Tiedonsiirron nykytila ja haasteet pk-yrityksissä

Suomalaiset pk-yritykset ovat osaamismurroksen äärellä. Arviolta joka kolmas osaaja eläköityy seuraavan kymmenen vuoden aikana (Keva 2025). Heidän mukanaan työelämästä lähtee merkittävä määrä kokemusta ja kriittistä osaamista. Samaan aikaan lyhenevät työurat sekä työtapojen ja teknologian muutokset haastavat perinteisiä tapoja siirtää tietoa eri-ikäisten osaajien välillä (Harvard Business Impact 2025). Vaikka ongelma on tiedossa, voi tiedonsiirtoon varautuminen jäädä yritysten arjen kiireessä muiden tehtävien varjoon.

Tässä artikkelissa tarkastelemme millaisia rakenteellisia ja inhimillisiä esteitä tiedonsiirtoon liittyy. Nykytilan ymmärtäminen on olennaista, jotta voidaan suunnitella toimenpiteitä tiedonsiirron parantamiseksi.

Osana EU:n osarahoittaman ja Haaga-Helian toteuttaman Knowledge Transfer 55+ -hankkeen ensimmäistä vaihetta haastattelimme kymmenen uusimaalaisen pk-yrityksen HR-osaajaa ja asiantuntijaa. Haastattelut analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin avulla. Me molemmat koodasimme aineiston, minkä jälkeen kokosimme yhteisen koodilistan. Koodeja yhdistämällä muodostimme teemoja, jotka liittyivät haastattelujen esiin nostamiin haasteisiin, jännitteisiin ja hyviin käytäntöihin. Analyysin tuloksena tunnistimme sekä haasteita että toimivia käytäntöjä.

Rakenteelliset ja inhimilliset tekijät tiedonsiirron esteinä

Haastatteluaineistosta tunnistimme kuusi erilaista haastetta pk-yritysten tiedonsiirrossa. Haasteet liittyvät sekä inhimillisiin että rakenteellisiin tekijöihin. Haasteet kuvastavat hyvin sitä, miten monitasoisesta ilmiöstä on kysymys, kun tarkastellaan tiedonsiirtoa eri-ikäisten työntekijöiden välillä.

Tiedonsiirron haasteet pk-yrityksissä:

• Hiljaisen tiedon katoaminen
• Hallinnon riippuvuus yksittäisistä osaajista
• Osaamisen juuttuminen tiedon taskuihin
• Rakenteelliset esteet tiedon liikkumiselle
• Tiedonsiirron välineet pullonkaulana
• Siirrettävän osaamisen tunnistaminen

Hiljaisen tiedon katoaminen

Kun kokenut osaaja lähtee, lähtee hänen mukanaan hiljaista tietoa. Hiljainen tieto liittyy organisaation toimintatapoihin ja tietoon aiemmasta historiasta. Haastateltavat puhuivat hiljaisen tiedon yhteydessä siitä ’miten tätä hommaa pyöritetään’ ja että on ’ymmärrys, että mitä täällä pitää tehdä’. Kun hiljaista tietoa omaavat henkilöt lähtevät, heidän mukanaan katoaa merkittävä osa yrityksen toiminnan ymmärryksestä. Jäljelle jäävää dokumentoitua tietoa ja tallentunutta dataa on hankala tulkita ja hyödyntää, jos siihen liittyvä historiatieto ja ymmärrys ja on kadonnut.

Dataa voi olla paljon ja prosessit voivat olla hyvin kuvattuina, mutta silti olennainen tieto toiminnan toteuttamiseksi voi puuttua. Kirjattu tieto voi olla tallessa järjestelmissä, joita ei hektisessä arjessa ehditä avaamaan ja lukemaan. Dokumentaatio ei pysy operatiivisen toiminnan vauhdissa. Tieto myös vanhenee nopeasti.

Hallinnon riippuvuus yksittäisistä osaajista

Yrityksissä ollaan usein riippuvaisia yksittäisistä osaajista. Haastateltujen yritysten tiedonsiirron kriittisin haavoittuvuus löytyi niiden hallinnosta. Operatiiviseen toimintaan verrattuna yritysten hallinto voi olla rakenteellisesti heikko. Monessa haastatellussa organisaatioissa hallinto toimii yhden tai vain muutaman ihmisen varassa ja työtä tehdään hiljaiseen tietoon perustuen. Luotetaan siihen, että osaaja on aina tavoitettavissa, kun osaamista tarvitaan.

Hallinnon työntekijöillä on tyypillisesti omat tietyt osaamisalueensa, joiden toimintatapoja ei ole jaettu eikä dokumentoitu. Yrityksen hallinnolla on usein työmäärään suhteutettuna hyvin pienet resurssit, jolloin toimintaa on priorisoitava. Tiedonsiirto ei aina ole tämän prioriteettilistan kärjessä.

Osaamisen juuttuminen tiedon taskuihin

Haasteena voi olla ’tiedon taskujen’ syntyminen. Vahva omistajuus omasta vastuualueesta voi vähentää keskustelua ja aiheuttaa jännitteitä tiedonsiirtoon liittyen. Oman alueen asioita ei haluta välttämättä jakaa muille ja toisaalta yhteinen keskustelu saatetaan kokea puuttumiseksi muiden asioihin. Erilaisuus ja ulkopuolelta tulevat kommentit saatetaan kokea uhkana vanhoille hyväksi todetuille toimintatavoille.

Organisaatioiden pieni koko ja matala hierarkia edesauttavat tällä tavalla tiedon taskujen muodostumista. Haastatelluissa yrityksissä tiedon taskut syntyivät nimenomaan yrityksen hallintoon. Operatiivisessa toiminnassa prosessit on yleensä kuvattu ja ohjeistettu yksityiskohtaisesti, kun taas hallinnon prosessien osalta nämä kuvaukset usein puuttuvat.

Rakenteelliset esteet ja hidasteet

Tiedonsiirrolle voi olla myös muita rakenteellisia esteitä. Vuorotyössä ja erityisesti kolmivuorotyössä voi olla pitkiäkin vapaita, joten ajantasaisen tiedon jakaminen koko henkilöstölle on haastavaa. Tiedon tallentaminen yhteisiin kansioihin voi unohtua tekijältä, jolloin dokumentaatio on osittaista ja henkilöiden aktiivisuudesta riippuvaista.

Toiminta voi olla niin keskittynyttä päivittäiseen operatiiviseen toimintaa, että esimerkiksi eläkkeelle jääminen tulee yllätyksenä – puhumattakaan muista odottamattomista tilanteista. Erityisesti muutosneuvottelutilanteissa tiedonsiirto voi olla jo myöhäistä, jos lähtijällä ei siinä tilanteessa on halua jakaa osaamistaan tai osaamisen siirrolle on vain vähän aikaa.

Tiedonsiirron välineet pullonkauloina

Tiedonsiirron välineet voivat muodostua pullonkaulaksi. Useassa haastattelemassamme yrityksessä oli työntekijöitä, joilla ei ollut käytössä työnantajan tarjoamaa puhelinta, tietokonetta tai sähköpostia. Tästä syystä tiedonsiirto tapahtuu usein paperin välityksellä tai kasvokkain tapahtuvissa kohtaamisissa. Tämä pätee etenkin silloin, kun kyse on muusta kuin tietotyöstä. Virallista tiedonsiirtoa ei tämän takia ole voitu perustaa digitaalisten kanavien varaan, vaan tiedonsiirto on paperi- ja keskusteluvoittoista.

Moni haastateltava kertoikin, että heidän organisaatiossaan puhutaan paljon. Samaan aikaan etätyön lisääntyminen on tuonut mukanaan haasteita, kun pelkkä kasvokkaiseen kontaktiin perustuva tiedonsiirto ei enää riitä.

Osaamisen tunnistamisen haasteet

Oleellisen tiedon ja osaamisen tunnistaminen oli yksi keskeisiä haastatteluissa esiin tulleita haasteita. Erityisesti rajatuilla resursseilla toimittaessa on tärkeää tunnistaa se kriittinen osaaminen, jonka siirtäminen on olennaista. Kaikkea tietoa ei ole tarpeen eikä mielekästä siirtää ja siksi olisi löydettävä keinoja tunnistaa se kriittinen osaaminen, jonka katoaminen tai puutteellinen jakaminen voi johtaa organisaation haavoittuvuuteen.

Keskeisiä kysymyksiä ovat todellisten osaajien tunnistaminen sekä avainkyvykkyyksien ja osaamisten kuvaaminen ja näkyväksi tekeminen.

Aihe on pk-yrityksissä ajankohtainen

Moni haastateltava kertoi, että aihe on yrityksessä ajankohtainen ja että tiedonsiirron tärkeyteen on havahduttu. Taustalla voi olla avainhenkilön yllättävä lähtö, pandemian aikaiset kokemukset henkilöstön suuresta vaihtuvuudesta, tai henkilöstödatan pohjalta tuotettu ikäjakaumatieto.

Tiedonsiirtoon varautumista ja sen edellyttämiä keinoja pidetään tärkeinä ja niitä aiotaan rakentaa ja kehittää. Vaikka kehittämistarpeita on paljon, tunnistimme näistä eri toimialoilla toimivista yrityksistä jo nyt useita hyvin toimivia käytäntöjä tiedon ja osaamisen säilyttämiseksi organisaatiossa.

Yhdessä tekeminen tukee tiedonsiirtoa

Hiljaisen tiedon katoamisen estämiseksi löytyi useita tapoja. Haastatteluissa nostettiin esiin hyvät kokemukset seniori-juniori-työpareista ja mestari-kisälli-työskentelystä. Yhdessä työskentely ja esimerkiksi kokeneen osaajan työn seuraaminen (job shadowing) ovat hyviä tapoja siirtää tietoa (Knight 2016).

Yksi haastateltava kertoi filosofisista perusteista ja arvoista, joihin toiminta perustuu. Yhteisten traditioiden ylläpitäminen auttaa säilyttämään arvopohjan ja siirtämään sitä myös uusille työntekijöille. Esimerkiksi erilaiset yhteiset juhlat, traditiot ja seremoniat ovat tärkeitä kokemuksen siirtämiseksi ja perinteiden jatkamiseksi.

Yhdessä haastatelluista yrityksistä oli juuri hyväksytty uuden ikäjohtamisen malli, jonka avulla pyritään edistämään ikämonimuotoisuutta työpaikalla. Tavoitteena on tukea ikäinklusiivisia HR-käytäntöjä (Fasbender & Gerpott 2022). Vaikka väestön ikääntyminen ja eläköityminen ovat nousseet ajankohtaiseksi keskustelunaiheeksi, on kyse laajemminkin suhtautumisesta eri-ikäisiin osaajiin työpaikoilla.

Tuoreessa tutkimuksessa kolme neljästä vastaajasta koki, että työelämässä ei arvosteta riittävästi varttuneiden työntekijöiden osaamista, ja samanaikaisesti joka toinen ajatteli, että nuorten osaamista ei arvosteta (Alho ym. 2025).

Riippuvuus yksittäisistä osaajista mainittiin monessa haastattelussa erityisesti yrityksen hallinnon osalta. Nämä avainosaajat ovat tarpeen mukaan kellon ympäri tavoitettavissa ja tähän on myös totuttu. Arkipäivän kiireet, organisaation rakenne ja sen toimintatavat voivat haitata tiedonkulkua ja osaamisen jakamista yrityksen sisällä. Osaaminen voi siiloutua ja juuttua syvälle organisaation rakenteisiin.

Näitä tiedon taskuja on pyritty avaamaan esimerkiksi työparityöskentelyn ja työnkierron avulla. Mentorointi nähdään yhtenä hyvänä keinona. Moni haastateltava kuitenkin pohti sitä, miten mentorointi saataisiin toimimaan käytännössä paremmin.

Esimerkkinä onnistuneesta tiedonsiirrosta mainittiin tilanne, jossa johtajan eläköityminen oli tiedossa hyvissä ajoin ja siihen oli varauduttu hyvin. Seuraaja nimitettiin ajoissa ja näin jäi riittävästi aikaa rinnakkaiseen työskentelyyn. Lisäksi edeltäjältä oli mahdollista kysyä neuvoa myös kapulanvaihdon jälkeen.

Tarvitaan priorisointia, rakenteita ja työkaluja tukemaan tiedonsiirtoa

Tiedon liikkumiselle eri-ikäisten osaajien välillä voi olla rakenteellisia esteitä eivätkä organisaation käytänteet aina mahdollista eivätkä tue tiedonsiirtoa. Haastateltavat mainitsivat esteeksi resurssien ja ajan puutteen. Haastatteluissa ilmeni, että tiedonsiirtoon varautumisen ja sen mahdollistamisen tulee olla johdon prioriteetti, koska muutoin se jää muiden tärkeiden asioiden jalkoihin. Keskeisenä tuotiin esiin työsuhteen päättymisen eli offboarding-prosessin kehittäminen tukemaan tiedonsiirtoa.

Tiedonsiirron välineitä on monessa yrityksessä otettu enenevässä määrin käyttöön. HR-perustietojärjestelmä luo hyvän perustan, ja erilaisten verkkosovellusten merkitys tiedon taltioinnissa ja hyödyntämisessä korostuu. Haastateltavat korostivat pyrkimystä pois siitä, että tiedot säilytettäisiin vain henkilökohtaisella tietokoneella ja sähköpostissa.

Yllättäen lähes kaikki haastateltavat mainitsivat, että tiimeillä on käytössä WhatsApp-ryhmiä. Näissä keskusteluryhmissä jaetaan paljon tietoa ja ne toimivat käytännössä hyvin, vaikka ovatkin epävirallisia kanavia.

Myös HR-prosesseja pyritään kehittämään. Tiedonsiirtoon liittyvistä HR-prosesseista ja -käytännöistä mainittiin erityisesti työsuhteen päättymisen prosessi sekä lähtökyselyt ja lähtöhaastattelut. Tiedonsiirtoa mahdollistavat myös hyvin suunniteltu perehdytysprosessi ja esimerkiksi buddy-käytäntö, jossa uudelle työntekijälle nimetään kokenut työntekijä kaveriksi. Tiedonsiirron parantamiseksi kehitetään niin teknologiaa ja prosesseja kuin myös henkilökohtaisen kohtaamisen tapoja.

Tiedonsiirto vaatii aikaa ja energiaa kummaltakin osapuolelta. Kyse on tiedonsiirron vastavuoroisuudesta, sekä tiedon jakamisesta että sen vastaanottamisesta. Onnistuneessa tiedonsiirrossa on kyse myös arvostuksesta ja kummankin osapuolen motivaatiosta jakaa tietoa ja ottaa tietoa vastaan. Voi kuitenkin olla niin, että vastaanottaja ei arvosta siirrettävää tietoa ja saattaa jopa kritisoi sitä.

Hyvät henkilöstöjohtamisen käytänteet auttavat luomaan tiedonsiirtoa tukevaa kulttuuria ja keinoja ja mahdollisuuksia onnistuneeseen tiedonsiirtoon (Fasbender & Gerpott 2022).

Olennaisen osaamisen tunnistaminen

Kaikissa haastatteluissa nousivat vahvasti esiin haasteet olennaisen tiedon ja osaamisen tunnistamisessa. Tärkeää on tunnistaa tieto, joka on jo vanhentunut ja jota ei enää tarvita. Operatiivinen tieto löytyy usein erilaisista toimintaa tukevista tietojärjestelmistä, esimerkiksi asiakastietojärjestelmistä. Haastatellut kertoivat pyrkivänsä tunnistamaan ja kuvaamaan keskeiset toiminnot, joita ei aiemmin ole vielä dokumentoitu. Kaikki kokemuspohjainen tieto ei kuitenkaan tallennu dokumentteihin.

Kyse ei ole pelkästään yksittäisen osaajan kokemuksesta ja osaamisesta vaan organisaation kollektiivisesta muistista. Kokemustiedon säilyminen yrityksissä ja organisaatioissa on laaja ja monisyinen asia.

Työn ja eläkkeen raja on parhaillaan murroksessa. Kyse ei ole siitä, että yli 55-vuotiaat olisivat jonkinlaisessa eläkkeen odotushuoneessa (Rantama & Aikio-Tallgren 2025) vaan pikemminkin päinvastoin, sillä eläkeikä nousee ja samaan aikaan työnteko eläkkeellä lisääntyy (Työterveyslaitos 2025). Tärkeää on myös tunnistaa se osaaminen, jota nuoremmat työntekijät voivat puolestaan siirtää kokeneemmille kollegoilleen (Pfrombeck 2023).

Osaamisen tunnistaminen ja sen näkyväksi tekeminen auttavat säilyttämään tietoa ja osaamista työpaikoilla ja työelämässä. Vaikka työvuosia on vielä paljon edessä, on hyvä jossain vaiheessa tunnistaa se kokemus ja osaaminen, mikä on arvokasta yritykselle, itselle ja nuoremmille kollegoille. Tästä hyötyvät sekä yritykset että kaikenikäiset osaajat.

Tiedonsiirtoon varautuminen kannattaa

Moni yritys havahtuu tiedonsiirron tärkeyteen usein vasta kun kokenut osaaja on lähdössä, eikä tiedonsiirrolle ole tarpeeksi aikaa ja resursseja. Haastattelut vahvistivat tiedon siitä, että tiedonsiirron esteinä ovat sekä rakenteelliset että inhimilliset tekijät. Knowledge Transfer 55+ -hankkeessa etsimme vastauksia siihen, miten tekoälyvä voidaan hyödyntää apuna offboarding-prosessissa. Tunnistamalla tiedonsiirron nykytila ja haasteet saamme hyvän lähtökohdan tiedonsiirtoa tukevien käytäntöjen kehittämiselle yhdessä yritysten kanssa.

Kuva: Haaga-Helia