Hanketulosten jalkauttamisen äärellä

Erasmus+ -hankkeissa syntyvien tulosten tulee näkyä ja vaikuttaa. Vaikuttavuus edellyttää suunnitelmallisuutta, yhteistä ymmärrystä ja konkreettisia toimenpiteitä. Tulosten pysyvyys ja juurtuminen käytäntöön vaativat, että toimenpiteet viedään käytäntöön projektiryhmän toimesta.

Miten siis voidaan varmistaa, etteivät hanketulokset jää pöytälaatikkoon? Tämän kysymyksen äärelle kokoonnuimme ENRICHER hubs -hankkeen toimijoiden kanssa osana kolmipäiväistä hanketapaamista Tbilisissä, Georgiassa.

Hanketapaamisessa järjestimme työpajan hanketoimijoille, jossa sovelsimme Learning cafe -menetelmää (tunnetaan myös nimellä World cafe). Työpajassa keskustelimme yhdessä siitä, miten hankkeen tuloksia voidaan hyödyntää ja jalkauttaa vaikuttavasti ja pitkäjänteisesti. Tässä kirjoituksessa tarkastelen työpajan toteutusta ja sitä, miten menetelmä mahdollisti osallistujien aktiivisen vuorovaikutuksen ja näkökulmien jakamisen.

Vaikuttavuus edellyttää levittämistä ja hyödyntämistä

Erasmus+ -hankkeiden tulokset eivät jää elämään itsestään. Niiden levittäminen (dissemination) ja hyödyntäminen (exploitation) ovat keskeisiä toimia, joilla varmistetaan, että projektin työ jatkuu myös sen päättymisen jälkeen. Disseminaatio tuo tulokset näkyväksi eri kohderyhmille, kuten tutkijoille, yrityksille ja päättäjille, kun taas exploitaatio keskittyy siihen, miten tulokset muuttuvat konkreettisiksi ratkaisuiksi, jotka parantavat arkea (European Comission 2025). Vaikka disseminaatio on hankekielessä tutumpi termi, molemmat ovat yhtä tärkeitä vaikuttavuuden näkökulmasta. Tulosten jakaminen luo näkyvyyttä, mutta vasta niiden hyödyntäminen tuo aikaan todellista muutosta.

Työpajassa uppouduimme edellä mainitun ohella myös hankkeen laadunvarmistuksen osana tehtyyn väliarviointiin. Arvioinnissa nousi esiin kehittämiskohteita, kuten hankkeen verkkosivuston ja sosiaalisen median näkyvyys, koulutusmateriaalien avoimuus sekä yhteistyön puute muiden EU-projektien kanssa. Erityisesti toivottiin suunnitelmaa tulosten jalkauttamiseksi (exploitation strategy).

Työpajan tavoitteena oli kääntää arvioinnin tulokset konkreettisiksi toimenpiteiksi ja luoda strategia tulosten jalkauttamiseksi. Tähän pyrittiin parhaiden asiantuntijoiden eli hanketoimijoiden näkemyksiä kuulemalla. Heillä on paras käytännön kokemus hankkeesta ja he tietävät, mikä toimii ja mitä haasteita voi tulla vastaan.

Learning cafe -keskustelulla kohti vaikuttavampia hanketuloksia

Työpaja rakentui Learning cafe -menetelmän pohjalle, jossa ideana oli hanketoimijoiden kiertäminen neljässä teemallisessa keskustelupisteessä etukäteen jaetuissa ryhmissä. Ryhmien kokoonpano oli suunniteltu ja jaettu etukäteen, jotta työskentelyn aloittaminen olisi nopeaa ja keskustelukumppanit edustaisivat eri kansallisuuksia ja yliopistoja ajatusten rikastamiseksi.

Kimberleyn, Poikolaisen & Rummukaisen (2023) mukaan menetelmässä tärkeintä on keskustelu, jonka tavoitteena on kerätä osallistujien ajatuksia ja näkökulmia yhteiseen teemaan. Työpajan pisteissä osallistujat pohtivat johdattelevien kysymysten avulla muun muassa seuraavia aiheita.

• Hankkeen tuotosten uudelleenkäytettävyyttä
• Ulkopuolisten sidosryhmien sitouttamista
• Avoimen saatavuuden mahdollisuuksia
• Tulosten kestävyyttä ja seurantaa

Keskustelu oli intensiivistä ja hanketoimijoilla oli paljon ideoita sekä asiantuntemusta aiheeseen liittyen. He keskustelivat pienissä ryhmissä pöytien ääressä, ja fasilitaattori tuki keskustelua kiertämällä ryhmissä. Menetelmä auttoi tuomaan esiin yhteistä ymmärrystä ja uusia ideoita.

Erilaisissa ryhmätyöskentelyissä voi ilmetä yllättäviä tilanteita, joten fasilitaattorin on hyvä varautua erilaisiin muutoksiin ja pyrkiä ennakoimaan niitä. Vaikka aikataulussa pysyminen on tärkeää, suunnitelmaan kannattaa jättää joustovaraa, sillä se auttaa tarvittaessa reagoimaan nopeasti ja ratkaisukeskeisesti. (Kimberley, Poikolainen & Rummukainen 2023.)

Hankkeen työpajalle oli alun perin varattu 1,5 tuntia, mutta aikataulumuutosten vuoksi käytettävissä oli lopulta hieman alle tunti. Suunnitelmaa jouduimme muokkaamaan lennossa, mutta onneksi olimme varautuneet tähän etukäteen. Neljän pisteen sijaan osallistujat kiersivät kahdessa keskustelupisteessä, mikä mahdollisti keskittyneen työskentelyn kahden teeman parissa. Lyhyemmästä ajasta huolimatta ryhmillä oli riittävästi aikaa keskusteluun ja ideointiin. Toiseen pisteeseen siirtyessään osallistujat pääsivät jalostamaan edellisten ryhmien ajatuksia ja tuomaan esiin omia näkökulmiaan. Lopuksi palasimme takaisin alkuperäisen teeman äärelle jakamaan yhteisesti jokaisen teeman keskeisimmät ideat.

Yhteisiä oivalluksia ja suunta eteenpäin

Keskusteluissa korostui tarve selkeälle ja suunnitelmalliselle viestinnälle, kohderyhmälähtöiselle sisällölle ja yhteistyön jatkumiselle myös hankkeen jälkeen. Hanketoimijat nostivat esiin osallistumisen erilaisiin konferensseihin, julkaisuiden kirjoittamisen sekä yhteistyön muiden EU-hankkeiden kanssa.

Jotta tulokset eivät jää vain loppuraportin riveille, niiden hyödyntäminen ja jalkauttaminen tulee olla jatkuva prosessi, joka vaatii omistajuutta ja resursointia. Tässä hankekumppaneilla on iso rooli, sillä vaikka hanke ja sen rahoitus päättyy, toteutettujen toimintojen on integroiduttava korkeakoulukohtaisesti. Esimerkiksi hankkeessa luotujen materiaalien ja kurssien avoin saatavuus sekä jokaiseen hankekumppanikorkeakouluun perustettujen hubien (Green tourism hubs) juurruttaminen osaksi korkeakoulujen toimintaa ja opetussuunnitelmia nähtiin tärkeänä, jotta ne pysyvät aktiivisina vielä hankkeen päättymisen jälkeen.

Työpaja oli ensimmäinen askel. Yhteistyön tuotokset kootaan suunnitelmaksi tai eräänlaiseksi jalkauttamisstrategiaksi, joka toimii pohjana hankkeen vaikuttavuuden vahvistamiselle. Suunnitelma ei ole vain dokumentti, vaan työkalu, joka ohjaa hankkeen toimintaa ja tukee tulosten elinkaarta. Työskentely tulosten hyödyntämisen ja jalkauttamisen parissa jatkuu yhteistyössä hankekumppanien kanssa. Tavoitteena meillä on varmistaa, että hankkeen vaikutukset näkyvät myös sen päätyttyä.

Vaikuttavuus ei synny itsestään. Se vaatii suunnitelmia, yhteistyötä ja jatkuvaa keskustelua. ENRICHER hubs -hankkeen työpaja osoitti, että kun asiantuntijat kokoontuvat yhteen, syntyy konkreettisia ideoita, joiden avulla voidaan viedä tulokset käytäntöön.

Kuva: Shutterstock