakauteen liittyen. Erasmus+ ohjelmaopas päivittyy vuosittain, jolloin ajantasaisin opas ei välttämättä vastaa kaksi vuotta sitten rahoitettuun hankkeeseen.

Esimerkiksi yhdessä hankkeessa tarvitsin nopeasti tietoa lump sum -rahoitukseen liittyvistä muutostilanteista. Rasmus+ kokosi ohjelmaoppaasta keskeiset kohdat yhteen vastaukseen, minkä jälkeen pystyin tarkistamaan tiedot alkuperäisestä lähteestä. Joissain tapauksissa Rasmus+ on myös rehellisesti ilmoittanut, että ei löydä tietoa tähän liittyen, jolloin asiaa on pitänyt selvittää muualta.

Hyvät AI-avustajat jaakoon ja yhteiskäyttöön

Rasmus+-avustajan suurin hyöty syntyy siinä, että aikaani vapautuu tiedon etsimisestä varsinaiseen hanketyöhön, yhteistyöhön ja tulosten kehittämiseen. Kokemukseni perusteella hyvin suunniteltu ja rajattuun käyttötarkoitukseen rakennettu tekoälyavustaja voi tukea asiantuntijatyötä merkittävästi. Tekoäly voi helpottaa tiedon hyödyntämistä ja nopeuttaa monia työprosesseja, vaikka vastuu tulkinnoista ja päätöksistä säilyy aina asiantuntijalla.

Rasmus+ vaatii kuitenkin edelleen jatkokehitystä ja lisäkokeiluja, jotta se voisi tarjota entistä parempaa tukea hanketoimijoille. Uskon, että tulevaisuudessa se voisi palvella laajemmin myös korkeakoulumme Erasmus+ -hanketoiminnassa toimivia asiantuntijoita. Tällöin yksittäisen työkalun sijaan siitä voisi muodostua yhteinen asiantuntijuuden ja tiedonhallinnan tuki, joka auttaa jakamaan Erasmus+-ohjelmaan liittyvää osaamista entistä tehokkaammin.

Kuva: Haaga-Helia