Spontaanisti tai suunnittelemalla – kaksi käytäntöyhteisökokeilua

Käytäntöyhteisö (Community of Practice , CoP ) tarkoittaa ryhmää, jossa ihmiset oppivat toisiltaan tekemällä asioita yhdessä. Yhteisö auttaa uusia jäseniä pääsemään mukaan toimintaan ja samalla muokkaa käsitystä siitä, mikä on ’oikea tapa’ toimia. Tämän alkuperäisen, varsin vähän rakenteita tai ohjausta korostavan määritelmän perusteella käytäntöyhteisön voidaan nähdä syntyvän melko spontaanisti, jopa ilman organisaation tietoista tukea (Lave ja Wenger, 1991, 42).

Toisaalta Andrew Cox (2005) havaitsi katsauksessaan, että käytäntöyhteisöjä on pyritty hyödyntämään myös perehdyttämisen välineinä sekä johdon strategisina instrumentteina. Coxin mukaan tätä kehitystä voidaan pitää jopa merkittävänä irtautumisena käsitteen alkuperäisestä sisällöstä. Hänen tulkintansa mukaan ajatus johdon tietoisesti rakentamista ja ohjaamista käytäntöyhteisöistä edustaa huomattavaa muutosta verrattuna alkuperäiseen näkemykseen spontaanisti muodostuvista, käytännön työn ympärille rakentuvista yhteisöistä.

Tässä kirjoituksessa kerromme kahdesta käytäntöyhteisön tulkinnasta ja kokeilusta Haaga-Heliassa. Ensimmäinen kokeilu oli ennen projektiammattilaisten ryhmän perustamista, jolloin osaaminen oli nykyistä hajautuneempana eri puolilla organisaatiota. Kokeilu syntyi puolispontaanisti organisaation arjen käytännöistä, rutiineista tai niiden puutteista kehittynyt ilmiö, jota alettiin myöhemmin kutsua CoP-tiimiksi.

Toinen oli aiemmasta rohkaistuneena, tietoisemmin suunniteltu ja systemaattisempi kokeilu, jolle asetettiin alusta alkaen selkeämmät tavoitteet ja toimintaraamit. Toisessa kokeilussa pystyttiin hyödyntämään ensimmäisen kokeilun perusteella saatuja kokemuksia.

Tapaus 1: apua etsivät löytävät toisensa

Joskus vain päähänpisto, jossa on mukana hiven vastuullisuutta ja välittämistä, riittää. Kun parin viikon välein kutsuu koolle kaikki ne, joita yhdistävät sama yksikkö, samankaltainen työnkuva ja epävarmat työsuhteet, voi lopputuloksena olla jotakin, joka alkaa vähitellen muistuttaa organisaatiorakennetta.

Tässä tapauksessa käytäntöyhteisö, joka koostui Haaga-Helian ulkoisesti rahoitettujen projektien tekijöistä, syntyi varsin spontaanisti ihmisistä, jotka alun perin etsivät apua omaan tilanteeseensa. Ensin he löysivät pienellä avustuksella toisensa ja saivat tukea vertaisiltaan. Vähitellen yhteisestä kokemuksesta, tiedon jakamisesta ja keskinäisestä auttamisesta muodostui toimintatapa, jonka myötä yhteisö alkoi auttaa myös muita samankaltaisessa asemassa olevia.

Huomionarvoista on, että lopulta tästä itseään CoP-tiimiksi kutsuneesta ryhmästä muodostui organisaatiorakenne, jolla on oma perustehtävänsä, jäsenistönsä ja esihenkilönsä. CoP-tiimin syntyminen ja kehittyminen yhteisöksi vaati ainoastaan sen, että organisaatiossa oli joku, joka vaivautui kutsumaan ihmiset yhteen ja fasilitoi hieman. Se vaatii toisaalta myös sen, että ihmiset tulivat paikalle, olivat tapaamisissa kokonaisvaltaisesti läsnä ja suhtautuivat toisiinsa hyväntahtoisesti. Ryhmä kokoontui kerran kolmessa viikossa muutaman vuoden ajan.

Tapaus 2: mallin tietoinen soveltaminen

Alkuperäinen CoP-tiimi osoittautui poikkeuksellisen onnistuneeksi sekä oppimisen että yhteisöllisyyden näkökulmasta. Ryhmä auttoi muodostamaan ammatillisen identiteetin ja yhteisöön kuulumisen tunteen. Ryhmässä syntyi myös uusia käytäntöjä, osaamista ja vertaissuhteita tavalla, joka herätti kiinnostuksen pohtia, voitaisiinko vastaavaa ilmiötä synnyttää tietoisemmin ja tavoitteellisemmin.

Cop-tiimin vähitellen sulautuessa osaksi organisaation virallisia rakenteita jäi elämään halu välittää eteenpäin alkuperäisen yhteisön tuottamia myönteisiä kokemuksia. Nämä kokemukset rohkaisivat kokeilemaan samaa perusajatusta hieman suunnitelmallisemmassa muodossa. Tavoitteena ei ollut kopioida alkuperäistä yhteisöä sellaisenaan, vaan selvittää, missä määrin käytäntöyhteisölle ominaisia oppimisen ja yhteisöllisyyden mekanismeja voitaisiin tukea rakenteellisin keinoin.

Kokeiluun rohkaistui henkilö, joka ei kuulunut alkuperäiseen CoP-tiimiin mutta jolla oli huomattavan paljon kokemusta, näkemystä ja osaamista jaettavanaan. Hän otti haasteen vastaan ja rakensi oman yhteisökokeilunsa alkuperäisestä mallista saatujen kokemusten pohjalta. Siinä missä ensimmäinen yhteisö oli syntynyt pitkälti osallistujien omasta tarpeesta ja vertaistuesta, jälkimmäinen rakentui tietoisemman suunnittelun, selkeämpien tavoitteiden ja ennalta määriteltyjen toimintatapojen varaan.

Näin syntyi mahdollisuus tarkastella rinnakkain kahta käytäntöyhteisön tulkintaa: yhtä, joka oli kehittynyt lähes orgaanisesti osallistujien tarpeista käsin, ja toista, jossa yhteisön muodostumista pyrittiin tukemaan suunnitelmallisemmin alusta lähtien.

Näin hiljainen tieto saatiin liikkeelle

Keväällä 2026 toteutettiin määräaikainen kokeilu, CoP-piilotti, jossa selvitettiin käytäntöyhteisötoiminnan soveltuvuutta TKI-hankkeiden projektipäälliköiden tukemiseen. Vertaistapaamisiin kutsuttiin yhdeksän Haaga-Helian TKI-hankkeissa työskentelevää projektipäällikköä.
Kokeilu toteutettiin kokonaan verkkovälitteisesti, ja tapaamisia järjestettiin vain ennalta määritellyn ajanjakson ajan.

Kokeilun tavoitteena oli tarjota matalan kynnyksen foorumi hanketyön arjen kysymysten käsittelyyn, kokemusten vaihtamiseen ja yhteiseen ongelmanratkaisuun. Yhteisten ajankohtien löytäminen osoittautui haastavaksi, minkä vuoksi tapaamiset aikataulutettiin kokeiluvaiheessa koollekutsujan kalenterin pohjalta.

Kutsuttujen osallistuminen tapaamisiin oli joustavaa, ja mukaan sai tulla omien aikataulujen ja tarpeiden mukaan, myös lyhyesti piipahtamaan. Tämä osoittautuikin toimivaksi lähtökohdaksi ja madalsi selvästi osallistumiskynnystä. Jokaiseen tapaamiseen pääsi osallistumaan noin kolmesta neljään projektipäällikköä ja keskustelun kannalta se olikin sopiva määrä. Kaikkien osallistujien kysymyksiin ehdittiin pohtia ratkaisuja yhdessä.

Kuten alkuperäisen CoP-tiimin myös CoP-pilotin yksi keskeinen havainto liittyi hiljaisen tiedon siirtymiseen. Monet hanketyön käytännöt löytyvät ohjeista ja lisäksi käytännöt rakentuvat kokemuksen kautta työssä. Esimerkkinä toimii erilaiset tavat sopia kustannusten jakamisesta eri osahankkeiden kesken tai olemassa olevien ohjeiden tai rahoittajan viestien tulkinnasta. Juuri tällaisissa kysymyksissä ja tilanteissa vertaistuki osoittautui arvokkaaksi. Kun kokemuksia jaettiin avoimesti, hiljainen tieto tuli näkyväksi ja hyödynnettäväksi myös muille.

Vertaistapaamiset tukivat yksittäisten ongelmien ratkaisemista ja niillä oli vaikutusta myös laajemmin projektipäälliköiden tekemään hanketyöhön. Eri aikaan alkaneiden hankkeiden projektipäälliköt tutustuivat toisiinsa ja saivat paremman käsityksen toistensa hankkeiden sisällöistä ja käytännöistä. Tämä loi pohjaa hankkeiden väliselle yhteistyölle ja helpotti erilaisten mahdollisuuksien, esimerkiksi tapahtumien järjestämisen yhdessä, tunnistamista hankkeiden välillä. Samalla avautui uusia näkökulmia siihen, miten hankkeiden tuloksia voidaan hyödyntää tehokkaammin jo hankkeen aikana.

Arjen kysymyksistä yhteiseksi tiedoksi

Yksi käytäntöyhteisötoiminnan keskeisistä onnistumisista oli toimintamallin keveys. Tapaamiset eivät vaatineet raskasta organisointia, eikä niihin osallistuminen edellyttänyt jatkuvaa sitoutumista. Tapaamisten järjestely ei edellyttänyt etukäteisvalmistelua eikä niistä kirjattu muistioita. Tapaamisissa käsiteltiin sillä hetkellä osallistujien mielen päällä olevia asioita.

Kummassakaan tapauksessa keskustelut lähtivät liikkeelle osallistujien käytännön tarpeista. Esiin nousivat muun muassa hanketalouteen liittyvät kysymykset, esimerkiksi miten hankkeiden etenemistä voi seurata talouden osalta, raportointiin liittyvät käytännöt ja niihin valmistautuminen, ohjausryhmän kokoaminen ja ohjausryhmätyöskentelyyn liittyviä käytäntöjä sekä organisaation yhteiset käytännöt.

Tapaamisten arvo syntyi myös siitä, että samoihin kysymyksiin löytyi usein useampi näkökulma. Yksi toi esiin oman ratkaisunsa, jota toinen täydensi kokemuksellaan. Myös osallistujien olemassa olevista verkostoista keskusteltiin ja ehdotettiin yhteydenottoja henkilöihin, jotka olivat kyseessä olevaan asiaan jo aiemmin perehtyneet. Näin yksittäiset havainnot muuttuivat yhteiseksi ymmärrykseksi ja samalla vahvistui kokemus siitä, että hanketyön haasteet ovat usein yhteisiä ja eikä niitä tarvitse ratkaista yksin.

Oivalluksia käytäntöyhteisötoiminnasta ja vertaisoppimisesta

Kokemuksemme mukaan osallistujat kokivat käytäntöyhteisötoiminnan ja vertaisoppimistapaamiset mielekkäiksi ja hyödyllisiksi. Tätä vaikutelmaa tukee myös osallistujilta saatu monikanavainen palaute. Myös me vetäjät koimme hyötyneemme näistä vertaiskeskusteluista, ja oma osaamisemme laajeni hankkeisiin, joissa emme itse ole mukana.

Keskustelut eri aiheista yhdistivät osallistujia, ja vertaistuki koettiin tärkeäksi osaksi arkea. Tämä osoittaa, että jo pienillä rakenteilla voidaan tukea hankkeiden projektipäälliköiden, koordinaattoreiden ja projektiviestinnän asiantuntijatyötä merkittävästi. Opimme myös, että jokainen tapaaminen on arvokas niille, jotka valitsevat tulla paikalle.

Näiden kahden vertaisoppimiskokemuksen perusteella vaikuttaa siltä, että yhteisöllisyyteen tukeutuvat vertaistapaamiset tarjoavat toimivan tavan tukea projektipäälliköiden ja muiden projektiammattilaisten arkea. Ne mahdollistavat kokemusten jakamisen, hiljaisen tiedon siirtymisen ja yhteisen ymmärryksen rakentumisen.

Vertaistapaamiset istuvat hyvin Haaga-Helian strategiassa 2026-2030 oleviin neljään arvoon – rohkeuteen, uteliaisuuteen, yhdessä tekemiseen ja välittämiseen – sekä noudattaa yhdessä sovittuja turvallisemman tilan periaatteita.

Voidaan kuitenkin pohtia, missä määrin lyhyt pilotti synnytti varsinaisen käytäntöyhteisön. CoP-tiimi on yhä löyhä yhteisö, ja sen olemassaolo on havaittavissa tilanteissa, joissa eri työnantajien palvelukseen tai organisaation eri osiin siirtyneet jäsenet kohtaavat toisensa. Vertaisoppimisen kannalta tällä ei kuitenkaan välttämättä ole merkitystä.

Keskeinen oivallus on, että tieto ei välity pelkästään ohjeiden kautta. Vapaamuotoisissa tapaamisissa eri ohjeita ja käytäntöjä voidaan tulkita ja soveltaa yhdessä. Yhteisöllisyys ja sen vahvistaminen on niin ikään oleellista. Tapaamiset olivat luottamuksellisia ja mikään kysymyksistä ei osoittautunut turhaksi eikä tyhmäksi, vaikka joku saattoikin omaa kysymystään alustaa niin.

Ryhmän koko on hyvä pitää rajattuna ja toiminnan ilmapiiri turvallisena. Se edistää osallistujien välistä luottamusta, jolloin se mahdollistaa hiljaisen tiedon jakamisen ja parhaiden käytäntöjen leviämisen sekä ammatillisen identiteetin vahvistumista. Luottamuksellinen vertaistoiminta voi lisätä yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia, mikä luo edellytyksiä jatkuvalle oppimiselle organisaatiossa.

Suosituksia

Näiden kokemusten perusteella koemme, että vertaistapaamisia kannattaa jatkaa ja kehittää eteenpäin. Yksi toimiva malli olisi rakentaa kevyesti fasilitoitu kokonaisuus, jossa projektipäällikkö tai -ammattilainen kokoaa pienryhmän eri vaiheissa olevista hankkeista, ja tapaamisia järjestetään rajattu sarja esimerkiksi kuusi kertaa.

Osallistuminen pidetään joustavana niin, että voi tulla oman kalenterinsa mukaan tapaamiseen, joko koko ajaksi keskustelemaan tai lyhyemmin hakemaan juuri nyt tarvitsemaansa tietoa tai neuvoa.

On hyvä huomata, että luottamus ei synny helposti eikä varsinkaan itsestään hybriditapaamisissa tai suurissa ryhmissä. Näin ollen vertaistapaamiset kannattaa pitää suljetulle ryhmälle, joka on kooltaan kohtuullisen pieni. Alkuperäinen CoP- tiimi onnistui säilyttämään hyvän tahdon melko suurenkin ryhmän kesken, mutta luultavasti kymmenen on lähellä ryhmän maksimikokoa, varsinkin jos tapaamiset järjestetään vain verkossa.

Vertaisryhmiä voisi olla useita, ja niitä voisi koota esimerkiksi samalta tutkimusalueelta, samoista rahoituksista tai sitten eri rahoituksista ja tutkimusalueilta. Myös eri tutkimusalueiden hankkeiden välillä voisi olla arvokasta jakaa tietoa hankkeista ja niiden käytännöistä. Tärkeintä olisi, että osallistujat haluavat jakaa omaa osaamistaan ja toimia vertaisryhmässä. Näin voidaan varmistaa, että hiljainen tieto liikkuu jatkossakin ja vertaistuki säilyy osana projektityön arkea.

Varsinaisen käytäntöyhteisön muodostuminen on prosessin myötä mahdollista, muttei sen ei tarvitse olla tekemisen johtoajatus.

Kuva: Haaga-Helia