Tiedolla johtaminen on johtamista

Johtaminen on W.J. Baumolin vuonna 1968 esittämän määritelmän mukaisesti tavoitesuuntautunutta organisaation, ihmisryhmän tai toimintojen ohjaamista (Tieteen termipankki). Tiedolla johtamisella puolestaan tarkoitetaan toimintatapaa, jossa tietoa analysoidaan systemaattisesti käytettäväksi organisaation päätöksenteon perustana. Vaikka organisaatioita teoriassa voitaisiinkin toki johtaa oletusten ja tunteiden varassa, ohjaa tieto kuitenkin vähintäänkin jossain määrin toimintaa. Tiedolla johtaminen ja johtaminen yleisesti liittyvät toisiinsa hyvin kiinteästi.

Tiedolla johtaminen (knowledge management) tai tietojohtaminen (data management) ja johtaminen yleisemmin on kuitenkin akateemisessa kirjallisuudessa ja korkeakoulujen tiedekunnissa perinteisesti erotettu toisistaan. Haaga-Heliassa syyskuussa 2025 käynnistynyt EKSTIE – Ennakoiva, kehittävä ja sovellettu tieto pk-yritysten kestävän kasvun mahdollistajana -hanke keskittyy nimenomaan tiedolla johtamiseen. Hankkeen ensimmäisiä kokeiluja tehdessämme olemme havainneet, että pohtiessamme yritysten kanssa tiedolla johtamisen kysymyksiä, puheessa on monesti nimenomaan johtamiseen liittyvät asiat.

Mittarit osana tiedolla johtamista

Kun puhutaan tiedolla johtamisesta, ajatukset suuntautuvat usein erilaisiin tietojärjestelmiin sekä niistä saataviin raportteihin, dashboardeihin ja mittaristoihin. Tällöin voidaan pohtia sitä, miten näitä mittareita käytännössä hyödynnetään osana organisaation johtamista.

Aluksi yrityksille riitti, että ne tarkastelivat lähinnä suoraan tuotantoon ja investointeihin liittyvää tehokkuutta sekä taloudellista tuloksellisuutta (Kaplan & Norton 1996; Balanced Scorecard Institute s.a.). Pelkästään näihin keskittyminen jättää kuitenkin merkittävän osan yrityksen menestystä ja strategista päätöksentekoa tukevista tekijöistä kokonaan pimentoon. Kaikki yrityksen toiminta heijastuu viime kädessä tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen, mutta niihin on vaikea vaikuttaa, jos strategisesti tärkeisiin asioihin ei ole riittävää näkyvyyttä.

Ratkaisuksi tähän Kaplan ja Norton kehittivät tasapainotetun tuloskortin, jonka avulla toimintaa voidaan systemaattisesti tarkastella talouden ohella myös asiakkaan, sisäisten prosessien sekä oppimisen ja kasvun näkökulmista. Tasapainotetusta tuloskortista tai sen sovelluksista onkin tullut jonkinlainen normi organisaatioiden raportoinnissa.

Tasapainotettu tuloskortti ja muut vastaavat toiminnan tarkastelun viitekehykset nojaavat vahvasti erilaisten suorituskykymittareiden (KPI, Key Performance Indicator) seurantaan. Tämä on täysin luonnollista, sillä mittarit ovat erinomaisia välineitä tavoitteiden asettamiseen ja toteutuman seuraamiseen. Oikein valitut mittarit auttavat viestimään valittua strategiaa ja jalkauttamaan sen organisaatioon. Ne kiinnittävät huomion juuri strategian kannalta keskeisiin asioihin ja niihin liittyviin toimenpiteisiin, toimien näin tiedon välittäjinä läpi koko organisaation.

Tuloskorttiin ja siihen liittyviin mittareihin keskittyminen on varmasti osaltaan ollut erottamassa tiedolla johtamista muusta johtamisesta, ja edesauttanut sitä, että tiedolla johtaminen monesti mielletään lähinnä järjestelmiin ja mittareihin liittyväksi toimeksi. Tämän kaltaiseen ajatteluun olemme törmänneet ajoittain keskustellessamme yritysten kanssa mahdollisesta osallistumisesta hankkeeseen. Monet pienemmät yritykset voivat sanoa, että ’heillä ei ole riittäviä järjestelmiä’ tai ’toimintamme on niin pientä, että siinä ei ole mitään mitattavaa’.

Pelkkiin mittareihin ja niiden raportointiin keskittyminen jättää kuitenkin monia tiedolla johtamisen olennaisia ulottuvuuksia vaille huomiota. On totta, että tiedolla johtaminen sisältää teknisiä elementtejä, jotka liittyvät ennen kaikkea tiedon keräämiseen, hallintaan ja jakeluun – ja sitä kautta erilaisiin mittareihin ja raportteihin. Tiedolla johtamiseen kuuluu kuitenkin erityisen keskeisesti ihmisten väliseen toimintaan, johtamisjärjestelmiin, strategiaan sekä organisaatiokulttuuriin liittyviä kysymyksiä. (Kosonen 2019; Tieto-osaava 2024.)

Tältä pohjalta voitaisiinkin tehdä käsitteellinen erottelu tekniseen puoleen erikoistuneen tietojohtamisen (data management) ja ihmisten väliseen toimintaan painottuvan tiedolla johtamisen (knowledge management) välille.

Tieto ja tiedon jakaminen johtamisessa

Organisaatioissa esiintyy monenlaista tietoa. Yleisesti käytetyn jaottelun mukaan tieto voidaan jakaa eksplisiittiseen, ilmaistavissa olevaan tietoon ja hiljaiseen tietoon (Nonaka 1994). Mittarit, raportit, esitykset ja vastaavat dokumentit ovat tyypillisesti eksplisiittisen tiedon ilmentymiä. Ne ovat suhteellisen helposti jaettavissa organisaatiossa ja hyödynnettävissä eri tarkoituksiin. Tässä hyödyntämisessä ja tulkinnassa hiljainen tieto tekee itsensä näkyväksi.

Mittareiden ja raporttien välittämää tietoa tulkitaan aina aikaisemman tiedon, oletusten, kokemusten, kulttuurin ja muiden vastaavien, hankalasti sanoitettavien ja edes tunnistettavien tiedon muotojen kautta. Merkitysten ja syy-seuraussuhteiden syvempi ymmärtäminen kehittyy usein vasta kokemuksen karttuessa, eikä sitä voi sellaisenaan suoraan siirtää toiselle henkilölle. Monesti ihminen ei itsekään pysty täysin sanoittamaan kaikkea sitä, mitä hän tietää.

Tiedon sanoittamisen lisäksi tiedon hyödyntämistä hankaloittaa se, että tiedon jakaminen tai muualta saadun tiedon vastaanottaminen eivät ole ihmiselle erityisen luontaisia toimintatapoja. Mikäli organisaatiossa ei vallitse psykologisesti turvallinen ja luottamuksellinen ilmapiiri, on ihmiselle tyypillistä suojella omaa asemaansa varmistamalla oma arvo tiedon omistajana. Lisäksi suhtaudumme usein luontaisesti varauksella sellaiseen tietoon, joka ei perustu omiin havaintoihimme. (Davenport 1996.)

Todennäköisesti moni meistä tunnistaa tilanteen, jossa tieto on vain yhden tai harvojen käsissä, vaikka tällainen menettely ei ole esimerkiksi tietosuojan kannalta mitenkään välttämätöntä. Jos tilanne on sinulle täysin vieras, voit onnitella itseäsi – olet saanut aina toimia kulttuuriltaan tässä suhteessa toimivassa yhteisöissä.

Tiedon jakamisen ja näkyväksi tekemisen kokeilut

EKSTIE-hankkeen ensimmäisessä vaiheessa olemme toteuttaneet neljä erilaista tiedolla johtamisen kokeilua uusimaalaisten pk-yritysten kanssa. Näistä kahdessa pääpaino on nimenomaan tiedon jakamisessa ja näkyväksi tekemisessä toiminnan laajentuessa. Pienessä organisaatiossa tieto kulkee sujuvasti ilman palavereja, mutta kun organisaatio kasvaa, tiedon jakaminen ja strukturoidumpi päätöksenteko tulevat tärkeiksi. Hiljaisen tiedon konkretisoiminen ja saaminen laajempaan käyttöön on tärkeää, koska toiminnan sujuvuus ei voi olla riippuvaista yksittäisistä henkilöistä.

Ensimmäisessä kokeilussa kehitettiin työkalu tuoteportfolion tarkasteluun, toisessa taas hinnoittelua tukeva työkalu. Tuoteportfolion tarkasteluun liittyvässä kokeilussa lähtökohtana oli se, että yrityksen työntekijöillä on valtavasti tietoa sekä toiminnasta yleisesti että omaan rooliinsa liittyvistä asioista. Yrityksessä vallitsi selkeä yhdessä tekemisen kulttuuri ja aito halu hyödyntää kaikkien osaamista toiminnan kehittämiseksi. Kokeilussa laadittu malli toimi ennen kaikkea keskustelun alustajana ja jäsentäjänä.

Kehitetty matriisimalli on hyödynnettävissä tilanteissa, joissa yrityksessä tehdään päätöksiä tuoteportfolioon liittyen. Malliin saadaan näkyville kunkin tuotteen toteutunut asema, minkä jälkeen voidaan yhdessä pohtia, tarvitaanko uusia tuotteita, poistetaanko jokin tuote valikoimasta vai halutaanko olemassa oleviin tuotteisiin panostaa. Yhteinen keskustelu ja pohdinta ovat luontevia tilanteita myös hiljaisen tiedon sanoittamiselle, jolloin se leviää organisaatiossa muillekin toimijoille.

Hinnoittelumallin kehittäminen puolestaan oli ratkaisu tilanteeseen, jossa yritys on vahvassa kasvuvaiheessa. Nopea kasvu oli johtanut siihen, että hinnoitteluun liittyvä taustatieto oli vain harvojen hallussa. Kun tämä hiljainen tieto tehdään näkyväksi hinnoittelumallin avulla, on sitä huomattavasti helpompi jakaa ja jalkauttaa koko organisaatioon. Laskentamalli auttaa testaamaan olemassa olevia oletuksia siitä, mitkä tekijät – ja missä määrin – vaikuttavat hinnoitteluun ja sitä kautta kannattavuuteen. Hinnoittelun läpinäkyvyys puolestaan mahdollistaa tehokkaamman reagoinnin mahdollisiin markkinamuutoksiin.

Tukea tiedolla johtamisen resurssointiin

Kuten Davenport (1996) huomauttaa, tiedolla johtaminen tarvitsee tietojohtajia. Varsinkin pienemmissä yrityksissä on kuitenkin käytännössä mahdotonta osoittaa henkilö yksinomaan – tai usein edes osittain – tiedolla johtamisen tehtäviin. Mitä tiedolla johtamisen eteen tehdäänkin, tapahtuu se yleensä muiden tehtävien ohessa. Controller-toiminto, jopa koko talousfunktio, saattaa puuttua omasta organisaatiosta kokonaan, tai tehtävää hoidetaan oman toimen ohella. Sopivat tunnusluvut saattavat olla jo mietittynä, mutta toteutukselle ei ole ollut aikaa.

Pk-yritysten kohdalla resurssikysymys ei rajoitu pelkästään henkilöstöön. Pienillä yrityksillä ei usein ole taloudellisia edellytyksiä investoida raskaisiin raportointijärjestelmiin tai datavarastoihin – eikä se toiminnan kannalta ole yleensä tarkoituksenmukaistakaan. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteivätkö pk-yritykset tunnistaisi tiedon ja tiedolla johtamisen merkitystä kannattavuudelle ja tehokkuudelle. (Tawil ym. 2023.)

Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on iso investointi, ei ainoastaan rahallisesti vaan myös ajallisesti. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto menestyksekkäästi edellyttää aina toimintaprosessien läpikäyntiä ja tehostamista. Järjestelmäosaamista ei itsellä välttämättä ole, ja yrityksessä ollaan järjestelmätoimittajan varassa.

Keskisuurissa yrityksissä on jo järjestelmät ja paljon dataa saatavilla, mutta miten se jalostuisi raporteiksi ja mittareiksi päätöksenteon pohjaksi, ei ole vielä ehditty täysin miettiä. Power BI tai vastaava Business Intelligence -järjestelmä saattaa jo olla käytössä, mutta raporttien rakentaminen on ulkoisen palveluntarjoajan hallussa. Keskustelu järjestelmäosaajan ja liiketoimintavastuullisen välillä voi olla hankalaa. Tietokantojen sisältöä on vaikea hahmottaa tai sitä, miten tietoa voisi yhdistää ja jalostaa tunnusluvuiksi.

EKSTIE-hankkeen yksi keskeinen hyöty yrityksille on se, että voimme tarjota resurssin controller-tyyppiseen työhön. Meidän on mahdollista toimia organisaation johdolle sparrauskumppanina, kun he miettivät, miten tietyt asiat voisi tuoda parhaalla mahdollisella tavalla esiin yhteisen päätöksenteon ja keskustelun pohjaksi. Me voimme auttaa raporttien ja laskentamallien luomisessa, ja näin tehdä hiljaista tietoa näkyväksi organisaatiossa.

Hankkeessa olemme luoneet työkalun, jonka avulla yritys pystyy aiempaa paremmin seuraamaan ja allokoimaan henkilöstönsä työkuormaa projektiluonteisessa toiminnassa. Lähtötilanteessa yrityksellä ei ollut selkeää kokonaiskuvaa siitä, kuinka paljon kullakin työntekijällä on kapasiteettia käytettävissä eri projekteihin. Tämä aiheutti toisaalta turhia ruuhkahuippuja, toisaalta toiminta-asteen laskua silloin, kun omaa kapasiteettia olisi ollut käytettävissä mutta työtä on silti teetätetty alihankkijoilla – mikä luonnollisesti nostaa kustannuksia. Henkilöstön työkuormaa ja toiminta-astetta ennakoiva työkalu rakennettiin Excelin varaan, joten se ei edellyttänyt yritykseltä lainkaan järjestelmäinvestointeja.

Tiedolla johtaminen on perusteltua päätöksentekoa

Teknologian osalta hankkeen kokeilut ovat osoittaneet, että tiedolla johtaminen ei aina edellytä mittavia järjestelmäinvestointeja tai kalliita ohjelmistoja. Monesti yrityksillä muutenkin käytössä olevat toimisto- ja toiminnanohjausjärjestelmät palvelevat hyvin myös tiedolla johtamisen tarpeita. Sen sijaan, että pyrittäisiin tuottamaan näyttäviä raportteja järjestelmistä ulos, tulisi ensin kysyä: mikä on yritykselle strategisesti merkittävää tietoa? Tähän kysymykseen vastaamalla – ja etsimällä siihen aidosti relevanttia ja laadukasta dataa – rakentuu kestävä perusta tiedolla johtamiselle.

Hankkeen kokemusten perusteella voimme jo tässä vaiheessa todeta, että vaikka puhumme sinänsä tiedolla johtamisesta (tiedon kerääminen, käsittely, jakaminen, hyödyntäminen), on lopulta kysymys organisaation johtamisesta. Tiedolla johtamisen työkalut ja menetelmät tuovat näkyväksi yrityksen menestymisen kannalta oleelliset asiat. Näiden kautta yrityksissä pystytään tekemään perusteltuja päätöksiä, ja seuraamaan päätösten toteutumista. Järjestelmät, tunnusluvut ja raportit eivät ole itseisarvoisen tärkeitä – tärkeämpää on se, mitä näillä tekee.

Kuva: Shutterstock