Osaaminen talteen ennen konkarin lähtöä

Lähivuosien aikana pk-yrityksissä tapahtuu raju sukupolven vaihdos kun merkittävä osa henkilöstöstä eläköityy. Kokeneen työntekijän lähtiessä yrityksestä ei katoa vain yksi työntekijä, vaan hänen mukanaan vuosien tai jopa vuosikymmenten aikana kertynyttä kokemusta, osaamista, tietoa, verkostoja ja käytännön toimintatapoja. Samalla on käynnissä toinenkin suuri murros totutuissa työtavoissa kun tekoäly muuttaa tapaa, jolla tietoa tuotetaan ja siirretään.

Knowledge Transfer 55+ -esiselvityshankkeessa tarkastelimme yhdessä pk-yritysten kanssa, voisiko tekoäly auttaa vastaamaan tähän haasteeseen.

Tiedonsiirtoa tapahtuu parhaimmillaan koko työsuhteen ajan

Perinteisesti off-boarding on ajatteltu työsuhteen lopussa olevaksi erilliseksisi työvaiheeksi, jossa tunnukset suljetaan, työvälineet ja laitteet palautetaan sekä mahdollisesti pidetään lyhyt lähtökeskustelu.

Yhteisissä työpajoissa uudenmaan alueen pk-yritysten kanssa tulimme johtopäätökseen, että tämä on aivan liian suppea näkökulma asiaan. Jos tiedonsiirtoa aletaan miettiä vasta silloin, kun työntekijä on lähdössä, ollaan jo myöhässä. Työpajakeskusteluissa osallistujat alkoivat tarkastella off-boardingia uudesta näkökulmasta, jossa tiedonsiirtoa ei nähty enää vain työsuhteen päättymiseen liittyvänä tehtävänä, vaan työsuhteen ajan jatkuvana prosessina.

Tiedonsiirto on ennen tekoälyä ollut oma erillinen työvaiheensa jolloin on ymmärrettävää, että tiedonsiirron on ajateltu tapahtuvan työsuhteen alussa perehdytysvaiheena ja työsuhteen lopussa off-boarding vaiheena. Tekoäly mahdollistaa sen, että tiedon tallentaminen ja jakaminen tapahtuu muiden olemassa olevien prosessien ja työvaiheiden ohessa eikä enää itsenäisenä tehtävänä. Tietoa voi tallentaa ja jakaa tekoälyn avulla jatkuvasti koko työsuhteen ajan.

Kaikkea ei kannata yrittää dokumentoida ja siirtää

Yksi tiedonsiirron haasteista on kriittisen tiedon ja osaamisen tunnistaminen. Tekoäly voi auttaa dokumentoimaan keskusteluja, tunnistamaan osaamisvajeita ja jäsentämään hajallaan olevaa tietoa oppaiksi, ohjeiksi ja koulutusmateriaaliksi.

Kaikkea ei kuitenkaan kannata dokumentoida, vaan ensin on tunnistettava mikä on liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa. Lisäksi on tärkeä tunnistaa se, mikä on vanhentunutta tietoa ja käytäntöjä, joista halutaan luopua. Tähän tarvitaan edelleen ihmistä tekemään päätöksiä ja arvoimaan mikä ymmärrys on edelleen ajantasaista.

Päätökset ovat strategisia valintoja, joihin tarvitaan johdon osallistumista ja sitoutumista.

Tekoälyavusteinen tiedonsiirron malli

Hankkeen aikana yritykset tunnistivat useita matalan kynnyksen tapoja tukea tiedonsiirtoa hyödyntämällä jo käytössä olevien työkalujen tekoälyominaisuuksia. Erityisen hyödyllisiksi nähtiin ratkaisut, jotka kytkeytyvät luontevasti päivittäiseen työhön, kuten keskustelujen litterointi, kokousmuistiinpanojen automaattinen tuottaminen ja tiedon kokoaminen yhteen eri lähteistä.

Yritykset havaitsivat, että tekoälyn hyödyntämisen ei tarvitse tarkoittaa kalliita uusia järjestelmiä tai huipputeknologiaa, vaan todellista hyötyä saa jo tekemällä pieniä muutoksia olemassa oleviin toimintatapoihin. Kun tiedonsiirrosta tulee osa jokapäiväistä arkea, ei osaajan lähtö tarkoita sitä, että myös osaaminen menetetään.

Esiselvityksen tulokset tarjoavat lähtökohdan jatkokehitykselle ja niitä käytetään jatkohankkeiden suunnittelussa. Kaavaillut jatkohankkeet liittyvät ikäinklusiivisiin johtamiskäytäntöihin, konkreettisiin tekoälykokeiluihin ja siirrettävän tiedon tunnistamiseen niin, että strategisesti merkittävä kokemus ja osaaminen säilyy organisaatiossa.

Tiedonsiirto on erityisesti henkilöstöjohtamisen kannalta keskeinen kysymys ja esiselvityksen lopputuotoksena kehitettyä tekoälyavusteista tiedonsiirron konseptia voidaan jakaa jo tässä vaiheessa henkilöstöjohtamisen ammattilaisille.

Kuva: Shutterstock