Tekoälyavusteinen offboarding pk-yrityksissä

Tiedonsiirtotilanteisiin varautuminen auttaa yritystä turvaamaan liiketoiminnan jatkuvuutta. Käsittelimme aikaisemmassa kirjoituksessa millaisia rakenteellisia ja inhimillisiä esteitä tiedonsiirtoon liittyy. Resilientti pk-yritys osaa ennakoida ajoissa henkilöstön poistumia ja tulevia tiedonsiirtotarpeita.

Monet yritysten käytössä olevat järjestelmät sisältävät jo nyt tekoälyominaisuuksia, joita yrityksessä voidaan hyödyntää matalalla kynnyksellä tukemaan vuorovaikutusta, dokumentointia ja tiedonsiirron käytänteitä. Tekoälyn hyödyntämistä käsittelimme edellisessä kirjoituksessamme.

Knowledge Transfer 55+ -hankkeessa kehitetty tekoälyavusteinen offboarding-malli (Kuva 1) kuvaa tapoja, joilla tekoälyä voidaan hyödyntää varmistamaan kokemusperäisen osaamisen säilyminen organisaatiossa. Malli kattaa koko työsuhteen elinkaaren. Kirjoitimme aikaisemmin tästä, miten tiedonsiirto parhaimmillaan alkaa rekrytoinnista ja perehdyttämisestä ja voi jatkua vielä työsuhteen päättymisen jälkeenkin.

Kuva 1. Tekoälyavusteinen tiedonsiirron malli pk-yritykselle

Kokemusta jaetaan jo perehdytysvaiheessa

Uudet ja kokeneet osaajat kohtaavat toisensa ensimmäistä kertaa perehdytysvaiheessa. Tekoäly voi auttaa kokoamaan ja kiteyttämään olennaisen suullisesta perehdytyksestä, ja sen avulla voidaan litteroida ja analysoida perehdytystilanteita. Tekoäly tarjoaa mahdollisuuksia yhdistää erilaista ja eri muotoista tietoa ja tukee siten myös hiljaisen tiedon tallentamista.

Teknologia ei korvaa inhimillistä vuorovaikutusta, mutta voi tukea sitä. Tekoäly voi esimerkiksi toimia käännösapuna ja auttaa madaltamaan kielimuuria. Se auttaa muokkaamaan siirrettävän tiedon vastaanottajan parhaiten saavutettavaksi, ja sen avulla voidaan esimerkiksi visualisoida tekstiä tai muokata sitä selkokielisemmäksi. Tekoäly myös auttaa tekstittämään videotallenteet ja muuntamaan tekstin ääneksi.

Tekoäly on avuksi olemassa olevan perehdytysmateriaalin läpikäynnissä ja ajantasaistamisessa. Toimisto-ohjelmiin sisältyvät kokousagentit mahdollistavat perehdytyskeskustelujen tallentamisen ja analysoinnin myöhempää käyttöä varten. Tekoäly auttaa tiivistämään suullisen perehdytyksen sisällön ja nostamaan siitä keskeiset asiat muiden organisaation jäsenten hyödynnettäväksi.

Tekoälyn avulla voidaan kartoittaa uuden työntekijän osaamista ja rakentaa yksilöllisiä perehdytyspolkuja keskittyen olennaiseen. Uusi osaaja saa juuri sen tiedon, mitä hän tarvitsee. Tekoälyn avulla voidaan tuottaa suullisen ja kirjallisen materiaalin lisäksi myös vaikkapa videoita, podcasteja, infograafeja tai vaikka sarjakuvan muodossa oleva aineistoa. Tästä on etua myös tilanteissa, joissa työskennellään etänä tai monipaikkaisessa työympäristössä.

Tekoäly tukee tiedonsiirtoa koko työsuhteen ajan

Tekoäly voi tukea tiedonsiirron käytäntöjä päivittäisessä työssä. Tekoäly auttaa tallentamaan työssä syntyvää digitaalista muistijälkeä ja hyödyntämään sitä. Muistiinpanot kokouksista syntyvät automaattisesti ja tekoäly auttaa keräämään ja yhdistämään tietoa eri kanavista.

Kriittisen osaamisen tunnistaminen koetaan yrityksissä vaikeaksi ja myös oman osaamisen sanoittaminen on monelle haastavaa. Tekoäly voi auttaa osaamisen tunnistamisessa ja näkyväksi tekemisessä. Osaaja voi esimerkiksi tiivistää tekoälyn avulla urakehityksensä visuaaliseksi uradiagrammiksi.

Työsuhteen aikana tekoäly tukee jatkuvaa oppimista. Tekoälyn avulla on mahdollista saada suosituksia relevanteista aineistoista ja itselle sopivista tapoja oppia. Tekoäly voi myös tukea ajattelua, ja olla apuna tiedon hakemisessa ja löytämisessä. Tekoäly voi auttaa tunnistamaan usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia niihin.

Tekoäly tehostaa tiedonsiirtoa työsuhteen päättyessä

Työsuhteen päättyessä tekoäly voi tukea tiedonsiirron käytäntöjä monin tavoin. Se voi toimia keskustelukumppanina, eräänlaisena sparrailukaverina, ja auttaa jäsentämään kertynyttä osaamista ja kokemusta. Se voi olla sekä tiedonsiirtäjän ja tiedon vastaanottajan apuna ja muistuttaa olennaisesta.
Tekoäly voi auttaa dokumentoimaan lähtöhaastattelun, analysoimaan lähtökyselyaineistoa ja tekemään tulosten pohjalta parannusehdotuksia organisaatiolle.

Tekoälyä voi hyödyntää sellaisten toimintatapojen ja prosessien kuvaamisessa, joiden dokumentoinnin puutteeseen havahdutaan vasta osaajan lähtöhetkellä. Tekoälyn avulla voidaan näin tallennettua kokemusta muuntaa tarvittaviksi oppaiksi, ohjeiksi tai koulutusmateriaaliksi ja mahdollistaa sen hyödynnettävyys myös jatkossa. Tekoäly voi auttaa säilyttämään tietoa myös työn tekemisen tavoista esimerkiksi videotallenteen avulla.

Tekoäly tukee vuorovaikutusta, dokumentointia ja tiedon jakamista

Tekoäly voi tukea ihmisten välistä vuorovaikutusta. Tekoäly voi olla käännösapuna ja muokata tietoa vastaanottajalle saavutettavampaan muotoon. Parhaimmillaan tekoäly vapauttaa aikaa aidoille kohtaamisille.

Tekoälyn yksi vahvuus on dokumentoinnissa. Tekoäly auttaa litteroimaan ja tallentamaan keskusteluja ja kiteyttämään olennaisen myöhempää käyttöä varten. Tekoäly automatisoi tiedon jatkuvaa tallentamista osana työn tekemistä, jolloin dokumentointi ei ole ylimääräinen aktiviteetti, joka tehdään, kun ja jos ehditään.

Tekoäly tukee tiedonsiirtoa ja mahdollistaa yksilölliset tavat vastaanottaa tietoa. Kokemuspohjainen tieto on mahdollista tarjota sellaisessa muodossa, joka parhaiten tavoittaa uuden osaajan.
Liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta kriittisen osaaminen tunnistaminen on pk-yritykselle elintärkeää. Tekoäly voi auttaa tunnistamaan tätä osaamista, analysoimaan henkilöstödataa ja ennakoimaan tulevia henkilöpoistumia ja tiedonsiirron tarpeita.

Kaiken lähtökohtana on kuitenkin ymmärrys siitä, mikä on yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta kriittistä osaamista. Tämä auttaa paitsi eläköitymisiin varautumisessa myös yrityksen sukupolvenvaihdoksessa tai yrityksen vaihtaessa omistajaa.

Kuva: Haaga-Helia