Erasmus+ vuosikellon pyörteissä – kokemuksia hanketoiminnan eri vaiheista

Kansainvälisessä Erasmus+ hankemaailmassa eletään tietyn vuosikellon mukaan. Syksyllä käynnistyy hakemusten valmistelu, talven aikana työ konkretisoituu hakemuksiksi, jotka jätetään keväällä ja kesän aikana odotetaan rahoituspäätöksiä. Jos päätökset ovat myönteisiä, alkaa syksyllä uusien hankkeiden käynnistysvaihe, mutta samanaikaisesti katse kääntyy jo tulevaan. Seuraavien hakujen valmistelu alkaa jälleen ja vuosikellon kierto alkaa alusta.

Tässä kirjoituksessa pysähdyn hetkeksi vuosikellon äärelle tarkastelemaan hankeammattilaisen silmin, miten se ohjaa ja rytmittää hanketoimintaa sekä mitä hanketoimijoiden kannattaa ottaa huomioon ennen uuden kierroksen alkua.

Ideasta ehdotukseksi – valmiina seuraavaan kierrokseen

Erasmus+ ohjelman vuosikello on viime vuosina noudattanut samansuuntaista aikataulua, sillä haut aukeavat yleensä loppuvuodessa. Hakemusten määräajat sijoittuvat alkuvuoteen, helmi–maaliskuulle tai yksittäisissä tapauksissa jopa toukokuulle. Tämä aikataulu määrittää sen, milloin hankevalmisteluprosessi on aloitettava, jotta hakemuksia ehditään työstää laadukkaiksi kokonaisuuksiksi.

Hakujen auetessa julkaistaan päivitetty Erasmus+ ohjelmaopas, joka sisältää kaikki hakemiseen ja rahoitussääntöihin liittyvät tiedot. Ohjelmaopas on hakijan tärkein työväline, sillä jokainen hakukierros voi sisältää pieniä mutta merkittäviä muutoksia, jotka vaikuttavat suoraan hakemuksen sisältöön ja muotoon. Esimerkiksi vaatimukset, painotukset tai arviointikriteerit voivat muuttua, ja nämä päivitykset löytyvät usein vain ohjelmaoppaasta hakukohtaisesti.

Hakukohteisiin järjestetään infotilaisuuksia sekä Euroopan komission että kansallisten Erasmus+ toimistojen toimesta. Näistä voi saada lisätietoa ja käytännön vinkkejä, mutta usein niissäkin korostetaan ohjelmaoppaan ensisijaisuutta. Infotilaisuudet eivät korvaa kirjallista ohjeistusta, vaan pikemminkin täydentävät sitä.

Paperista projektiksi – ensiaskeleet hankerahoituksen jälkeen

Kun hakemuksissa onnistutaan ja hanke saa rahoituksen, alkaa hankkeen käynnistysvaihe. Käynnistämisen kesto vaihtelee hankkeen laajuuden mukaan ja usein käynnistämiseen liittyvät toimenpiteet tulee tehdä ennen virallista alkamispäivää.

Erasmus+ hankkeiden ensimmäinen askel on rahoittajan ja hankekonsortion välinen rahoitussopimus (grant agreement), joka allekirjoitetaan ennen hankkeen alkamista. Rahoitussopimusvaiheessa rahoittajalla tai hakijalla voi olla muutostoiveita liittyen hakemuksen sisältöön tai budjettiin. Mahdollisten muutosten ja tarkennusten jälkeen rahoitussopimus lähtee allekirjoituskierrokselle, ensin kumppaniorganisaatioihin ja viimeisenä rahoittajalle.

Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, rahoittaja maksaa osan avustuksesta koordinoivalle organisaatiolle, joka vastaa sen hallinnoinnista ja jakamisesta konsortion kesken. Erasmus+ hankkeissa avustus maksetaan yleensä useammassa erässä, hankkeen alkaessa sekä väli- ja/tai loppuraportoinnin hyväksymisen jälkeen.

Rahoitussopimuksen rinnalle konsortio laatii yhteisesti kumppanuus- tai konsortiosopimuksen, jossa täsmennetään hankekumppaneiden roolit ja vastuut. Konsortion on tärkeää sopia käynnistykseen liittyvistä asioista selkeästi yhdessä. Usein ennen hankkeen virallista alkua järjestetään lyhyt verkkokokous, jossa sovitaan hankkeen aloituskokouksen (kick-off) ajankohdasta, aikatauluista ja muista käytännön järjestelyistä.

Käynnistysvaiheeseen liittyy organisaation sisäisiä käytännön järjestelyjä, kuten taloushallinnon käytäntöjen valmistelusta sekä projektitiimin ja vastuuhenkilöiden nimeämisestä. Joskus hankkeeseen kiinnitettävien sisäisten asiantuntijoiden, kuten projektipäällikön ja muiden hanketoimijoiden löytäminen voi olla haastavaa, jos valmisteluun osallistuneilla henkilöillä ei ole työresursseja osallistua hankkeen toteuttamiseen.

Toisinaan hankkeen käynnistyminen voi viivästyä. Tämän taustalla voi olla erilaisia syitä ja joskus niihin ei itse voi vaikuttaa. Esimerkiksi sopimusten allekirjoitusprosessien ja konsortion kokoamisen haasteet tai yksittäisen hankekumppanin monimutkaiset hallinnolliset prosessit voivat vaikeuttaa hankkeen käynnistämistä. Käynnistäminen on aina päätoteuttajan vastuulla, jolloin erityisesti hankekumppanin roolissa tilannetta voi olla vaikea edistää. Ainoaksi vaihtoehdoksi jää seurata tilannetta ja tiedustella mahdollisesta edistymisestä säännöllisesti päätoteuttajalta.

Kun hanke pääsee alkamaan, on edessä sitoutuminen muutaman vuoden yhteistyöhön. Erasmus+ hankkeiden toiminta-aika vaihtelee keskimäärin 2–3 vuoden välillä. Hankkeiden toimenpiteitä toteutetaan eri työpakettien avulla, joista eri hankekumppanit ovat vastuussa. Työpakettien kesto vaihtelee sisällöstä ja tavoitteista riippuen, eikä niiden toteutus ole sidottu kalenterivuosiin tai lukuvuosien rytmiin. Aikataulujen suunnittelu joustavasti ja ennakoiden jo hankkeen alussa on tärkeää, jotta hanke etenee sujuvasti koko sen keston ajan.

Ennakointia kesän kynnyksellä

Ennen kuin lomakausi alkaa ja hankeasiat jäävät tauolle, on hyvä varmistaa, että kesän jälkeen asiat ovat hallinnassa. Pieni ennakointi helpottaa, jos ei halua seurata sähköposteja kesäloman aikana. Kansainvälisessä yhteistyössä loma-aikojen erot ovat merkittäviä, sillä kun Suomessa aloitetaan uusi lukuvuosi, on Euroopassa vielä lomakausi kuumimmillaan. Vaihtoehtoisesti toisella puolella maapalloa voi olla talvi, kun Euroopassa on kesä.

Yhteistyökumppaneiden lomatilanne kannattaa tarkistaa ja viimeistään kesätervehdysten yhteydessä voi kysyä hanketoimijoiden loma-ajoista, sillä lomien myötä toiminta saattaa viivästyä, jos siihen ei osata varautua. Usein hankkeiden toiminta on tauolla kesäkuukausina, tai vastuuta jaetaan loma-aikaan porrastetusti.

Syksyä varten kannattaa laatia konkreettinen muistilista kesken jääneistä hanketehtävistä sekä alustavat suunnitelmat mahdollisten uusien, alkavien hankkeiden varalle. Kaikki rahoittajan käsittelyssä olevat hakemukset eivät saa rahoitusta, mutta mahdollisten iloisten uutisten saapuessa, on tärkeää, että hankkeeseen osallistuvista hanketoimijoista on jonkinlainen suunnitelma valmiina.

Joskus toisen Erasmus+ hankkeen toimenpiteet tai raportointivaihe voivat osua samanaikaisesti käynnistämisen tai valmisteluvaiheen yhteyteen, jolloin ennakoinnin rooli korostuu. Onneksi nämä ovat usein etukäteen tiedossa, jolloin työkuormaa on helpompi suunnitella ja jakaa kollegoiden kanssa.

Kevään aikana syntyneet uudet ideat ja ajatukset on hyvä kirjata talteen. Usein ne syntyvät edellisen hankeyhteistyön lomassa ja voivat helposti unohtua, ellei niitä dokumentoida. Kesän aikana voi tehdä ajatustyötä hankeidean edistämiseksi. Syksyllä niihin voi palata tuorein silmin ja lähteä kehittämään eteenpäin.

Kun kevät vaihtuu kesäksi, on hyvä hetki hengähtää – mutta myös varmistaa, että syksyn sävelet ovat selvillä. Ennakointi, yhteistyö ja oppien hyödyntäminen luovat vahvan pohjan, kun hanketoiminnan vuosikello pyörähtää taas uudelle kierrokselle.

Kuva: Shutterstock